淺談事業單位檔案管理信息化建設

張彩云

喀喇沁旗人力資源和社會保障局

淺談事業單位檔案管理信息化建設

張彩云

喀喇沁旗人力資源和社會保障局

檔案管理信息化建設是一項系統、繁雜的工程，其不僅關系到檔案管理工作的質量與效率，并且還關系到事業單位未來的發展。這就需要各個事業單位高度重視檔案管理工作，正視當前檔案管理信息化建設存在的不足，針對這些不足制定針對性的解決措施，通過加大各項基礎設施的建設力度、統一制定檔案信息化規范標準以及有效整合檔案信息化建設與電子政務建設，全面促進檔案管理信息化建設的有序進行。鑒于此，本文主要分析事業單位檔案管理信息化建設。

事業單位；檔案管理；信息化

1、事業單位檔案管理信息化的重要性

事業單位是地區發展的關鍵，是構建和諧社會、實現中國夢的有力支撐，做好事業單位檔案管理信息化建設，對社會主義事業發展至關重要。事業單位檔案管理不僅記錄著本單位日常工作內容，而且是社會進步的記錄者，承載著很多的工作任務，做好新時期檔案管理工作，對于社會大繁榮、大發展、共同進步具有深遠意義。因此，在當前和今后一個時期，加強事業單位檔案管理建設水平，提高信息化建設能力，是一項長期復雜的工作，必須要牢牢抓好、抓實、抓出成效。

2、事業單位檔案管理存在的明顯的問題

在事業單位的管理中，大多數都在實行“統一領導、分級管理”的體制，這種“雙重管理”的模式，可以讓檔案的保管更加完整、統一、安全，實現黨、政檔案服從黨的領導。這種符合我國自身國情的事業單位管理制度，在黨的領導與監督下實現了檔案管理的平穩發展。但是隨著制度的實施，一些傳統的事業單位檔案管理存在著許多待解決的問題，主要體現如下：(1)舊的檔案管理制度在實施的時候出現了權利與信息的不同傳遞，關于管理空間條塊的重疊呈現交錯的狀況，嚴重破壞了上、下級之間部門的穩定性，出現了條塊分割的問題；(2)在一些事業單位里未經行政管理部門允許，私自定制單位的檔案管理制度，導致這些制度與自身的實際不符合等想象出現。在事業單位員工調動原檔案的時候，費時間、費精力，并且事業單位檔案的管理由多個部門管轄，一些事業單位如某事業單位要求某人限時從原單位調動檔案，但實際情況是原單位檔案調動費時、費力，許多事業單位檔案受多個部門管轄，同時有的事業單位拒絕接受當地檔案行政管理部門的監督指導；(3)在一些事業單位的檔案室中，其自身的行政化越來越顯著。不利于事業單位檔案管理專業化的發展，相關部門沒有好的人員配置，在檔案出現問題的時候沒有及時解決，推卸責任的大有人在。

3、事業單位檔案管理信息化建設措施

3.1 加大各項基礎設施的建設力度

(1)檔案管理硬件系統建設。各個事業單位應當高度重視檔案信息化建設的重要性，主動為檔案管理部門提供充足的資金，購置打印機、復印機、掃描儀及高性能計算機等硬件設施，針對一些關系到國計民生的機構，還應當配置專門用于檔案整理、收集的計算機，便于檔案信息的快速傳遞，進一步發揮硬盤儲存容量大、檢索快以及儲存方便的優勢。(2)檔案管理數據庫建設。針對之前保留的傳統檔案，檔案管理部門應當加大檔案管理數據庫的建設力度，主動針對各種分散的、多種介質的檔案文本、照片、錄像以及錄音等進行有效的轉化歸檔處理，真正實現檔案資料的自動整理、檢索、查閱以及利用，進一步提升檔案管理工作的精確度與質量。

3.2 統一制定檔案信息化規范標準

標準規范與規章制度不僅是檔案信息化建設的重要基礎，同時也是檔案管理信息化建設的制度保證，只有建立在統一的標準與規范約束條件下，檔案管理信息化建設的作用才能夠得到最大程度的體現。對事業單位來說，在進行檔案信息管理系統設計的進程中，應當充分考慮檔案管理系統的高效性、兼容性以及實用性，同時要針對技術標準、技術參數等實施標準化設置，例如制定數據的接口標準、安全標注及非同一類型之間的數據轉化標準等各個方面，通過針對整個檔案管理系統進行標準化建設，能夠進一步提升工作效率，減少管理工作中失誤的現象。

3.3 效整合檔案信息化建設與電子政務建設

檔案信息資源作為電子政務建設當中不可或缺的公共信息資源，要想進一步保障檔案信息化建設的成效，應當有效整合檔案信息化建設與電子政務建設。這就需要將檔案信息化建設納入政府電子政務建設的層面去進行規劃，使得檔案信息化建設、信息資源開發能夠與電子政務進行有效的整合。對檔案部門來說，應當主動加強與電子政務建設機構的交流，統一協調信息化建設，主動爭取把檔案信息管理歸納到電子政務建設當中，依托我國電子政務內網建設，構建部門網，建立檔案管理主頁，積極發布檔案政務相關的信息資料。除此之外，檔案管理機構應當加大網站方面的建設，在互聯網中主動實施現行文件服務中心查詢與館藏檔案目錄檢索方面的服務，以便于相關資料的共建共享。

總之，檔案管理中存儲著許多重要的信息，所以各機構對其管理非常重視。信息時代的到來，讓事業單位檔案的管理更改傳統的管理模式，逐漸走向信息化管理，給事業單位檔案信息管理帶來了更大的挑戰，因此必須要以積極的心態迎接挑戰，努力完善檔案管理工作。

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