關于大學畢業生“棄檔”問題的管理對策探討

肖永紅

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關于大學畢業生“棄檔”問題的管理對策探討

肖永紅

(武漢紡織大學 檔案館，湖北 武漢 430073）

近年來，種種報道與數據顯示，在高校、各人才服務機構遭遺棄的大學生檔案數量驚人，高校畢業生的檔案意識弱化現象嚴重，“棄檔族”呈逐年上升趨勢。導致大學生“棄檔”的原因是多方面的，其中社會檔案意識的弱化、大學生自身檔案意識的淡薄、高等學校檔案管理與教育的缺失等是最主要的原因。本文對此提出了相應的管理對策：進一步加強大學生檔案意識培養，從源頭把握好畢業生檔案交寄工作，要求學生及時查核檔案轉遞去向及接收情況等。

大學生；棄檔；檔案意識；對策

高校學生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是大學生人生重要經歷的原始記錄，是畢業生就業及其今后晉職、發展、維護個人合法權益的重要依據，直接關系到學生的切身利益。近年來，根據每年畢業生“棄檔”的種種報道及在大學生中開展的相關問卷調查，大學生的檔案意識呈現普遍弱化的趨勢。大學生是推動時代進步的精英，是國家十分寶貴的人才資源，他們檔案意識的弱化對整個社會檔案意識的影響不容小覷，應引起教育主管部門、高等學校的廣泛關注。

一、“檔案無用論”在大學畢業生當中非常普遍，“棄檔族”有逐年上升的趨勢

所謂“棄檔”，指大學畢業生因對檔案的重要性認識不足，長時間對自己的檔案棄之不顧，隨便將之遺棄在學校、人才服務機構等地。近年來，由于畢業生缺乏對檔案重要性的認識，各高校、各人才服務機構遭遺棄的大學生檔案數量非常驚人。據“應屆畢業生網”2017年6月19日報道，武漢地區高校或人才服務機構超期空掛戶口、檔案的大學畢業生累計超過10萬；“新疆人才網”2016年5月14日報道，新疆人才中心萬份檔案無人問，“棄檔族”多為畢業生；蘇州日報2014年8月14日報道，目前該市各人才機構庫中被遺棄的檔案超過15萬份，且有逐年增加的趨勢：2011年該市各人才機構共有“棄檔”120184份，2014年5月，“棄檔”上升至15.77萬份。據中國新聞網2015年4月24日報道，河北8萬份大學生檔案3年無人問津，處于休眠狀態，這其中大部分為大學生檔案。

同樣，近年來，我校因各種原因滯留學校的畢業生檔案越來越多，僅2011-2016年留存檔案已達2390余份。再加上與原湖北對外貿易學校、原湖北財經高等專科學校合并的歷史原因，很多檔案滯留成因復雜，滯留時間太長，如原湖北財經高等專科學校移交過來的留存檔案基本都是已在學校“睡了”十幾二十年以上的。

“棄檔”會給畢業生日后的學習生活造成不必要的麻煩和損失。長期失聯的檔案不能準確、完整地反映存檔人員的基本情況和經歷，無法為檔案的利用提供有效的依據。比如取得新的學歷、勞動合同或其他材料沒有及時歸入人事檔案，在畢業后辦理轉正定級、工齡計算、職稱評聘、安家落戶、社保辦理、工作調動、考研深造、出國留學等需要依據檔案出具相關證明的時候，就會面臨著諸多困難，“棄檔”問題應該引起全社會尤其是高等學校的廣泛關注。

二、導致大學畢業生“棄檔”的原因分析

導致大學生“棄檔”的原因是多方面的，其中社會檔案意識的弱化、大學生自身檔案意識的淡薄、高等學校檔案管理與教育的缺失等是最主要的原因。

（一）社會檔案意識的弱化

檔案意識是指人們對檔案及檔案工作的性質、價值和作用的認識和能動的動態反映。隨著我國社會主義市場經濟體制的逐步完善，整個社會煥發出前所未有的活力，人才流動更加頻繁，但隨之而來的，便是社會檔案意識的進一步弱化。

隨著國家招生就業制度和人事制度改革的逐步深化，大學生就業出路多樣化，如去私企、民企或出國、自主擇業等。非公有制單位成為吸納高校畢業生就業的主要渠道，但他們沒有人事檔案管理權，導致很多用人單位不便調閱學生檔案而放棄，許多民營、私營企業干脆只簽用勞動合同而不轉人事關系。同時，隨著各項人才流動政策的完善，很多小微企業為降低招聘及用人成本，逐漸忽視檔案的價值和作用，招聘人才更重“實”——實際工作經驗和能力，對畢業生的檔案及戶口過問不多。在以個人能力為價值取向的現代社會，傳統的人事檔案作用趨于弱化，這是很多畢業生“棄檔”的主要原因。

用人單位對檔案的忽視，導致整個社會檔案意識的弱化，從而直接或間接地影響了高校畢業生對個人檔案重要性的認識；同時隨著社會競爭的日漸激烈，學術造假、履歷造假、學歷造假等不道德的事件時有耳聞，學生檔案的嚴肅性、準確性也受到挑戰，甚至有的高校職工為使畢業生就業順利，對個別學生檔案進行粉飾篡改。雖然是個別現象，但其影響很壞，導致高校學生檔案的公信力和參考價值下降。

另外，相對滯后的傳統戶籍制度、人事管理制度與社會經濟的快速發展不相適應，部分檔案代理機構管理制度不夠健全，工作機制不靈活、不規范，信息化程度不高，檔案歸屬不明確，管理過程差別較大，也是造成部分畢業生“棄檔”的原因。

（二）大學生自身檔案意識淡薄

（1）大學生的檔案意識不到位

大部分學生因主觀上淡薄的檔案意識而忽視自身檔案，對檔案的構成、重要意義和相關標準不了解，缺乏基本的檔案處理素養和訓練，在建檔、轉接等方面存在很多無意識的不規范現象；不了解學生檔案的重要性，不重視資料歸檔，致使部分重要資料丟失或損壞；畢業離校后，不少學生對檔案去向疏于問津。有的畢業生取走檔案后不按要求托管，把檔案丟在家中或隨身攜帶，造成學生檔案損壞或遺失，更有甚者畢業生或其家人私自將學生檔案拆開，從而導致檔案失真。

（2）大學生普遍缺乏系統的檔案意識教育

很多大學生對相關檔案法規制度不知道或不了解，很少有大學生系統接受過高校開展的檔案課程教育，大部分學生都不清楚高校學生檔案袋里面應該裝些什么材料，受檔案“神秘”影響，很少有學生主動過問自己的檔案，造成部分學生檔案材料不齊全，在就業激烈競爭中失去優勢。

（三）學校檔案管理與教育的缺失

大學生檔案知識的缺乏和檔案意識的低下與我們的學校教育和社會教育有著極大的關系，很多學校沒有充分認識到培養大學生檔案意識的緊迫性和必要性，并未將大學生檔案意識培養工作納入學校整體發展規劃，在相關檔案教育工作方面明顯滯后。目前高校對大學生的檔案意識教育，大多在學生畢業時由學校就業指導中心對檔案的投遞和轉移進行簡單指導，而對檔案的建檔、管理、利用、去向查詢教育卻非常缺乏。這與一些歐美發達國家在青少年中重視開展檔案知識教育的做法形成了強烈反差。我國的教育體系中，小學到中學基本上沒有檔案知識教育，大學里開設檔案課程的也屬鳳毛麟角。教育的缺失是當代大學生檔案意識普遍低下的主要原因。

三、針對大學畢業生“棄檔”現狀的管理對策

（一）創新管理模式，強化大學生檔案意識培養

培養學生檔案意識是大學生素質教育的重要內容，高等學校要拓展工作思路，加大教育力度，努力拓展檔案的教育功能、激勵功能和調適功能，以激發大學生的潛能，讓大學生有計劃有目的地規劃和創造自己的人生。

（1）完善體制機制，加強大學生檔案管理

制度創新是檔案管理工作贏得新的發展的前提。《普通高等學校檔案管理辦法》和《普通高等學校管理規定》，內容較少涉及學生檔案管理。因此，一方面教育主管部門應盡快制定高校學生檔案管理相關文件，使高校畢業生檔案管理有法可依；另一方面，高校也要制定和完善檔案安全保護、檔案館查閱、檔案保管、借閱檔案（文件）資料、檔案統計工作、檔案銷毀、檔案保密等相關規章制度，明確檔案工作職責和任務，使各有關單位對文件、材料的形成、積累、收集、整理有章可循。

（2）加強宣傳教育，強化大學生檔案意識

大學生檔案意識的培養，是一個循序漸進的過程。高校學生檔案工作人員和學生工作者要對大學生加強引導、教育和宣傳。充分利用校園網、校報、廣播、相關QQ群等各種渠道普及大學生檔案基本知識，通過舉辦檔案法制講座、檔案知識競賽等多種形式，廣泛、深入地開展檔案知識宣傳教育，讓學生對檔案法律法規有一個初步了解，明確自己有積累和保護檔案的責任與義務，樹立主動歸檔的意識，規范填寫檔案材料，慎重對待自己的檔案，熟悉檔案傳遞方式與流程，妥善辦理檔案托管手續等等。

（3）加快數字化建設，打造互聯網+檔案工作新模式

高校要順應互聯網發展大潮，拓展檔案工作職能，融合各方資源，對接學生需求，全力推行互聯網+檔案服務工作新模式，實現檔案工作信息化、即時化。建好檔案服務信息系統平臺，暢通互聯網+檔案信息高速。讓大學生利用現代化信息技術方便、快速、準確、全面地獲取檔案信息，提高檔案信息的利用水平。加強檔案館門戶網站建設，推廣公眾微信號，實時發布師生關心關注、與師生切身利益息息相關的政策規定、活動信息、服務方式，通過不懈的努力，真正使檔案工作就在師生工身邊，工作服務就在師生掌上。

（二）從源頭把握好當年畢業生檔案交寄工作，預防“棄檔”族產生

（1）準確填寫檔案轉遞地址，以防檔案遺失或退檔。

從2015年開始，畢業生檔案從機要渠道改走EMS郵寄。為做好畢業生檔案交寄工作，要求學生務必確定自己的檔案接收單位，準確、完整地填寫檔案接收單位相關信息：檔案接收單位的全稱及具體部門名稱、詳細地址（所在省、市、區縣及街道門牌號）、聯系電話等。畢業生手機號也務必要登記并在半年之內不要輕易更改。

（2）及時查核檔案轉遞去向及接收情況，以防檔案遺失或出現“死檔”等嚴重后果。

為保證檔案的順利派遣，檔案館首先要確保畢業生檔案能夠如期轉遞離校。畢業生檔案通過郵政EMS快件轉遞，自2016年起，高校、學生與家長均可通過微信平臺查詢通過郵政EMS寄遞的學生檔案實時狀態信息，同時微信將向學生定期推送檔案狀態查詢信息，方便學生查詢核實檔案轉遞去向和接收情況。查到檔案投遞去向后，要求學生在第一時間與檔案接收單位聯系并確認是否收到檔案，以免出現“死檔”或檔案遺失等嚴重后果。如經查詢檔案去向不明，或接收單位未收到檔案且查找無果，學生可及時與郵局和學校聯系，以免超過EMS有效查詢時間而無從查找。

另外，檔案館在7月份檔案郵寄后，在學校相關就業在線、學工之家、研究生教育交流群、檔案工作群等QQ群同步上傳當年畢業生檔案交寄單，同時，畢業生檔案信息公布在學校檔案館網頁，未正常畢業或檔案暫留學校的學生，也可直接登陸學校檔案館網站查詢。

（3）明確就業通知書（俗稱“報到證”）的重要性，憑就業通知書確定檔案去向。

就業通知書是辦理檔案投遞、組織關系轉移和戶籍遷移等手續的重要憑證，是學生檔案的重要組成部分。就業通知書藍色一聯各學院務須發至學生本人，并告知學生妥善保管其原件或復印件，千萬不能遺失。檔案嚴格按照就業通知書抬頭所列單位寄送，只要是正常派遣的學生，憑手頭的就業通知書就能確定檔案去向。學生要切實對自己負責，不要糊里糊涂成了“棄檔”一族。

（三）主動出擊，妥善處理歷史遺留檔案問題

因種種原因，每年總有一些檔案在畢業生離校時不能正常寄走，而只能暫留學校。久而久之，滯留學校的檔案越來越多。這些被遺棄的檔案于學生本人是很不利的。為逐步解決這一問題，檔案館不能被動等待學生找上門來處理，而要化被動為主動，積極采取有效措施，力爭取得更好的效果：第一，對于當年未正常畢業或檔案暫留學校的學生，充分利用學校檔案館網站、各種可能的媒體和平臺，公布信息，及時處理，盡量減少新“棄檔”的產生；第二，大量歷年遺留下來的“棄檔”，將學生名單及其留存原因進行大匯總，逐年排查，逐步摸底，做到心中有數，有序進行。采取逆推法，從最近一屆開始，逐年往前清理。并對這些學生信息予以公布，同時與學院緊密聯系，加強宣傳，形成合力，逐步解決“棄檔”問題。

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On the Management and Countermeasures for the Abandon of College Graduates' Archives

XIAO Yong-hong

（The Archives office, Wuhan Textile University, Wuhan Hubei 430073, China）

In recent years, various reports and data indicate that archives awareness of college graduates is so seriously weak that the number of the graduates who have abandoned their archives is increasing year by year, and surprisingly more and more archives are left to colleges and HR service centers. The causes may vary in many aspects, including the archives awareness weakening of the society as well as that of college students. Poor archives management and lack of education should be considered as the main reasons in higher learning institutions. The author puts forward some countermeasures, accordingly, we should strengthen college students' archives awareness education, control the graduates' archives delivery, and urge them to timely check archive transfer and reception.

college students; abandoned archives; archives awareness; countermeasures

G275

A

2095－414X(2017)05－0073－04

肖永紅（1970-），女，館員，研究方向：檔案管理與思想政治教育.