中職學校檔案管理存在的問題及對策

楊麗芳

（臨夏州衛生學校，甘肅 臨夏 731100）

中職學校檔案管理存在的問題及對策

楊麗芳

（臨夏州衛生學校，甘肅 臨夏 731100）

近年來，隨著中職教育的飛速發展，中職學校檔案管理工作顯得相對滯后。本文從中職學校檔案管理工作的作用、內容、存在的問題以及改進措施等方面進行論述。

中職學校；檔案；管理

檔案是學校在各項管理工作及教學、教研等活動中直接形成的具有查考價值的各種文字材料、圖紙、表格、計算數據、聲像資料等，包括文書檔案、教學檔案、財務檔案、人事檔案和基建檔案等，是學校管理和發展過程中的重要信息資源。檔案管理是學校管理工作的組成部分，是維護學校經濟利益、合法權益和記錄發展歷史的重要途徑。本文從中職學校檔案管理工作的重要作用、存在的問題以及對策等方面進行了論述。

1 檔案管理工作內容及作用

中職學校檔案管理工作是指用科學的原則和方法管理檔案，為學校各項事業服務，基本內容包括檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、統計和利用等。

中職學校檔案可清楚地記錄學校建校史、發展史、教學科研史，同時也反映出幾代人為培養技術人才而奮力拼搏的精神以及走過的曲折道路，具有非常重要的研究價值和實用價值。

2 當前中職學校檔案管理工作存在的問題

2.1 認識不深

一些學校的教職員工對檔案管理工作認識不足。教師手頭有相關資料卻不愿意交到檔案室，認為自己保管用起來方便，其實沒有經過整理歸檔的文檔更容易丟失。

2.2 設備簡陋

由于中職學校特點，學校資金主要用于教學設施的更新和添置，對檔案管理工作投入較少，硬件設備落后，很多中職學校檔案室沒有密集架、掃描儀、刻錄機、專門存放光盤的柜子、打印機、復印機等設備。

2.3 資料收集不完整

外出參加會議的教職員工不能及時把會議文件交給檔案管理人員歸檔，而檔案管理人員對學校外派人員參加會議的情況不了解，導致會議文件未被及時歸檔。各處室平時沒有檔案管理意識，致使許多重要文件資料收集不完整，如新生記錄簡表、學校組織的各項活動記錄、照片、圖像等沒有及時收集、統一保存，時間一長便漸漸遺失了。

2.4 檔案資源利用不夠充分

保存檔案是為了使用，如果只存不用，檔案就失去了存在的價值。只要充分利用檔案，就可以發揮檔案材料的價值，也能引起領導對檔案管理的重視，擴大工作影響力。而目前檔案室多是守株待兔，消極等待使用者查閱檔案，而沒有挖掘自身的資源優勢，變被動為主動，為職工提供便利的檔案或信息利用途徑。

2.5 管理缺乏規范性和科學性

中職學校檔案管理人員缺乏檔案管理方面的專業知識，很多人沒有經過專門的培訓和進修，對各部門的檔案管理缺乏科學系統的規劃。管理人員在平時的工作中不注意收集資料，導致教學資料不齊全、不完整。在上級教育、行政部門來校進行教學評估時，學校為了補上一些檔案材料的缺口，往往花費大量的人力、物力、財力來補做檔案，這不僅造成很大的浪費，還給正常的教學工作帶來了一定沖擊，同時使檔案資料的真實性大打折扣，失去了檔案管理的真正意義。

2.6 電子檔案管理存在漏洞

目前很多中職學校對電子文件的歸檔程序不規范，存儲過于分散，未完成集中脫機保管，如果計算機系統出現問題，電子文件可能丟失；一些學校的電子文件只是簡單地保管在計算機硬盤存儲器上，或以軟磁盤作為電子文件存儲介質，一旦系統出現問題或軟磁盤遭到損壞，極有可能使電子文件遭到毀壞甚至全部丟失。

3 對策

3.1 積極開發檔案資源

為了使檔案資源直接服務于學校教育教學，檔案管理人員應齊心協力，充分利用學校資源優勢，擴大檔案、信息收集范圍，為學校管理、教育、教學和教研工作做出貢獻。如利用學校校慶的契機編寫校友通訊錄，收集歷屆校友名單及通訊地址，平時加強溝通交流，從而擴大學校教育的外延，提升社會聲譽。再如，檔案管理人員根據日常工作需要，將學校人員安排、黨員名單、教育教學論文制成表格、匯輯成冊，對迎檢、爭創等各類工作都有細致的歸檔，使學?；厩闆r和各種成果一目了然，為工作創造便利條件，更好地服務于廣大師生。檔案管理工作在學校各項工作中處于相當重要的地位，加強檔案建設有利于提升學校管理工作整體水平。

3.2 增強檔案管理意識，健全各項管理制度

（1）學校領導要經常向全體教職工宣傳《中華人民共和國檔案法》，通過舉辦檔案管理講座、開展檔案知識競賽來提高教職工檔案管理意識。

（2）制定明確的崗位目標責任制，使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔。

（3）建立檔案收集、保管、立卷歸檔和借閱制度，真正實現資源共享。

（4）設立檔案工作領導小組，由學校主要領導擔任組長。將具體工作層層分解，落實到人，保證時時有記錄，事事有依據。營造全員參與、全過程管理，人人重視收集、保全檔案的良好氛圍，形成一個組織有序、規范、完整的檔案管理體系。

3.3 培養高素質檔案管理人才

檔案管理工作是一項科學性強、知識面廣、標準高、要求嚴的工作，而且部分檔案資料在一定時間內具有一定的保密性。檔案管理部門在某種意義上屬于機要科室，因此要求檔案管理人員不僅有較豐富的專業知識，熱愛本職工作，還具有嚴格的組織紀律觀念、保密意識和責任感、使命感。特別是隨著《中華人民共和國檔案法》《檔案管理條例》的頒布實施，檔案管理工作走上了法治化的道路。同時，檔案管理人員要改變陳舊的服務觀念，把“你來我找，找到說有，沒有說無”這一工作思路變為“主動出擊、上門服務”的工作思路，使各處室人員樹立“我為檔案，檔案為我”的新觀念。

總之，檔案管理工作在學校管理工作中處于相當重要的地位，檔案管理工作水平是衡量學校工作成績的標準。隨著社會的進步和科學技術的發展，教師和學生對檔案信息的要求會更高，檔案管理人員應嚴格要求自己，使教學檔案發揮更大的作用。

G472.4

B

1671-1246（2017）09-0036-02