關于水利工程建設聲像檔案管理問題對策與思考

李芳

摘要：本文分析了水利工程建設中聲像檔案管理存在的問題，并就此提出相應對策。

關鍵詞：水利工程建設 聲像檔案管理 問題與對策

一、對水利工程建設聲像檔案管理問題分析

（一）認識不到位，檔案意識弱。由于對聲像檔案重要性認識不足，實際工程建設中常不按要求取得聲像資料，例如對關鍵工藝、隱蔽部位本該提供完整的聲像檔案，但因為沒有拍攝，或拍攝了但不完整，關鍵節點的缺失使檔案價值大打折扣。檔案管理意識較差，聲像資料收集、整理失位，例如相片沒有底片，也沒有文字說明，日久即使拍攝人員自己也無法說清楚其中的內容。還有部分珍貴聲像資料保存在個人手里不愿移交。

（二）管理不規范，歸檔不及時。聲像檔案管理缺乏統一規劃和協調，以大型活動為例，攝錄的聲像在活動結束后沒有及時歸檔，活動散去聲像資料也各奔東西，使重要活動的聲像檔案缺失。還有，聲像設備應由專人使用，但因為管理不善，設備沒有得到充分利用，或由個人保管，重要活動需要攝錄時卻找不到設備。水利工程建設參建單位多，由于標準不統一，各單位各行其是，也嚴重影響檔案質量。

（三）收集不順暢，檔案難利用。聲像資料的收集是檔案管理中的重要環節。一些部門出于自己方便使用的考慮，不愿意將本部門的聲像資料移交給檔案部門，使聲像資料分散保存在個別部門或個人手中，造成聲像檔案收集渠道不暢通，征集數量少，不完整，不系統，時間一長這些資料也不知去向。檔案室聲像檔案資源匱乏，更遑論利用了。

（四）保管條件差，檔案損毀多。聲像檔案的保管條件比紙質檔案更嚴格，要求恒溫、隔振、防磁、避光、防火，但是很多聲像檔案室沒有配備防磁柜，又不具備恒溫條件，致使聲像檔案受損嚴重，尤其是早期保存的聲像資料更容易受到影響，例如相片褪色，底片粘連，磁帶失效，使聲像檔案逐步喪失其應用價值。

二、加強水利工程建設聲像檔案管理的對策思考

（一）加強宣傳教育，突出聲像優勢。水利工程建設檔案管理絕非僅是檔案部門內部的事情，而是與所有參建單位都有關的大事，加強檔案管理工作，首先要從各級領導做起。因此，要擴大宣傳教育的力度，將聲像檔案的優勢通過多種宣傳形式展示出來，爭取各級領導對聲像檔案管理工作的大力支持，并引起廣大水利工程建設者的關注和重視，把聲像檔案管理看作水利工程建設重要組成部分。

（二）健全規章制度，強化歸檔意識。通過聲像檔案管理制度明確歸檔范圍、技術要求、質量標準、移交時限、歸檔程序等，例如在土石壩除險加固項目中要讓攝錄人員清楚拍攝的部位，隱蔽工程覆蓋前后的記錄、質量缺陷的處理方法等，拍攝要有遠景、中景、近景和重要部位的細部特征。對于聲像資料的格式、像素尺寸大小和數量均應明確規定。歸檔時間應與實際工程進度掛鉤，在移交的時間節點上要加強檢查督促。同時，細化各參建單位聲像檔案收集、整理、鑒定、歸檔的分工，狠抓責任落實。項目法人與其他參建單位在簽訂合同時應明確立檔的責任，在合同驗收、工程款支付等環節中規定聲像檔案管理的要求。

（三）注重技能培訓，強化監督指導。聲像檔案管理除了一般檔案管理的要求以外，還因為聲像資料的特殊性，必須進行一定的專業培訓，才能將現場稍縱即逝的景象記錄在聲像設備中，再轉入計算機和數據庫中。聲像檔案管理的培訓包括攝錄人員的培訓和檔案人員的培訓，對于前者可考慮加入檔案管理人員，這樣可以更加方便地開展聲像檔案的收集、整理和保管。檔案部門應基于聲像檔案管理現狀進行針對性的監督。如各方面比較規范，應加強鞏固提高和開發利用工作；如設備、人員完備而管理較弱，應促其完善制度和加強管理；而對于各方面都比較薄弱，要限期整改，并加強監督。

（四）疏通收集渠道，豐富收集形式。水利工程建設聲像檔案來源于項目法人、勘察設計、監理和施工等多個單位，要完整地收集聲像檔案，必須疏通收集渠道，并盡量采取多種形式收集。收集形式包括直接征集、重點收集、個人移交、廣泛征集等。當攝錄人員有參與重要活動時，可登門收集其屬于歸檔范圍的聲像檔案；對于形成聲像檔案密集的單位可進行重點收集；攝錄人員可依聲像檔案管理的相關規定逐級移交至檔案室；對于散存的聲像檔案，可采取廣泛征集方式。無論采取哪種收集形式，要對收集的檔案進行鑒別，并按價值大小進行分級管理，這樣做的目的是優化館藏，提高聲像檔案管理工作的效益。

（五）創新保管模式，促進開發利用。檔案材料特殊，保管條件較其他載體嚴格，要求建立專門的聲像檔案庫房，溫度要求常年控制在14℃—24℃，相對濕度要保持在20%—50%，還要配備防磁的聲像柜等。這樣的條件需要較大投入，非一般參建單位所能承受，所以要創新保管模式，可由項目法人集中保管，其他參建單位收集后及時移交到項目法人專設的聲像檔案庫房內保存，如有條件項目法人可建立數字化聲像檔案室，通過網絡技術與其他參建單位共享聲像檔案資源，提高檔案的利用率。

總之，完善聲像檔案管理工作，才能可以更好地為水利工程建設服務。

參考文獻：

[1]秸鵬程.水利工程聲像檔案常見問題及解決辦法[J].水利建設與管理，2014，（08）.

[2]程立.加強水利聲像檔案管理的思考[J].中國水利，2012，（20）.

（作者單位：長春職業技術學院）