基于大數據背景中企業文書檔案的信息化管理及利用分析

董志敏

河北省水利水電勘測設計研究院

基于大數據背景中企業文書檔案的信息化管理及利用分析

董志敏

河北省水利水電勘測設計研究院

隨著互聯網科學技術的不斷發展，在社會各領域的應用越來越普遍，各種類型的數據數量不斷增加，在這種背景下，大數據時代應運而生。這也是信息技術水平進一步提高重要標志，有效的促進了各個企業的快速發展，在大數據背景下，企業文書檔案的信息化管理水平不斷提升，通過應用大數據信息技術，有效提高了企業檔案信息管理的效率，保證了信息資源的可靠性，為企業的的發展提供了科學依據。本文主要針對大數據背景中，企業文書檔案的信息化管理及利用情況進研究分析。

大數據背景；企業文書檔案；信息化管理；利用

1 前言

大數據的快速發展是互聯網科技進步的重要表現，也是社會發展的實際需要。一般，對于常規軟件來說，無法在一定時間內快速完成眾多類型數據的管理和收集，而大數據通過特殊的處理模式，能夠在短時間內，對海量數據進行收集、處理和有效管理，提高了信息數據處理的效率。也就是說大數據不僅能夠掌握龐大的數據信息，而且能夠對有意義的數據進行專業化處理。大數據的這種優勢對于企業檔案信息的管理具有重要作用。企業文書檔案信息管理，是企業發展過程中重要組成部分，這些珍貴信息的記錄能夠反映企業的經營狀態，為企業領導者的重大發展決策提供可靠的依據，因此，企業文書檔案信息管理在企業管理工作中非常重要。然而，由于企業文書檔案的信息具有一定的復雜性，在管理過程中具有一定的難度。通過應用大數據技術，有效的提高了企業文書檔案的信息管理的效率，對企業的健康發展具有重要意義。

2 大數據背景下企業文書檔案的信息化管理主要內容

2.1 企業文書檔案的數字化管理

在傳統的企業文書檔案管理過程中，主要是以紙質材料為主要信息載體，對檔案文字信息進行記錄，整理，存檔。由于企業檔案文書信息類型繁多，內容復雜，檔案錄入人員和相關管理人員的工作量非常大，在整理、收集、記錄信息過程中，出現錯誤的概率也較高，工作的重復性也較高，企業文書檔案管理工作效率非常低。大數據背景下的企業文書檔案的信息管理，有效的避免了上述弊端，在檔案管理工作中，主要采用計算機作為信息的載體，把紙質的檔案信息進行數字化處理，以電子檔案的形式進行存儲。不但提高了工作效率。而且是檔案信息保存的更加完整、準確，便于管理與查閱。

2.2 企業文書檔案的的網絡化管理

隨著網絡技術的不斷發展，在企業文書檔案的信息化管理中，計算機進行聯網處理，形成檔案的網絡化管理方式，在數字化管理的基礎上，對不同地區，不同類型的海量數據信息進行網絡化分析，能夠實現檔案信息的快速查詢，形成數據信息資源的共享。[1]通過網絡化管理，能夠快速對檔案信息進行網絡查閱、分類、儲存、復制等等，進一步提高了企業文書檔案的管理效率。

2.3 企業文書檔案的安全化管理

隨著企業文書檔案的信息化管理不斷進步，網絡化管理已經成為重要管理方式，但是在大數據背景下，帶來的一個重要問題就是檔案的安全問題，因此，要加強企業文書檔案的安全化管理。首先，要加強安全保護管理工作，避免工作人員操作上的錯誤，及時維護相關設備與網絡，保證其運行的安全性。避免由于計算機病毒或者非法黑客的惡意損害，造成的信息數據丟失或者受損，營造安全的網絡管理環境。其次，做好保密工作，對于重要文書檔案，要進行保密程序設置，采取保密管理措施，在文書檔案管理上要根據文書檔案的重要程度，形成公開、半公開以及保密的分類安全管理模式。

3 大數據背景中企業文書檔案的信息化利用分析

3.1 提供大量有價值的企業文書檔案

在大數據背景下，通過對企業文書檔案進行信息化管理，主要是對有價值的我問幫你數檔案進行收集、整理、錄入、儲存，最終形成完整的檔案信息資源，為相關用戶服務。通過應用大數據信息技術，對檔案數據進行快速處理，并且保證了數據信息的質量與完整性。[2]保證了在一定時間內，對不同類型、不同價值的文書檔案進行有效處理，信息量增加，信息質量提高，信息價值增大，建設成為一個完整的、高質量的檔案信息數據庫，為企業和相關用戶提供可靠的信息資源。

3.2 加工處理企業文書檔案

在大數據背景下，對企業文書檔案進行合理的加工處理，主要是指文書檔案的檢索，提高文書檔案的準確定性，保證文書檔案的完整性。首先，要選擇科學合理的信息數據檢索方式，對企業文書檔案的類型、內容、級別等情況進行確定。其次，要分類歸檔，企業文書檔案涉及到內容非常繁多，類別也是多種多樣，在歸檔過程中，要根據不同類型進行分類歸檔，如：會以、活動、業務等等。歸檔后，形成完整的企業文書檔案數據庫，用戶能夠根據不同的檢索關鍵詞迅速查找到想要查閱的資料。最后，就是完成數據的網絡鏈接。通過局域網，互聯網，專用網等各種網絡形式，對企業文書檔案進行網絡鏈接，形成資源共享平臺。

3.3 提供便捷的信息服務

企業文書檔案最終是要服務于客戶的，因此，在大數據背景下，通過利用企業文書檔案的信息化，提高信息服務的質量與水平，為用戶提供不同需要，不同類型的有價值的檔案資源，體現出大數據背景下信息服務的特色。[3]通過采用電子郵件、網絡短信、視頻等多種信息傳輸方式，方便用戶對檔案信息的查詢與利用。通過應用網絡技術，建立信息資源共享平臺，實現文書檔案的開放式服務，利用企業文書檔案資源，有針對性的為用戶提供企業、產品、服務等方面的信息，有針對性的滿足企業與用戶的真實需要，提高了信息服務的質量與效率。

4 結論

綜上所述，大數據背景中企業文書檔案的信息化管理及利用，是社會發展的必然趨勢，更是客觀需要。通過采用大數據，對企業文書檔案進行科學管理，有效的提高了檔案管理的效率，提高了信息資源的完整性、可靠性與參考價值。同時，增加了數據的類型與數量，極大的滿足了用戶的不同需求，提高了信息服務的質量。

[1]庫俊平.大數據環境中企業文書檔案的信息化管理及利用[J].創新科技,2013(9):50～51.

[2]鐘麗晶.大數據環境中企業文書檔案的信息化管理及利用[J].城建檔案,2016(5):22～23.

[3]劉曙.大數據環境中企業文書檔案的信息化管理及利用研究[J].商業故事,2016(8):28～29.