信息時代檔案管理工作存在的問題及對策

韓曉維

天津開發區建設工程試驗中心

信息時代檔案管理工作存在的問題及對策

韓曉維

天津開發區建設工程試驗中心

在信息時代下，信息技術、網絡技術和計算機技術已經在人們的生活和工作中得到了廣泛的應用，為人們的生活和工作帶來了很大的便捷。信息時代對傳統的檔案管理也造成了巨大的沖擊，同傳統檔案管理工作提出了挑戰。為了適應新時期的要求，檔案管理過程中也應該充分利用信息化技術，樹立新的管理理念，提高檔案的信息化建設。

信息時代；檔案管理；對策

1 引言

檔案管理是一項比較復雜和系統的工作，工作量非常大，在我國科技水平和社會水平不斷發展的背景下，傳統的檔案管理手段和理念已經不能滿足現階段的需求，因此，檔案管理也應該充分采用信息化技術。但是由于我國檔案的信息化管理發展時間比較短，因此在檔案管理工作中還存在著許多問題，制約著檔案管理的發展。

2 信息時代檔案管理工作存在的問題

2.1 信息化管理水平有待提高

在信息時代，要對檔案管理采用信息化管理，要求管理人員掌握一定的信息化管理水平，但是從目前的情況來看，我國不同地區和不同領域的信息化管理水平發展不平衡，使用的管理系統軟件也還未統一。在計算機的使用中，不同的單位存在著一定的差異，一些先進的單位采用的計算機技術比較先進，因此檔案管理水平也比較先進，但是還有大部分的檔案管理單位，對于檔案管理的方式還停留在比較落后的階段，一些單位雖然配置了計算機，但是在實際管理過程中流于形式。此外，不同的檔案管理部門使用的檔案管理軟件也不相同，使用的數據管理系統也不相同，普遍而言，數據管理系統還比較落后，使用過程非常繁雜，自動化程度不高，無論是對于數據庫的錄入還是數據的核查都非常繁瑣，依然要消耗大量的時間和人力。

2.2 檔案信息管理存在保密問題

檔案管理是一項非常重要的作用，很多檔案都涉及到一些保密文件，因此在檔案管理過程中，應該做好保密工作。但是從實際的情況來看，檔案管理的保密性還有待加強。在信息技術不斷發展的背景下，檔案管理已經逐漸由傳統的手動管理變為計算機管理，采用計算機進行管理具有多方面的優勢，減輕了工作量，優化了工作流程，但是同時也體現出一定的安全問題，存在著各種計算機網絡風險。利用計算機網絡的漏洞，一些不法分子可以對檔案的原始數據進行毀壞和改正，使檔案的真實性得不到保證。另外，在檔案管理的過程中，涉及到的數據分類非常復雜，如果遇到計算機死機或者癱瘓的問題，可能會對原始數據造成毀壞。

2.3 檔案信息化管理夠不夠規范和標準

在檔案的信息化管理過程中，檔案管理的標準化和規范化至關重要，但是從實際情況來看，在檔案管理過程中還不夠規范和標準。但是在實際檔案管理的過程中，由于不同檔案管理部門的網絡建設不夠統一，使用的檔案管理信息系統也不盡相同，形成了明顯的層次劃分，導致檔案信息化管理不夠規范和標準，因此檔案服務質量下降，不能滿足檔案信息資源共享的要求。另外，由于檔案目錄的細則沒有統一，不夠兼容，歷史遺留問題以及系統可移植性較差，引發檔案管理不規范、不標準情況。從目前情況來看，并沒有形成統一的檔案自動化標準，只有專業系統標準，導致檔案信息管理的規范化比較滯后。

3 信息時代檔案管理的應對措施

3.1 加強檔案資源的信息化建設

信息時代檔案管理部門也應該順應時代的發展，加強檔案資源的信息化建設，實現檔案資料信息的高效分享。首先，針對檔案管理中原始數據錄入困難的問題，檔案管理部門應該建立檔案錄入工作的自動化體系，實現檔案原始數據的錄入、處理自動化，不斷提高檔案管理的效率，實行檔案管理工作的一體化，才能真正發揮檔案管理的作用，讓檔案信息能夠在不同的單位進行信息共享和高效傳播。在檔案信息資源的信息化建設過程中，應該充分發揮計算機技術的作用，針對不同的檔案文件，應該根據其內容的不同進行分類管理。對于文字檔案，還應該利用計算機技術將其轉化為圖像或者文字、圖像相結合的形式，實現檔案文件的多元化，使檔案以更生動的形式存在。另外，還應該充分利用計算機網絡實現檔案信息的遠距離傳輸，實現檔案信息的交流和共享，提高檔案信息的利用效率。

3.2 建立完善的檔案信息安全體系

針對檔案信息管理的保密性特征，在進行檔案的信息化管理時，還應該不斷提高檔案管理的安全性，建立完善的檔案信息安全體系。檔案管理對于我國社會的發展以及個人的發展均具有非常重要的作用，檔案信息的種類非常多樣，包含了國家的經濟數據、政治數據和文化建設等數據。在信息時代，雖然檔案的信息化建設在不斷加快，但是同時也暴露出來很多問題，其中安全性問題引起了人們的高度重視。為了加強檔案信息管理的安全性，必須要建立檔案信息安全保障體系，保障檔案信息的存儲安全和應用安全。首先是對于檔案信息的存儲，應該保證存儲環境的安全，對于檔案信息的調用，應該由專門的人員負責，并做好保密工作，加強計算機網絡使用的秘密性，避免信息外露。

3.3 建立完善的檔案數據庫

在信息時代，檔案管理單位為了提高檔案管理水平，已經積極使用信息管理技術進行檔案管理，使用計算機對檔案進行管理。從檔案管理自身的性質來看，檔案管理最基本的要求就是規范化和標準化。因此，在檔案的管理過程中，應該建立完善的檔案數據庫，借助計算機技術對檔案信息進行快速傳遞，保障檔案管理工作的順利進行。建立了一個高質量的檔案數據庫之后，還應該做好后期的維護工作和運營工作，以保證檔案信息化管理的數據信息安全和完整。此外，還應該加強檔案管理人員的素質培訓，使其掌握較高的信息管理水平，提高檔案信息管理的效率和能力。

4 結語

在信息時代，檔案管理部門應該加強對檔案的信息化管理，首先加強檔案資源的信息化建設，建立完善的檔案信息安全體系和檔案數據庫，提高檔案信息管理的安全性和規范性，提高檔案信息管理的質量。

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[3]柳青,董娟,林雪.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].中國成人教育,2005(4):45～46.

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