醫院基建檔案的重要性及有效管理

白鶴

北京清華長庚醫院

醫院基建檔案的重要性及有效管理

白鶴

北京清華長庚醫院

醫院基建檔案能真實反映醫院工程建設，有效推動其經濟發展，也真正凸顯了醫院現實價值。在醫院基建檔案管理工作中，我們要注重實踐操作，狠抓管理時效，建立檔案監督機制，加強基建檔案的科學管理，加強基建檔案人員培訓，提高檔案管理的業務能力，基建檔案的相關管理人員應該加強專業學習和業務水平，共同落實好醫院基建檔案管理工作。

醫院；基建檔案；有效管理

1 前言

醫院基建檔案可以歸納為醫院基礎建設和基礎改造過程中，從基建項目確立到設計、施工、修建和交付使用過程中形成的檔案文件、設計圖紙、工程進度、監管信息等文字、表格和聲像資料。近年來，隨著我國醫療衛生事業的不斷發展，醫院改擴建工程數量的不斷增加，加強醫院基建檔案管理的有效管理就顯得非常重要，通過它一方面能夠記錄反映醫院工程基建中的真實數據，也是醫院工程日后運轉使用、維修保養和改擴建的重要依據。

2 淺談醫院基建檔案的重要性

醫院基建檔案能真實反映醫院工程建設，有效推動其經濟發展，也真正凸顯了醫院現實價值，可以說，醫院基建檔案的重要性主要表現為：

2.1 醫院基建檔案真實反映醫院基礎建設

醫院基建檔案是醫院工程建設過程中的第一手資料和原始資料，它如實記錄了醫院工程建設過程中的立項、設計、施工、改擴建、驗收、使用和維護等工程數據，能夠真實反映醫院工程建設的設計參數、質量標準、項目要求和監管指標等數據形成的過程，從而能夠客觀反映醫院基礎建設的真實面貌，成為醫院建設活動中不可獲取的第一手資料，真正凸顯了醫院基建檔案在醫院工程建設中各項施工活動的真實性和重要性。而且在醫院工程的驗收使用、后續維護、改擴建的過程中，醫院基建檔案可以實現動態更新和實時變化，能夠保證醫院能夠隨時了解醫院工程的施工現狀，保證其數據能夠和醫院工程對象的實際情況保持一致。

2.2 醫院基建檔案有效推動醫院經濟發展

醫院基建檔案是源自于醫院工程的施工建設，同時也是一種不可獲取、真實有效的信息資源，它是醫院檔案管理系統中不可獲取的一部分，也是推動醫院整體經濟發展的核心環節。在醫院經營管理過程中，基建檔案可以為醫院的基礎建設、工程管理、維修保養、擴建增容提供原始數據支持，保證醫院決策者能夠對于醫院基建項目有最直觀和最真實的了解，在決策制定中做到心中有數，少花錢，多辦事。另一方面，醫院基建檔案可以為經營管理和醫療救助事業提供必要的保障，進一步規范和優化醫院經營項目、發展規劃和醫療設備的有效運轉，提高醫院醫護工作者的工作效率，避免醫院經營項目和醫療設備的重復建設和投資。

2.3 醫院基建檔案真正凸顯醫院現實價值

醫院基建檔案記錄的大多是醫院土木工程、院舍改擴建和配套工程建設，它是醫院建設發展的重要參考資料，也是凸顯醫院現實價值的重要數據，在醫院基建檔案的記錄過程中，其中記錄的基建材料需要多個醫院分管部門協同制定，需要貫穿醫院基建工程從立項到竣工驗收的各個環節。基建工程項目大多為單一工程項目，在施工過程中具有獨立性和系統性，而其驗收和使用的記錄都是核算醫院固定資產的重要依據。而醫院基建工程結束后，以議案基建檔案不會終結，對于后期運營維護、改擴建都會有記錄，而這些也會被納入到醫院經營項目、醫療設備折舊計算的重要數據。

3 醫院基建檔案管理的有效性

醫院基建檔案管理應該注重實踐操作，建立監督管理機制，加強相關人員的業務培訓和專業知識，才能將醫院檔案管理工作的有效性充分發揮出來，具體的講，醫院基建檔案管理可以從以下幾個方面進行：

3.1 注重實踐操作，狠抓管理時效

開展醫院基建檔案的管理，必須在實踐操作中注重基建檔案的歸檔和整理工作，要求安排檔案管理室的專職人員管理，醫院其他科室的工作人員在遞交檔案材料的時候，凡是涉及到基建檔案資料的，要及時向專職人員匯報和遞交，提高基建檔案管理人員的實踐操作水平，真正將基建檔案的案例工作落在實處。另一方面，醫院基建檔案管理講究時效性，尤其是在施工階段，基建檔案專職人員應該及時收集工程每個環節、步驟的檔案資料，及時建檔總結，按照基建檔案時效性控制好基建檔案資料的每個環節。

3.2 建立檔案監督機制，加強基建檔案的科學管理

醫院基建檔案的管理工作離不開監督管理機制和科學管理方法，應該形成齊備的監督和管理機制，具體可以從兩個方面努力：一方面，醫院應該從醫院領導、檔案室領導和專職人員三個方面組建監督管理小組，形成從上而下的監督管理體系。醫院各級領導應該在醫院各個部門宣導基建檔案的重要性，強調基建檔案資料在收集、整理、歸檔、管理工作的完整性。另一方面，還要對醫院基建檔案資料應該建立科學完善的檔案管理體系，基建項目應該按照文件性質分組立卷，依據總目錄、分組目錄和卷內目錄劃分出不同材料的不同信息，方便這些基建檔案的保存、調取和使用。

3.3 加強基建檔案人員培訓，提高檔案管理的業務能力

醫院基建檔案的有效管理離不開檔案管理人員的專業知識和業務能力，因此，醫院領導應該重視醫院基建檔案管理的人員培訓和梯隊建設，將檔案管理工作納入到醫院中長期發展計劃中，制定和完善相關的業務交流和人員培訓機制，努力提升基建檔案管理人員的業務水平。同時，醫院應該明確劃分檔案歸納、遞交人員和基建檔案管理人員的職能權限，有效提升基建檔案管理人員的管理能力和服務意識。醫院應該加強基建檔案管理系統的建設工作，努力把基建檔案管理工作向著科學化、現代化、系統化方面邁進，減輕基建檔案管理人員的負擔，拓展專業知識面。

4 總結

綜上所述，醫院基建在一定程度上促進了醫院的整體發展，與基建相關的檔案管理也成為重要環節，由于醫院基建檔案的專業面廣，周期長和涉及面眾多，這都對于醫院基建檔案的管理工作提出了非常高的要求，醫院各級領導一定要提升對于基建檔案管理的重視程度，基建檔案的相關管理人員應該加強專業學習和業務水平，共同落實好醫院基建檔案管理工作。

[1]高紅艷.醫院基建檔案管理在醫院發展建設中的作用[J].人力資源管理,2016(1).

[2]王建琴.醫院基建項目檔案管理收集中存在問題與對策[J].黑龍江史志,2015(11).

[3]劉鵬.基于加強醫院基建、設備檔案管理的幾點思考[J].世界最新醫學信息文摘,2015(58).