事業單位檔案管理中的電子檔案管理方法探析

孫 可

(吉林省食品藥品信息中心(吉林省食品藥品舉報中心)，長春 130033)

事業單位檔案管理中的電子檔案管理方法探析

孫 可

(吉林省食品藥品信息中心(吉林省食品藥品舉報中心)，長春 130033)

隨著信息技術的發展，電子檔案管理已經成為事業單位工作中的重要環節。想要在新時期實現現代化的電子檔案管理，就要積極探尋合適的管理方法，提高工作人員的工作效率。傳統的檔案管理方法在技術、工作效率方面與電子檔案管理方式相比有很多不足，因此，找到高效的電子檔案管理方法是事業單位當務之急，它不僅可以提高事業單位的工作質量，還可以提高檔案管理的安全性和傳輸性。通過分析事業單位電子檔案管理存在的問題，找到合適的檔案管理方法。

事業單位；檔案管理；電子檔案

Abstract: With the development of information technology, electronic file management has become an important part of the work of institutions. To achieve a new era of modern electronic file management, we must actively explore the appropriate management methods to improve the efficiency of the staff. Traditional archives management methods have many shortcomings in terms of technology and work efficiency compared with electronic archives management. Therefore, it is imperative to find efficient electronic file management method, which can not only improve the quality of work of institutions, but also improve the security and transmission of file management.

Keywords: Public institution; File management; Electronic file

新時期，企業辦公實現了現代化發展，檔案的電子化管理成為了主要趨勢。電子化管理是將檔案信息手動錄入到電腦系統中，經過一系列的高級處理形成電子檔案，便于公司管理人員的工作。雖然電子化的檔案管理方式給人們的工作帶來了方便，但是仍然存在一些問題，要找到高效管理方式，減輕工作人員的負擔，提高檔案管理的效率。

1 事業單位電子檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理人員綜合素質不高

在新時期的檔案管理中，電子檔案的管理難度有所增加，事業單位對檔案管理人員提出了更高的素質要求。目前，事業單位招聘的管理人員并不具備專業的技術能力，且自我管理能力較差。新來的員工可能沒有實際的工作經驗，再加上工作量較大，且檔案管理的工作內容較為分散，因此工作人員的精力不能完全集中到檔案管理中。另外，事業單位的人事變動幾率較大，很多工作人員會經常調動，新來的員工也不能完全勝任工作，導致電子檔案管理過程中出現問題。

1.2 電子檔案管理存在風險

傳統的檔案管理都是采用紙質的材料進行文字及材料的記錄，但是電子檔案基本都采用計算機技術，這種方式收集管理雖然便捷，但是由于網絡連接的共享性質，會對電子檔案的安全管理產生影響。電子檔案需要文件的發送、傳輸等步驟，其中會存在一些安全隱患，有的會給電腦帶來病毒，有的會泄密、篡改。很多事業單位發生過電子檔案病毒入侵問題，員工信息被泄露，帶來了巨大不便。

1.3 電子檔案管理方式不規范

電子檔案的使用已經非常普遍，但是仍然缺乏統一的管理制度。之前使用的紙質版檔案丟了就沒有備份，而現在硬盤U盤等都可以存儲，所以部分管理人員也就不太重視。另外，缺乏統一的標準，電子檔案管理人員沒有分清楚哪些檔案需要備份保存，在存儲管理過程中出現了爭議。

2 加強電子檔案管理的對策

憑借高效、便捷等特點，電子檔案在事業單位中發揮著越來越重要的作用。隨著我國電子信息技術的飛速發展，電子檔案也愈發普遍。電子檔案在一定程度上減少了人們的工作負擔，提高了人們的工作效率，但它的使用過程中也存在著很多風險，檔案信息失竊的情況時有發生，檔案信息也曾被惡意篡改。為避免此類情況，應加強對電子檔案的管理，完善相關的管理制度。

2.1 強化事業單位電子檔案管理技術保障

工欲善其事必先利其器，軟硬件設施的好壞直接決定了電子檔案能否平穩有效運行。傳統的紙質檔案不僅浪費了過多紙張，其存儲也占用了過多的空間，其使用查詢過程耗費了大量的人力、物力。相比之下，電子檔案的管理方法更為快捷方便，但是電子檔案對應用軟件和硬件的要求十分嚴苛。為使電子檔案能夠發揮其應有的作用，事業單位在對電子檔案軟件和系統進行選擇時，應避免使用盜版軟件，養成良好的殺毒習慣。電子檔案突破了原有檔案管理的束縛，提高了企業員工的工作效率，增加了事業單位對檔案信息的利用率，避免了紙質檔案的浪費，保證了檔案信息的安全。為避免檔案信息失竊，事業單位應加強對電子信息技術的使用力度，對已使用的軟件進行及時升級和改造。

2.2 強化事業單位檔案管理人才建設

電子檔案運行要依靠電子信息技術，但事業單位對人才的管理同樣重要。在使用電子檔案的過程中，信息管理人員應熟悉電子檔案的各項管理工作，并能自如應對工作中發生的各種變化，具有對信息價值判斷的能力，掌握主要的信息資料，按照事業單位的相關制度積極有效開展工作。進行人才選拔時，要更加注重工作人員的能力，盡量降低人員調整的頻率，這樣才能有效提升工作效率。檔案管理人員也應加強自身的專業能力，跟上時代的要求，強化自身的計算機操作技術，向著高素質人才的目標發展。事業單位應注重對檔案管理人員的培養，揚長避短，將不同的人才分配到合適的崗位中，以滿足各個崗位的需求。

2.3 強化事業單位檔案管理安全保障體系的建設

電子檔案管理安全問題是企業關注的重點。從人員管理的安全角度來說，檔案管理人員應對檔案進行實時監控，嚴格禁止文件的外流。應設置訪問制度，對訪客的使用進行適當的限制，為保障電子檔案安全運行，首先，企業應加強對硬件設施的維護，確保硬件的質量，避免使用來路不明的軟件，給事業單位的檔案材料帶來威脅。其次，事業單位應提高員工的電子檔案管理意識，定期對系統進行安全性檢查，更新殺毒軟件、安全軟件。最后，為避免電腦黑客的侵犯，事業單位可設置專業的防火墻。

2.4 加大檔案管理的資金投入

電子檔案的管理需要運用大量的現代化計算機網絡技術，如果事業單位積極向電子檔案管理部門投入充足的資金，改善檔案管理環境，那么工作人員的檔案管理效率將會得到提升。因此，事業單位應加強監督管理工作，盡可能為檔案管理部門提供充足的資金，改善他們的設備及管理條件，使事業單位跟上時代的步伐，提高檔案管理工作效率。

3 結語

電子檔案的出現使事業單位的工作效率有了大幅提升，這種管理方式可以滿足當前快節奏的生活。在事業單位的發展過程中，電子檔案的管理保存都比傳統方式更加便捷，但同時難度也有所提升。想要建立安全可靠的電子檔案系統，就需要事業單位積極投入發展資金，為技術提供保障。強化檔案管理人員的技術能力，建立檔案的安全保障體系，從整體上全面進行強化，改進電子檔案的管理方法，推進事業單位的發展。

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Analysisonelectronicarchivesmanagementmethodinarchivesmanagementofpublicinstitutions

SUN Ke

(Jilin Food and Drug Information Center (Jilin Province Food and Drug Administration Center), Changchun 130033, China)

G276

A

1674-8646(2017)17-0114-02

2017-06-12

孫可(1988-)，女，碩士。