人事檔案管理問題及創新研究

毛惠英

(陜西省渭南高新區檔案室，陜西 渭南 714000)

人事檔案管理問題及創新研究

毛惠英

(陜西省渭南高新區檔案室，陜西 渭南 714000)

在人事制度改革的今天，對人事檔案管理提出了新的要求，傳統的人事檔案管理模式及方法逐漸顯露出了諸多弊端，需要通過對人事檔案管理進行創新，以適應社會發展需要，在分析人事檔案管理存在問題的基礎上，提出了人事檔案創新策略，具有一定的實際借鑒價值。

人事檔案；管理；創新

完善人事檔案管理，提高人事檔案管理效率，實現人事檔案管理效益的最大化，對于我國檔案管理來說具有重要的意義。這就要求開展人事檔案甄別、核查工作，切實保證人事檔案信息的全面確切、切實可信，提高人事檔案工作的可信度，確保人事檔案管理工作的長效機制。

1 人事檔案管理存在的問題

1.1 收集方面

第一，管理意識淡薄。據筆者了解，很多從事人事檔案管理工作的人員都是兼任，不僅本身對工作內容并不了解，同時也并不重視這個工作。人事檔案管理是非常重要的一環，直接關系著社會的進步和國家的發展，因此對其重視是應該的。人事檔案管理并不僅僅意味著保管，還要求注重信息的收集、整理和歸類。而目前人事檔案管理的現狀是很多檔案遺失，甚至有些檔案還存在著涂抹等不良現象。這不利于人事檔案的真實性和完整性，進而無法發揮人事檔案在人才塑造及人才培養方面的關鍵作用。

第二，材料缺失嚴重?；谌耸聶n案在人力資源管理中關鍵作用，必須保證人事檔案信息收集的完整性，但目前很多人事信息沒有被收集到檔案中，這造成了人事信息的斷層和不全，影響其信息利用及參考價值。

1.2 保管方面

第一，機構精簡，人員短缺。隨著知識經濟時代的到來，很多部門進行了深度改革和機構精簡。受傳統觀念的影響，人事檔案管理部門被精簡得更為廣泛和徹底，很多人事檔案管理部門只有少數人從事檔案管理工作。在這樣的人員配置下，人事檔案管理根本無法滿足知識經濟時代對人事信息的系統性及全面性需求，甚至連基本的人事檔案保管任務也無法完整完成，更談不上其他職能的體現。

第二，經費不足，條件落后。由于對人事檔案管理工作的長期不重視，導致資金投入的不足，不僅人員配備不齊，相關設備也不充足。隨著當前人事檔案管理作用的日益凸顯，需要投入一定的資金來滿足人事檔案管理人力、設備、環境等方面的需求。特別是在人事檔案放置場所方面，要保證其安全性，這是目前人事檔案保管過程中存在的普遍問題。

1.3 信息技術應用方面

目前，人事檔案管理主要還是采取紙質的方式進行收集和保存，計算機信息的錄入和存儲還未全面性、深入性和廣泛性的開展。這與目前辦公自動化的現狀完全不符，也造成了一些人事檔案信息化管理問題。由于我國地域分布散落、人口龐大、行業眾多，導致人事檔案不僅缺乏總體的信息化應用規劃和戰略發展目標，還未采用一個統一、規范的標準進行信息化管理，阻礙了人事檔案信息的交流與共享，不利于人事檔案信息整體利用效率的提高。

2 人事檔案管理創新策略

2.1 收集工作的完善

第一，收集信息的完整詳盡。每個人的工作信息不是一成不變的，這種動態性要求人事檔案工作人員要及時收集各種人事信息，通過表格等形式記錄職位、學歷、職稱、工作經歷、職位狀況、職業技能、學習情況、獎懲、興趣愛好、勞動合同、體檢表等信息，以保證信息的真實性和全面性。具體而言，可以結合社會及崗位對職員的具體要求，對原有收集的各種人事信息進行合理的豐富和擴展，使收集來的人事信息可以更為豐富，同時可以使收集的信息應用于其他方面，充分發揮人事信息內在價值和各項功能。

第二，收集方式的靈活多樣。對于新職業及新入職人員要及早完善各方面信息，當然也要考慮具體情況，對于一些不能及時獲得信息的職員，需及時聯系和提醒，盡早完成人事檔案的建設。為了避免人事信息的丟失，應采取臨時記錄等方式以保證人事信息的完整性。在人事檔案的收集過程中，往往有許多資料信息產生，通常這些資料信息的獲取途徑是各不相同的，這就要求相關工作人員通過收集方式的靈活運用，并分散收集、密切配合，提高信息收集效率，確保信息存貯的及時性，以便后期正常使用。

第三，收集歸檔聯系網絡的建立。暢通人事信息收集通道，確保人事檔案記錄信息的有據可查，也是完善人事檔案的基本要求。通常收集人員的工作信息，需要各個部門的協調合作，互相配合，這是完善人事檔案各方面信息的基本保障。各部門應和檔案收集部門配合，實現資源共享和信息公開，以確保收集信息部門和其他部門之間有一個共同的溝通渠道。

第四，收集工作模式的轉變。改變僅被動接受人事材料的方式，采取主動獲取或兩者結合的方式來收集人事信息。同時，相關人事檔案工作人員要與時代緊密結合，依據現實狀況及時調整工作方式，優化工作模式，做到多種收集方式相結合，及時收集信息資料對人事檔案內容進行補充，以保證人事檔案的完整充實。

2.2 保管工作的改進

第一，堅持集中統一，分級管理的原則。將需要集中管理的人事檔案，交由相關人事檔案管理部門進行統一管理，不應當分散放置，當然交由個人或采用其他方式保管是不符合規定的。更新和改善保管人事檔案的場所及設備，盡量利用現代科技進行保管，保證室內沒有光、熱、濕度等不利因素的影響，確保檔案存放環境的穩定性。同時嚴格控制人員往來，保證檔案保管場所的整潔，及早發現檔案的損壞部分，并及時處理，以防止人事檔案損壞的進一步擴大。

第二，完善檔案各項保護制度。將人事檔案保管上升到制度層面，從而確保人事檔案保管的各項工作可以有序進行。同時，為了減少人事檔案損毀、缺少或其他狀況的出現，應定期對人事檔案保管相關設備進行檢修，以避免安全隱患。另外，人事檔案保管場所的各種警報裝置是必不可少的，建立一個完善的保護系統，確保各種設備可以正常運轉，從而保證人事檔案處在一個安全、穩定的環境中。

第三，建立檔案接收、查借閱系統。對于人事檔案來說，信息的真實性非常重要，脫離了現實情況就無法準確開展各項工作。我國相關法律在這方面也有規定，規定檔案中記錄的信息應當規范，符合法律，同時確保信息安全、準確、完整，不會外泄給他人?；谶@種要求，相關工作人事檔案管理工作人員應嚴格遵守各種規定，不人為破壞規則，在遵守檔案查借閱審批制度的同時，對保存的人事檔案定期查閱，從源頭遏制損壞因素。對于自帶檔案的現象，應加大監管，要求檔案傳遞必須由相關人員或專門機構處理。

2.3 信息化水平的提高

第一，人事檔案管理系統相關目錄必須細化和歸類，并標準規范錄入信息。同時設立人事檔案移交標準，檔案及時移交處理，使整個信息系統更加規范，也利于系統人事信息的完整性。

第二，通過如人工錄入、機器掃描等手段對室藏檔案進行規范統一的電子化處理，將室藏檔案數字化。首先，改變人事信息管理方式，由傳統手工管理轉變化電腦數字化管理，從而實現信息系統的自動化管理。其次，利用各種技術手段，將原本龐大的紙質檔案毫無遺漏地錄入到信息化系統中去。通過各類高科技手段將紙質檔案轉為電子檔案，這樣既方便保存又利于今后的各項工作開展。

第三，相較于紙質檔案，電子檔案存在的優點顯而易見，建立嚴謹的錄入考核機制，進行強有力的監督，保證由紙質檔轉換為電子檔時的真實性和完整性。

第四，隨著信息化的高速發展，對信息安全的防護也日益重要。需要建立一套完整的安全機制以防止人事消息泄露，加強對數據安全的管控，建立和完善相關數據網絡防火墻，提高人事檔案信息系統的安全性能。

[1] 李新倉.信息化視域下高校人事檔案的創新管理研究[J].蘭臺世界，2013，(11)：89-90.

Personnelfilemanagementandinnovationresearch

MAO Hui-ying

(Archives Office, Weinan High-tech Zone of Shaanxi Province, Weinan 714000, China)

With the reform of the personnel system, new requirements for the management of personnel files have been put forward. There are many problems in the traditional personnel file management mode and method, so it is necessary to innovate the personnel file management in order to meet the needs of social development. Based on the brief analysis of the existing problems in personnel file management, this paper puts forward the innovation strategy of personnel archives, which has certain practical reference value.

Personnel files; Management; Innovation

2017-10-14

毛惠英(1976-)，女，本科，助理館員。

G275.9；F272

A

1674-8646(2017)23-0034-02