計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用研究

李柏洋

(中共黑龍江省委組織部辦公室，哈爾濱 150001)

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計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用研究

李柏洋

(中共黑龍江省委組織部辦公室，哈爾濱 150001)

對計算機技術(shù)在OA系統(tǒng)中的應(yīng)用研究展開論述，同時提出OA系統(tǒng)進(jìn)程中計算機技術(shù)的應(yīng)用對策，為全面推進(jìn)辦公自動化提供科學(xué)依據(jù)。

辦公自動化；計算機技術(shù)；0A系統(tǒng)；應(yīng)用

OA系統(tǒng)是將計算機技術(shù)運用于現(xiàn)代化辦公中而誕生的一種新型辦公方式。在計算機技術(shù)、通信技術(shù)和自動化技術(shù)的輔助下，OA系統(tǒng)能極大地減輕工作強度，降低工作的復(fù)雜性，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，有利于促進(jìn)管理體制的調(diào)整和辦公效率的提升[1]。在OA的影響下，工作人員間的協(xié)同辦公能力得到強化，在做出決策及實現(xiàn)組織目標(biāo)方面也會有所改善，且深入研究OA并了解計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，對未來不斷利用計算機技術(shù)提升辦公效率具有十分重要的價值，也是未來辦公自動化發(fā)展的首要方向。

1 計算機技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀

計算技術(shù)自問世以來，逐漸滲透到人類生活中并成為人類生活不可或缺的一部分。近年來，我國科學(xué)技術(shù)獲得突飛猛進(jìn)的發(fā)展，其中，計算機更是取得了令人矚目的成績[2]。在漫長的演變過程中，計算機日趨便捷化、網(wǎng)絡(luò)化和人工智能化，操作系統(tǒng)也從過去的機器語言、程序語言等逐漸進(jìn)化到如今的Windows桌面操作系統(tǒng)，運行速度與日俱增。在不久的將來，便捷化、網(wǎng)絡(luò)化及智能化依然是計算機發(fā)展的大致趨勢，計算機專門化、綜合化及多元化的特點也會日益凸顯[3]。我們有理由相信，屆時，新型計算機技術(shù)勢必會在其領(lǐng)域中引發(fā)一場跨時代的革命，經(jīng)過這次革命后，計算機技術(shù)將與辦公技術(shù)完美集合，極大提高辦公效率，減少企業(yè)的人力支出成本。同時，隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展與完善，更多的企業(yè)將會引入更為先進(jìn)的計算機軟硬件參與到日常辦公中，以降低管理成本，全面提升工作效率。

2 辦公自動化的現(xiàn)狀

2.1 辦公自動化的概念與特點

OA即利用計算機技術(shù)來完成辦公室內(nèi)部事務(wù)性工作的自動化和信息處理的自動化，其作為計算機科技發(fā)展的衍生物，為人們的生活帶來了極大的便捷。辦公人員可通過計算機硬件、軟件等設(shè)備來完成信息采集、整合、傳輸、儲存等工作，進(jìn)而實現(xiàn)系統(tǒng)化管理，同時，在互聯(lián)網(wǎng)的輔助下，還達(dá)到對公務(wù)管理系統(tǒng)、部門辦公系統(tǒng)、個人辦公系統(tǒng)和信息發(fā)布系統(tǒng)一體化控制的目的[4]。現(xiàn)階段我國電子商務(wù)和OA進(jìn)程已初具雛形，人機互動的開放式系統(tǒng)應(yīng)運而生，日常事務(wù)智能處理使人們享受到了更高效的服務(wù)且運行手段日趨多媒體化。

2.2 OA系統(tǒng)中的計算機技術(shù)運用

OA系統(tǒng)中的計算機技術(shù)運用多體現(xiàn)在對文字和數(shù)據(jù)資料等方面的處理上，比較具有代表性的有word、excel等計算機文字、數(shù)據(jù)處理軟件應(yīng)用，在計算機技術(shù)的輔助下，文字編輯、數(shù)據(jù)處理、版式設(shè)計等工作的效率均會得到顯著提升[5]。在處理數(shù)據(jù)的過程中，工作人員可通過計算機上附帶的excel等數(shù)據(jù)處理軟件，完成表格制作、數(shù)據(jù)處理等工作，這種自動化辦公極大地減輕工作強度，化繁為簡，也避免了人工處理導(dǎo)致數(shù)據(jù)錄入、計算錯誤等系列問題，有利于提高工作效率和質(zhì)量。在影像處理、語音傳真等多媒體技術(shù)的應(yīng)用方面，OA具有鮮明的現(xiàn)代化辦公業(yè)務(wù)特點[6]。不僅如此，OA中的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)同樣舉足輕重。舉例來說，當(dāng)前較為常見的視頻聊天就是借助多媒體網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)面對面，并借助計算機對有關(guān)信息進(jìn)行采集與整合。該技術(shù)運用于視頻會議，可為會議的順利進(jìn)行、判斷決議的可行性等提供極大的便捷。

3 OA進(jìn)程中計算機技術(shù)的應(yīng)用對策

A.樹立并增強推行OA和計算機技術(shù)運用意識。受資金不足以及決策層對計算機技術(shù)不夠了解等多種因素的影響，同時，計算機技術(shù)運用所產(chǎn)生的效益也并非短期內(nèi)可以直接呈現(xiàn)出來，以至于當(dāng)前我國OA的計算機軟件推廣工作一度陷入困頓，因缺乏足夠重視，有關(guān)這一方面的投入也比較少，根本無法滿足其應(yīng)用需求[7]。基于此，有關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)強化OA及計算機技術(shù)運用推行意識，全面普及，加快OA構(gòu)建進(jìn)程。

B.建立健全OA管理體制。在選擇計算機技術(shù)運用軟件的過程中，工作人員應(yīng)充分結(jié)合辦公的實際需求，綜合考量各方面利弊，選擇合適的應(yīng)用軟件。不得不承認(rèn)的是，在軟件開發(fā)及相關(guān)管理理論方面，發(fā)達(dá)國家具有顯著優(yōu)勢，但考慮到使用成本高且應(yīng)用環(huán)境十分有限，所以在環(huán)境不匹配的情況下很難充分發(fā)揮其應(yīng)用功能。因此，在計算機軟件的選擇上，應(yīng)遵循相關(guān)管理制度，結(jié)合計算機軟件技術(shù)的應(yīng)用環(huán)境和工作需求并綜合考量軟件各方面情況，如成本、性能等，不斷健全管理體制，以確保相關(guān)軟件的應(yīng)用價值得以充分發(fā)揮。

C.營造優(yōu)質(zhì)的計算機技術(shù)運用的外部環(huán)境。在普及OA期間，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)加強與相關(guān)專業(yè)機構(gòu)的合作，以確保企事業(yè)單位辦公模式的升級統(tǒng)一站在新的同一個起點上。眾所周知，短時間技能培訓(xùn)并不能很好滿足辦公人員對OA及計算機系統(tǒng)與日俱增的發(fā)展需求，因此，相關(guān)辦公人員和計算機技術(shù)人員可通過與高校或教育機構(gòu)合作的方式，延長培訓(xùn)時間，獲得豐富的教育資源，以此來優(yōu)化培訓(xùn)效果。此外，還可結(jié)合行業(yè)或工作的實際需求，開設(shè)專業(yè)化課程培訓(xùn)活動。

D.提升計算機技術(shù)運用人員綜合素養(yǎng)。現(xiàn)階段在計算機技術(shù)運用領(lǐng)域中，人員整體的綜合素質(zhì)參差不齊，軟件應(yīng)用技能的掌握程度也不盡一致。同時，一些從業(yè)人員甚至不具備計算機軟件應(yīng)用的基礎(chǔ)，以至于OA進(jìn)程在計算機技術(shù)中應(yīng)用嚴(yán)重滯后。為此，計算機技術(shù)運用人員須具備一定程度的理論知識和實踐技能，確保企事業(yè)單位內(nèi)部機房和辦公室均具有良好的運行環(huán)境，通過設(shè)置防火墻和及時修補漏洞等方式，不斷提升計算機運行的安全性和穩(wěn)定性。

E.不斷提升計算機技術(shù)支持的專業(yè)性。為加快OA進(jìn)程，計算機技術(shù)應(yīng)用人員須增強自主學(xué)習(xí)能力，不但要懂得如何正確操作計算機，還應(yīng)熟練掌握各類計算機的應(yīng)用性能，如熟悉Windows系列操作系統(tǒng)和office辦公軟件的應(yīng)用，常規(guī)軟件的安裝、啟動和使用、查殺并防治計算機病毒等。同時，辦公人員還應(yīng)掌握基本的計算機故障檢修維護(hù)能力，定期進(jìn)行機箱、主板設(shè)備插口的清潔工作，檢查電源等硬件設(shè)備是否能良好運行，發(fā)現(xiàn)異常要及時處理。

4 結(jié)語

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，各企事業(yè)單位的辦公事務(wù)日趨復(fù)雜化，亟待處理的信息數(shù)據(jù)與日俱增。在此形勢下，基于計算機技術(shù)的OA應(yīng)運而生，其在數(shù)據(jù)資料的處理、多媒體技術(shù)的應(yīng)用等方面均發(fā)揮重要作用，在辦公人員工作效率和質(zhì)量的提升上也起著重要作用。新時期，企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和決策層應(yīng)對OA中的計算機技術(shù)予以足夠重視，樹立正確理念，順應(yīng)現(xiàn)代化辦公的發(fā)展趨勢，加強對優(yōu)秀計算機技術(shù)運用人才的培養(yǎng)，構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的計算機技術(shù)外部應(yīng)用條件，建立并完善相關(guān)管理制度，只有這樣，才能更好地發(fā)揮其應(yīng)用價值并推動其獲得長遠(yuǎn)的發(fā)展。今后，有關(guān)該課題的研究仍需不斷跟進(jìn)，為全面推動辦公自動化提供科學(xué)依據(jù)。

[1] 呂靜.計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用[J].東方企業(yè)文化，2012，20(01):22-23.

[2] 魏宏玲.辦公自動化中的計算機技術(shù)應(yīng)用[J].赤峰學(xué)院學(xué)報，2012，12(22):28-29.

[3] 陳長全.關(guān)于辦公自動化中計算機技術(shù)應(yīng)用研究[J].科技與企業(yè)，2015，13(04):68-69.

[4] 柴寶芹.計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用[J].Oriental Enterprise Culture，2012，(20):57-58.

[5] 張諾瑤.基于Lotus Domino/Notes的工作流技術(shù)在辦公自動化系統(tǒng)中的應(yīng)用研究[J].計算機光盤軟件與應(yīng)用，2012，(04):87-88.

[6] 王祥瑞.計算機多功能技術(shù)在辦公自動化實際工作中的應(yīng)用研究[J].科技傳播，2014,(10):139-140.

[7] 胡勇，沈宏平.基于計算機信息傳輸技術(shù)的辦公自動化研究[J].計算機光盤軟件與應(yīng)用，2014，(07):123-124.

Research on the application of computer technology in office automation

LI Bai-yang

(Organization Department Office of CPC Heilongjiang Provincial Committee, Harbin 150001, China)

The application of computer technology in OA system is discussed. At the same time, the application strategy of computer technology in OA system is put forward, which provides scientific basis for comprehensively promoting office automation.

Office automation; Computer technology; OA system; Application

2016-11-28

李柏洋(1986-)，男。

TP317.1

B

1674-8646(2017)02-0028-02