簡化流程，建立信息化考勤模式

考勤管理是現(xiàn)代醫(yī)院人力資源管理的重要內(nèi)容，是醫(yī)院對(duì)員工出勤情況進(jìn)行日常管理的一種管理制度，其統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果可作為評(píng)估人力資源隊(duì)伍狀況的重要依據(jù)，也為員工績效考核、年度考核以及職稱職務(wù)晉升等提供重要依據(jù)。本文以溫州市人民醫(yī)院（以下簡稱W醫(yī)院）為例，解讀當(dāng)前醫(yī)院考勤現(xiàn)狀，針對(duì)考勤中的問題，提出解決對(duì)策。

當(dāng)前考勤管理模式

●考勤管理機(jī)構(gòu)設(shè)置

W醫(yī)院人事科設(shè)置專職考勤管理人員，負(fù)責(zé)全院考勤登記審核。其他科室考勤由各科主任、護(hù)士長或另設(shè)兼職考勤人員負(fù)責(zé)，每月如實(shí)申報(bào)科室考勤情況。職工個(gè)人對(duì)自己出勤情況負(fù)責(zé)，病假、產(chǎn)假、事假等各種類型請(qǐng)/銷假、進(jìn)修、下鄉(xiāng)、短期出差等流程通過內(nèi)網(wǎng)OA辦公平臺(tái)各申報(bào)系統(tǒng)流轉(zhuǎn)審批。

●考勤管理內(nèi)容方式

考勤管理內(nèi)容：包括科內(nèi)人員出勤是否全勤、各類假期的起始時(shí)間，進(jìn)修、下鄉(xiāng)、節(jié)日加班時(shí)間、累計(jì)假、年休剩余、護(hù)士夜班補(bǔ)貼、護(hù)理津貼、夜餐費(fèi)等。

考勤管理方式：主要以內(nèi)網(wǎng)OA辦公平臺(tái)—人事科—考勤綜合表實(shí)現(xiàn)，可通過臺(tái)式電腦或者釘釘?shù)仁侄芜M(jìn)行流程運(yùn)轉(zhuǎn)。人事科每月月末定期導(dǎo)出全院考勤表，與職工個(gè)人請(qǐng)/銷假等申報(bào)系統(tǒng)信息進(jìn)行核對(duì)，為各類績效發(fā)放提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

在考勤管理信息化平臺(tái)實(shí)踐

W院為市級(jí)綜合性三級(jí)甲等醫(yī)院，含兩院區(qū)一中心，即信河院區(qū)、婁橋院區(qū)與市體檢中心，截至2023年9月在崗職工2715人，床位數(shù)1500張。院區(qū)多、科室多、人員多，且不同臨床崗位排班制度相差甚遠(yuǎn)，彈性排班制度給考勤管理帶來很大的挑戰(zhàn)，以上醫(yī)院的工作特點(diǎn)決定了醫(yī)院考勤管理的難度和復(fù)雜性。

未分院區(qū)前，該院區(qū)采用紙質(zhì)+內(nèi)網(wǎng)郵箱相結(jié)合的方式申報(bào)月考勤，科室先發(fā)送電子版月考勤、加班費(fèi)、各類津貼等發(fā)送至人事科郵箱，再打印相關(guān)紙質(zhì)版材料，科室負(fù)責(zé)人簽字、蓋科室公章送人事科留底備查，流程費(fèi)時(shí)、費(fèi)力、費(fèi)材料，基于當(dāng)時(shí)院區(qū)小，科室數(shù)少，工作量尚可以接受。

2017年11月，W院婁橋院區(qū)、市體檢中心陸續(xù)擴(kuò)遷完成，科室數(shù)翻倍、在崗職工數(shù)激增，原先的紙質(zhì)+內(nèi)網(wǎng)郵箱考勤模式不再適應(yīng)醫(yī)院高質(zhì)量需求，基于此，醫(yī)院嘗試修改考勤模板，取消紙質(zhì)模板報(bào)送人事科，兩院區(qū)一中心統(tǒng)一內(nèi)網(wǎng)電子郵箱申報(bào)考勤，在一定程度上提高了工作效率、減少了紙張浪費(fèi)。

隨著醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)OA辦公平臺(tái)的完善， 2021年5月W院嘗試取消電子郵箱申報(bào)月考勤模式，各科室需按月上報(bào)的績效發(fā)放流程，如月考勤表、各類加班費(fèi)及津貼等統(tǒng)一整合在一個(gè)平臺(tái)進(jìn)行一站式申報(bào)，這在一定程度上加強(qiáng)了個(gè)人信息的保密性、系統(tǒng)的穩(wěn)定性，以及流程的簡便性。

2023年8月起至今，醫(yī)院著手升級(jí)人事軟件服務(wù)器系統(tǒng)，項(xiàng)目實(shí)施模塊包括：組織機(jī)構(gòu)、員工管理、人事異動(dòng)、排班系統(tǒng)、薪資管理、移動(dòng)自助、接口等。首先，新的人事管理系統(tǒng)需求建設(shè)包含開發(fā)設(shè)計(jì)全院統(tǒng)一的排班系統(tǒng)、將內(nèi)網(wǎng)OA請(qǐng)/銷假、進(jìn)修、下鄉(xiāng)等申報(bào)流程一并納入醫(yī)院考勤管理系統(tǒng)。其次，探索將考勤管理系統(tǒng)與人事管理信息化建設(shè)有效結(jié)合。最后，各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)直接聯(lián)網(wǎng)自動(dòng)提取，實(shí)現(xiàn)人事管理全流程信息化、一體化管理，減少人力成本，實(shí)現(xiàn)全院人事數(shù)據(jù)的及時(shí)性、共享性、統(tǒng)一性、穩(wěn)定性等。

升級(jí)前考勤管理存在的問題

●考勤管理信息化建設(shè)不完善

考勤管理信息化建設(shè)處于探索階段，雖然具備一定的信息化思維，能夠借助內(nèi)網(wǎng)OA辦公平臺(tái)進(jìn)行各臨床科室月考勤表申報(bào)，但是尚未形成一體化的考勤管理信息系統(tǒng)。未跟內(nèi)網(wǎng)OA其他人事管理系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，包括職工請(qǐng)假銷假系統(tǒng)、外出進(jìn)修申請(qǐng)、下鄉(xiāng)申請(qǐng)等系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)。各科考勤人員仍是采用人工核對(duì)、手動(dòng)輸入考勤模板，僅僅是采用了內(nèi)網(wǎng)OA辦公平臺(tái)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一格式導(dǎo)入功能，考勤誤報(bào)、漏保時(shí)有發(fā)生，且考勤信息滯后，信息化程度有待完善。

●考勤催辦形式單一，落實(shí)不力或緩慢。

醫(yī)院考勤管理工作涉及面廣、考勤結(jié)果關(guān)系員工的切身利益，大部分科室僅靠考勤員個(gè)人自覺來申報(bào)考勤，對(duì)于未及時(shí)申報(bào)或未申報(bào)科室，人事科專職考勤人員通過釘釘、微信、電話等形式進(jìn)行全院催辦略顯單一，催辦效率低下，反饋慢，缺乏有針對(duì)性的催辦手段，致使考勤收集工作進(jìn)行緩慢、時(shí)效性低。

●考勤員對(duì)考勤力不從心

科室內(nèi)考勤由科室自行管理，該院80%以上考勤員為肩負(fù)有行政職務(wù)的科室主任或護(hù)士長，本身行政、臨床工作繁忙，對(duì)月考勤上報(bào)工作力不從心、不予以重視，甚至有臨床科室產(chǎn)生反感情緒，敷衍了事，即便最后上報(bào)，也是反復(fù)修改，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門每月全院績效核算工作經(jīng)常返工，內(nèi)耗嚴(yán)重。

●考勤機(jī)制不健全

未建立有效的考勤管理體系，缺乏高效的考核評(píng)價(jià)機(jī)制。該院有建立中層干部季度目標(biāo)考核管理制度，對(duì)月考勤未及時(shí)上報(bào)或者未上報(bào)科室，按月扣0.2分，一季度0.6分扣分封頂，與所在科室人員發(fā)現(xiàn)遲到一次扣0.2分同等分值，分值偏低，未發(fā)揮其應(yīng)有的激勵(lì)懲罰導(dǎo)向作用。

升級(jí)后醫(yī)院考勤信息化平臺(tái)

●建立多信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)下的考勤管理體系

一是建立基于排班系統(tǒng)的考勤管理系統(tǒng)。收集整合全院排班情況，規(guī)范班次，精細(xì)化排班，將排班納入考勤管理系統(tǒng)，每月初當(dāng)科室完成排班時(shí)，意味著該科室月考勤已初步形成，醫(yī)院各相關(guān)職能科室便可通過考勤管理系統(tǒng)，結(jié)合科室實(shí)際到崗情況核對(duì)人員出勤情況，有利于進(jìn)一步加強(qiáng)勞動(dòng)紀(jì)律管理，提高全院考勤管理工作的質(zhì)效。

二是將職工請(qǐng)/銷假、外出進(jìn)修、下鄉(xiāng)等申請(qǐng)系統(tǒng)整合進(jìn)考勤管理系統(tǒng)。職工發(fā)起休假申請(qǐng)，休假相關(guān)數(shù)據(jù)（休假類型、起始時(shí)間等）直接在考勤管理系統(tǒng)中體現(xiàn)并實(shí)時(shí)更新，科室考勤人員只需根據(jù)實(shí)際休假情況進(jìn)行核對(duì)并最終確認(rèn)即可，無須多平臺(tái)查找數(shù)據(jù)并手工進(jìn)行填報(bào)，有利于節(jié)省各考勤人員時(shí)間成本，提高科室考勤管理準(zhǔn)確性。

三是考勤管理系統(tǒng)對(duì)接人事軟件系統(tǒng)。各科室人員調(diào)動(dòng)、出勤情況能實(shí)時(shí)在人事軟件中體現(xiàn)，使得各科室人員信息與人事軟件人員信息相一致，保證人員數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性、準(zhǔn)確性、共享性，有利于醫(yī)院人事決策的進(jìn)行。

●考勤管理設(shè)置定期提醒功能，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)跟蹤督辦

設(shè)置考勤提醒督辦功能，每月底25日上午8點(diǎn)通過釘釘平臺(tái)向各臨床科室考勤員發(fā)送考勤申報(bào)提醒信息，考勤員需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成考勤申報(bào)，考勤管理系統(tǒng)已設(shè)置考勤員及科室審核人員所對(duì)應(yīng)工號(hào)，次月5日上午8點(diǎn)人事科如仍未收到該工號(hào)所對(duì)應(yīng)考勤表，系統(tǒng)將從6日起每天上午8點(diǎn)向考勤員及科室審核人員（一般為科室負(fù)責(zé)人）發(fā)送考勤催報(bào)信息，并告知其將會(huì)產(chǎn)生的不良后果，直至考勤表成功申報(bào)提交為止。這樣有利于減少人工督辦成本，提高管理效能。

●加強(qiáng)宣傳激勵(lì)培訓(xùn)，重視考勤管理

考勤管理關(guān)系員工績效考核、年度考核以及職稱職務(wù)晉升等，而考勤員是考勤管理的重要督導(dǎo)者、守門人，因此對(duì)考勤員定期進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)考勤隊(duì)伍建設(shè)，是考勤管理重要的一環(huán)。

W院創(chuàng)建考勤管理工作群，吸納全院考勤員，將新的考勤管理辦法及其流程、系統(tǒng)新開發(fā)的功能操作方法整合成電子版信息發(fā)送群文件共享，“一對(duì)一”答疑解惑考勤相關(guān)問題。對(duì)科室新更換的考勤員，確保新舊人員間的工作交接，并對(duì)新考勤員進(jìn)行培訓(xùn)，使科室工作有條不紊地進(jìn)行。

W院每季度對(duì)考勤員和審核員進(jìn)行績效考核，形成壓力傳導(dǎo)，對(duì)于季度內(nèi)能定期準(zhǔn)確發(fā)送考勤表，對(duì)考勤人員能給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)審核人員的中層干部季度目標(biāo)考核給予一定的正面激勵(lì)政策。對(duì)于逾期未發(fā)送考勤表科室，獎(jiǎng)金延期發(fā)放，并對(duì)審核人員中層干部季度目標(biāo)考核適當(dāng)拉大扣分值，在一定程度上激勵(lì)科室加強(qiáng)考勤管理。

[本文系溫州市科技局基金項(xiàng)目“溫州市級(jí)綜合性三級(jí)醫(yī)院新員工崗前培訓(xùn)現(xiàn)狀及效果評(píng)估”（S20170019）]

作者單位 溫州市人民醫(yī)院