煙草企業(yè)采購合同管理中的財(cái)務(wù)思考

玉海萍

摘要：合同作為煙草行業(yè)采購管理的重要載體，對明確采購雙方權(quán)利和義務(wù)關(guān)系，處理采購管理中的規(guī)范問題有著非同一般的意義。財(cái)務(wù)部門，作為資金管理的首要部門，是企業(yè)規(guī)范管理鏈條上的重要一環(huán)，需要介入采購的合同管理中，緊緊把握合同條款，控制資金支付進(jìn)度，發(fā)揮財(cái)務(wù)監(jiān)督職能，努力降低合同風(fēng)險(xiǎn)。要改變目前的合同管理現(xiàn)狀，最主要的就是要解決目前財(cái)務(wù)人員對合同介入程度較低的問題，不論是從合同管理流程還是財(cái)務(wù)人員自身意識和能力的提高方面都需要做出改變。要加大對合同條款的審核和執(zhí)行階段的監(jiān)督，增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員合同管理意識，將財(cái)務(wù)管理與合同管理緊密結(jié)合，促進(jìn)企業(yè)管理規(guī)范與經(jīng)濟(jì)效益的和諧統(tǒng)一。

關(guān)鍵詞：采購合同；財(cái)務(wù)管理；規(guī)范；效益

中圖分類號：F426.8 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）030-0000-02

采購管理，作為煙草日常管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，因?yàn)樯婕百Y金支出，長期以來一直是一個(gè)敏感的領(lǐng)域，受到各方的高度關(guān)注。為了防止各類采購問題的發(fā)生，各級煙草公司對采購部門也提出了很多要求來規(guī)范采購管理行為。然而有些工程項(xiàng)目受環(huán)境、時(shí)間的影響非常大，如果因?yàn)椴少彽囊?guī)范性問題影響了審批，延誤了項(xiàng)目執(zhí)行的良機(jī)，對整個(gè)項(xiàng)目將帶來毀滅性的影響。所以如何在采購管理中尋找切入點(diǎn)，既能滿足規(guī)范管理的要求，又能提高辦事的效率，可以說是一個(gè)兩難的命題。

合同，作為采購管理的重要載體，對處理規(guī)范和效益的矛盾有著非同一般的意義。采購的關(guān)系以合同的形式做出約定，采購的內(nèi)容和雙方的權(quán)利義務(wù)在合同中有明確的界定，采購的行為有了法律上的認(rèn)定和保護(hù)，采購的風(fēng)險(xiǎn)就可以降到最低，審批程序上也不會出現(xiàn)較大的波折。本文正是從加強(qiáng)合同管理角度出發(fā)，從合同起草，審核，資金支付的手續(xù)等方面入手，加大財(cái)務(wù)人員介入程度和范圍，發(fā)揮財(cái)務(wù)監(jiān)督職能，降低企業(yè)資金風(fēng)險(xiǎn)，更好的實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理規(guī)范與經(jīng)濟(jì)效益的統(tǒng)一。

一、采購合同管理中可能存在的問題

（一）財(cái)務(wù)人員接觸合同不全面，有可能面臨較高資金風(fēng)險(xiǎn)

在當(dāng)前的采購管理模式下，年度采購項(xiàng)目經(jīng)采購管理委員會審批通過后，由實(shí)施部門根據(jù)項(xiàng)目的要求和內(nèi)容尋找相應(yīng)供應(yīng)商。整個(gè)采購過程中，部分企業(yè)的業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)人員缺少溝通，財(cái)務(wù)人員只是根據(jù)經(jīng)辦人員的提報(bào)進(jìn)行相應(yīng)的付款，與合同沒有全面的接觸或者接觸有限。有可能出現(xiàn)合同簽訂后，項(xiàng)目未達(dá)到實(shí)際理想效果，但款項(xiàng)必須要按照合同條款進(jìn)行支付或者支付的對象與合同簽訂方不一致的情況，使企業(yè)面臨非常高的資金風(fēng)險(xiǎn)。

（二）資金籌劃不及時(shí)，有可能影響項(xiàng)目工期和質(zhì)量

對于某些特殊的合同項(xiàng)目，特別是工程項(xiàng)目，一般涉及的工期較長，金額較大。因有些單位合同管理意識淡薄，合同簽訂后沒有及時(shí)交給財(cái)務(wù)部門監(jiān)督執(zhí)行，所以財(cái)務(wù)部門沒有掌握項(xiàng)目的具體情況，有可能出現(xiàn)資金籌劃不及時(shí)，款項(xiàng)支付拖延的情況，嚴(yán)重的可能影響項(xiàng)目的工期和質(zhì)量。

（三）合同意愿不能真實(shí)表達(dá)，有可能影響企業(yè)相關(guān)方的判斷

目前大多數(shù)的采購項(xiàng)目，很多合同文本為固定模式，缺少對細(xì)節(jié)的補(bǔ)充和描述。采購單位因?yàn)槿藛T配備較少，業(yè)務(wù)能力欠缺，合同起草階段沒有進(jìn)行深入的研究等影響，不能對合同條款實(shí)施有效的把握，缺少有針對性的修改意見，所以合同不能完整的表達(dá)采購方的意愿。對于根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，記錄企業(yè)經(jīng)營管理活動的財(cái)務(wù)人員來說，不能真實(shí)準(zhǔn)確的反映企業(yè)的經(jīng)營狀況和實(shí)際處境，存在提供低質(zhì)量財(cái)務(wù)信息的風(fēng)險(xiǎn)。對于需要通過查看企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行決策的投資者和管理者來說，無疑會影響正確的判斷。

由此可以看出，合同作為企業(yè)采購活動的載體應(yīng)當(dāng)與財(cái)務(wù)管理密切結(jié)合。經(jīng)濟(jì)合同的簽訂和執(zhí)行，最終結(jié)果都要涉及財(cái)務(wù)部門，落實(shí)到資金的支付。所以，將財(cái)務(wù)管理納入合同管理，加大財(cái)務(wù)人員的介入程度和范圍，在一定程度上既能規(guī)范企業(yè)的成本支出，又能保證企業(yè)資金的合理使用，降低企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)。

二、如何在采購合同管理中加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理

（一）參與合同內(nèi)容的審核，減少財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

合同內(nèi)容是對雙方權(quán)利義務(wù)的約束，一般涉及款項(xiàng)的支付，貨物的交接等重要內(nèi)容。在目前的合同管理中應(yīng)加大財(cái)務(wù)人員對合同起草階段的介入程度，增加對合同的了解，加強(qiáng)對對方資信的評估，加大合同的審核力度，憑借財(cái)務(wù)人員的專業(yè)知識減少可能存在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。在合同內(nèi)容的起草中，財(cái)務(wù)人員需要關(guān)注的重點(diǎn)內(nèi)容有：合同的標(biāo)的是否符合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益；雙方是否有履行合同的能力；合同所涉及的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)是否計(jì)算準(zhǔn)確等。

在合同起草完畢后，還需要增加財(cái)務(wù)人員對全部合同條款的復(fù)審，初步評估合同是否涵蓋企業(yè)要處理的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，是否能達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)等。

（二）參與合同履行過程中的管理，提前做好資金規(guī)劃

履行與外單位的采購合同一般涉及到資金的支付和流動，對于一個(gè)重大的合同事項(xiàng)更有可能涉及大額資金的使用。按照煙草有關(guān)資金管理的相關(guān)規(guī)定，從資金的申請、使用、審批等方面均有嚴(yán)格的手續(xù)和流程。所以為了不影響合同的履行，財(cái)務(wù)部門需要對合同中有關(guān)資金的支付條件、支付時(shí)間等了然于心，才能有的放矢，提前打算，做好規(guī)劃，籌措資金，為合同的履行做好準(zhǔn)備。

（三）強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督的同時(shí)，對重大資金項(xiàng)目可以引入外部中介機(jī)構(gòu)

某些合同項(xiàng)目因?yàn)樯婕皩I(yè)內(nèi)容，資金額度較高，僅靠企業(yè)內(nèi)部的管理人員無法理解、審核合同的條款。支付合同款時(shí)也無法對項(xiàng)目是否達(dá)到合同的要求進(jìn)行評估，所以會影響資金支付的效率，項(xiàng)目的進(jìn)展。如果因?yàn)閷?xiàng)目不了解貿(mào)然支付資金，則有可能給企業(yè)帶來資金風(fēng)險(xiǎn)。對于這些較大型、特殊的項(xiàng)目可以考慮申請相關(guān)外部中介機(jī)構(gòu)的介入，明確機(jī)構(gòu)的責(zé)任。從合同的簽訂，到項(xiàng)目的執(zhí)行全過程跟進(jìn)，落實(shí)好每一環(huán)節(jié)的監(jiān)督管控，特別是涉及資金支付的環(huán)節(jié)，要與財(cái)務(wù)人員明確支付條件，明確第三方與財(cái)務(wù)人員的交接記錄，做好溝通，盡可能減少資金支付風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)企業(yè)資金安全。

（四）做好合同的登記備案，保存完整的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息

一份合同是對雙方某種經(jīng)濟(jì)行為的約定和約束，如果合同簽訂后外部客觀條件發(fā)生了變化，合同也需要進(jìn)行相應(yīng)的修改。對于涉及金額較大，項(xiàng)目執(zhí)行期較長的采購合同，可以建立合同專屬的項(xiàng)目臺帳，根據(jù)項(xiàng)目資料及付款申請及時(shí)更新項(xiàng)目臺帳，直至該項(xiàng)目順利驗(yàn)收，最后一筆款項(xiàng)支付完成。財(cái)務(wù)人員的跟蹤記錄，是對財(cái)務(wù)核算的有益補(bǔ)充，許多細(xì)節(jié)的信息可以直接從臺賬上獲取，特別是對于合同金額較大的項(xiàng)目，從臺帳記錄可以一目了然項(xiàng)目達(dá)到的階段和相應(yīng)的付款進(jìn)度，省卻了翻閱大量實(shí)物檔案的辛苦。同時(shí)，項(xiàng)目臺賬的建立將整個(gè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息保存連貫完整，形成一個(gè)全過程的閉環(huán)，對了解項(xiàng)目情況，評估項(xiàng)目效果將會直觀有效。

（五）增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的主動參與意識和業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)

在目前合同管理模式下，財(cái)務(wù)人員介入合同管理的范圍狹窄而且滯后。造成這種局面的原因主要有兩方面。一方面是合同歸口管理部門的原因，沒有認(rèn)識到財(cái)務(wù)管理在企業(yè)合同管理中的重要意義，擔(dān)心財(cái)務(wù)人員的介入會影響業(yè)務(wù)的開展。另一方面則是財(cái)務(wù)人員自身主動參與意識不強(qiáng)，業(yè)務(wù)知識掌握不夠，不能深入了解企業(yè)合同事務(wù)。所以從完善合同管理，加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督的角度，需要提高財(cái)務(wù)人員的主動參與意識和業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，特別是關(guān)于法律和風(fēng)險(xiǎn)能力的培養(yǎng)。當(dāng)財(cái)務(wù)人員掌握足夠豐富的業(yè)務(wù)知識，可以給合同管理部門提出建設(shè)性的合同意見時(shí)，合同管理部門才能重視財(cái)務(wù)人員的作用，才能真正促進(jìn)企業(yè)合同管理的規(guī)范有效。

三、結(jié)束語

在采購合同管理中加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，出發(fā)點(diǎn)是為了規(guī)范煙草企業(yè)的采購管理，從管理中找到經(jīng)濟(jì)效益增長點(diǎn)，促進(jìn)管理規(guī)范與效益增長的齊頭并進(jìn)。所以根據(jù)目前合同管理的現(xiàn)狀，要加強(qiáng)合同管理，控制合同風(fēng)險(xiǎn)，最重要的切入點(diǎn)就是在合同起草和履行階段，財(cái)務(wù)的及時(shí)介入，加深了解，全程跟進(jìn)，建立一個(gè)對合同事項(xiàng)全過程的項(xiàng)目臺賬。

采購管理作為企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，合同管理作為采購管理的重要載體，任何時(shí)候都缺不了財(cái)務(wù)管理的影子，合同管理最終都要落實(shí)到資金支付環(huán)節(jié)。財(cái)務(wù)管理和合同管理的最終目的都是為了保護(hù)企業(yè)的合法利益不受侵害，降低企業(yè)經(jīng)營過程中的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)，提高企業(yè)經(jīng)營管理的綜合效率。所以，要改變目前的合同管理現(xiàn)狀，最主要的就是先解決目前財(cái)務(wù)人員對合同介入程度較低的問題。財(cái)務(wù)人員在介入前，也需要提高自身對合同的法律風(fēng)險(xiǎn)意識的培養(yǎng)，結(jié)合自身的專業(yè)知識增強(qiáng)對合同條款的理解、把控能力，為更好的融入合同管理打下基礎(chǔ)。

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