學校檔案管理工作存在的問題及應對策略研究

初麗萍

【摘 要】檔案管理工作是一項比較系統以及復雜性的工作，對檔案進行妥善管理能有效地為工作提供參考依據，促進工作的順利進行，使得學校為社會提供更加全面的服務。所以，進行勞動人事與社會保障管理工作是當前十分重要的工作，但是，在實際工作過程中，勞動人事和社會保障檔案管理仍存在著一系列的問題。因此，本文將從勞動人事和社會保障檔案管理的現狀以及檔案管理的具體對策這兩個方面進行闡述，為當前的檔案管理工作提供有利的參考。

【關鍵詞】檔案管理；問題；思考

我國的社會經濟不斷發展，促使科學技術不斷進步，因此，新的技術的引入迫使當前的檔案管理工作做一定程度上的變革。在當前勞動人事和社會保障檔案管理工作中，存在著檔案管理意識薄弱、檔案管理分散等問題。所以，相關的檔案管理部門要重視檔案管理工作的有效開展，促使檔案管理工作更加規范與科學化。下文主要提出相關的檔案管理對策，期望能為檔案管理工作提供實際幫助。

一、檔案管理的現實狀況

（一）缺乏檔案管理意識

目前形勢下，各個事業單位的主要領導人忽視勞動人事與社會保障檔案管理的意識，并且尚未制定出完善的規章制度來規范檔案管理工作。所以，在開展檔案管理工作時，工作人員會將檔案材料等胡亂地對方，使得檔案材料不能及時有效地歸檔，使得檔案殘缺部分比較嚴重。在這種情況下，對事業單位等相關部門的公眾形象造成一定程度上的影響。

（二）檔案管理比較分散

目前對檔案的管理多由相關的職能部門進行分散管理，尚未形成對檔案進行統一管理的局面。所以，這在一定程度上影響了檔案的使用價值，檔案的保持價值也比較低，這就造成了檔案使用的惡性循環現象，影響了事業單位工作的正常進行，給當事人造成很多不良后果。

（三）檔案管理服務意識不強

同時，在當前檔案管理工作中還存在著較為嚴重的問題，相關的檔案管理人員不能對檔案進行及時歸檔，檔案信息不能及時到位，從而不能滿足閱讀者的需求，不能全面地掌握檔案信息。不能及時對檔案信息進行歸檔完全不符合當前社會經濟發展形勢下相關部門對檔案的需求。從而，不能根據實際情況提出更具權威的證明材料，造成檔案的利用價值低下，所以，相關的人事單位的服務功能越來越弱。

（四）對檔案的管理不夠完善

在檔案管理過程中，管理不夠完善。例如：沒有對大難材料進行及時地收集、傳遞以及歸檔，所以，使得檔案材料和內容都不夠完整，并且檔案的信息有所缺失。另一方面，即使已經對檔案進行及時歸檔了，但是收集的檔案材料也缺乏規范性，檔案的紙張與要求不符合，記載的內容與實際情況相違背，同時對檔案材料的審核不符合標準。另者，對檔案的管理沒有專門的地方，不具備通風、防潮、防霉以及防火等要求，將檔案材料進行隨意地堆放，市場出現檔案遺失的情況。

二、檔案管理的應對策略

（一）領導重視檔案管理工作，并落實到實處

想要促進檔案管理工作的順利進行，相關的領導人員需要重視檔案管理工作，進行有組織的靈丹，定期地對檔案工作進行研究，定期地進行監督、檢查以及指導，從而促進檔案管理工作順利規范地進行。在指導思想上，要樹立全局“一盤局”的思想，有計劃地建立起綜合檔案室，將分散的檔案聚集實現對檔案的統一管理，最后，加強相關人員的檔案管理的意識，促進其工作時將檔案管理任務落實到實處。

（二）對檔案管理人員的職責進行明確

檔案管理工作是一個比較系統性并復雜性的工作，事業單位的相關的檔案管理人員在進行檔案管理時要注重自身專業水平的提高，通過自學或者參加培訓等各種途徑，學習相關的檔案管理內容，熟悉檔案管理工作中的各個環節以及相應的要求，特別是對檔案材料的甄別和分類做到了如指掌。檔案管理工作同時是一項繁瑣以及枯燥的工作，檔案人員要提高管理工作的熱情，保持高度的責任感，在工作中采取正確的方法，提高自身的工作效率，順應社會發展的變化，對檔案管理工作的管理模式進行探索，從而利用新的檔案管理模式促進人事檔案管理工作的科學性和實用性，最終為社會的發展與進步提供更有效的人事資源。

（三）進行科學地檔案管理，促進規范管理

在進行檔案管理工作時，要加強與完善相關的檔案工作的基礎設施建設，使檔案的安全性得到切實地保障。在工作過程中，建立檔案管理的程序化制度，收集檔案時按照相應的程序進行收集，鑒別整理時做到規范化，在設施建設上做到標準化，形成規范地檔案管理制度，并嚴格地按照檔案管理制度進行管理，從而促進檔案管理工作的質量，使得人事勞動與社會保障檔案管理工作更加科學化、制度化和標準化。

（四）進行信息開發，提供全程服務

社會經濟的高速發展，信息技術已經影響到人們生活的方方面面，其中包括對檔案管理工作的影響。因此，在當前時代背景下，相關檔案管理部門要順應時代發展的潮流。充分地利用計算機、掃描儀等先進的現代化設備，建立起更加完善的人事勞動與社會保障檔案管理系統。利用檔案日常管理的軟件對檔案進行歸檔、檢索等，以便日常的傳閱與查詢，促進檔案管理工作的順利進行，使得檔案信息的實效性和真實性得到有效地保障。與此同時，要注意檔案的深度和廣度，為再就業、社會保障、干部任免等惠及民生的問題提供相應的服務，把“死”檔案變“活”，為社會提供更加有效的服務。

三、結語

總而言之，檔案管理工作是一項繁瑣以及系統的工作，在工作時檔案人員極易感覺到單調。但是檔案管理工作對于事業單位而言又是一項必不可少的重要工作。因此，相關的檔案管理部門領導要重視檔案管理，使管理工作落實到實處，明確檔案管理人員的工作職責，進行科學以及規范的歸檔，最后，要順應時代潮流，進行信息開發，建立檔案管理系統，從而提供全程地服務。最終促進勞動人事和社會保障檔案管理工作的順利進行。

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