檔案工作新起點

胡菡

時光飛逝，依稀記得兩年前本刊曾就海淀區檔案局（館）建設新館的情況進行專訪，如今，當年圖紙中的新館已坐落于海淀區溫泉路47號C座——海淀區北部文化中心西北角，成為該文化中心的重要組成部分。建成后的新檔案館究竟是什么樣，投入使用后的運行狀況如何，從老館到新館的搬遷過程中又有哪些不為人知的細節和經驗？帶著幾分期盼與好奇，記者于近日走訪了海淀區檔案館新館，就心中的疑問一探究竟。

位于海淀區溫泉鎮中心區的海淀區檔案館新館，并非是一座獨立建筑，而是與文化館、圖書館、溫泉中心共同構成了外觀形似鋼琴立面的海淀北部文化中心。按照設計方對這四個部分別賦予的“春、夏、秋、冬”的設計內涵，檔案館被定義為“冬藏”，以體現其館藏豐富的涵義。建成后的新館建筑面積為2.7萬余平方米，共9層，地上6層，地下3層，約占文化中心總面積的四分之一有余。

與原來位于繁華鬧市的老館相比，新館雖然地處偏僻，卻并未因此顯得冷清。這要歸功于該文化中心的定位和新館內舉辦的系列展覽。據海淀區檔案局（館）的同志介紹，“北部文化中心作為彌補海淀區北部文化空白的重點文化設施建設項目，自建成后經常舉辦各種文化活動，吸引了大量周邊居民。而檔案館新館落成后舉辦的大型系列展覽可謂其中的一大亮點。”

在新館一層展廳舉辦的系列展覽于2016年6月24日——新館落成啟用的當日，正式面向社會開放。它由“海淀印跡”“海淀特藏”“海淀文萃”三部分組成，展覽主題突出，內容豐富，表現形式多樣，將海淀區深厚的歷史文化底蘊與高科技發展軌跡等生動地表現出來，彰顯了海淀特色，吸引了大量訪客。據海淀區檔案局（館）的相關統計，開展至今已累計接待6517人次，特別是在新館運行初期，曾有日接待量突破190余人次的記錄。在記者參觀的當天，也有很多外單位的參觀團體或是個人參觀者在此觀展。在這寒風凜冽的隆冬時節，來來往往的參觀者們為新館增添了幾分人氣，時常營造出一股熱鬧的氣氛。

搬遷前期準備充分

作為北京市首家落成的區級檔案館，海淀區檔案館新館自2016年6月下旬正式開館以來，在試運行階段的運行狀況一直很平穩，不但成功舉辦了上述展覽，而且在提供查檔服務方面也很及時。新館能在使用初期如此正常、順利地運行，與海淀區檔案局（館）的同志們高效、安全、有序地完成搬遷任務密不可分。

談及新館的搬遷，海淀區檔案局（館）相關負責人感慨頗多，他認為做好搬遷的前期準備工作，是新館搬遷順利進行的首要前提。“在新館建設之初，搬家就被提到日程上來，今年5月份新館竣工后，搬家工作已進入到實質性操作階段。為了搬遷順利，我們在前期做了充足的準備工作”采訪中該負責人如是說。據介紹，今年9月上旬，海淀區檔案局（館）專門邀請國家、市檔案局（館）的專家和領導以及高校檔案保護專業的教授、學者為新館“把脈會診”，請他們就確保檔案入庫后的安全和新館功能用房的布局給予專業指導。專家們根據檔案“八防”的要求，分別就新館檔案庫房的溫濕度、燈光照明、消防、密集架、低溫消毒室、中央監控室以及庫區環境進行了實地考察、評估，并針對新館試運行期間發現的不足和隱患提出了建議。海淀區檔案局（館）對此十分重視，及時細化、完善了新館整體搬遷方案及應急預案，并對試運行階段出現的問題采取了切實可行的改進措施。據海淀區檔案局（館）相關負責人介紹，為使新館的檔案庫區達到“八防”要求，海淀區檔案局（館）及時為一層展廳及特藏室配備了除濕機，并在重點庫區、展覽大廳、特藏展室等處安設了40個溫濕度計。同時，在局（館）領導的親自協調下，責成有關部門向部分庫房投放了防蟲與防霉中草藥制劑，并對檔案庫區溫濕度儀器設備進行階段性調試，委托權威機構先后兩次對庫區和辦公區的甲醛、PM2.5、CO2等空氣質量要素進行檢測。此外，局（館）還根據測量數據的變化，有針對性地制定了若干應對措施，使庫房盡快達到檔案保管條件，為后續檔案實體的搬遷做好準備。

除了對新館庫房保管條件是否達標進行了充分論證外，海淀區檔案局（館）在主動爭取區政府領導重視、對員工進行思想動員和搬遷工作組織協調等方面的準備也很到位。他們較早地提交了“搬遷方案請示”并得到區委、區政府的批復，明確了完成搬遷的時間節點；隨后又根據時間進度，召開了搬遷工作全局動員會，做好思想動員和組織發動，使大家從思想上重視并樂意接受這項艱巨的任務；在搬遷工作組織協調方面，海淀區檔案局（館）提早制定了搬遷方案、應急預案，成立了搬遷領導小組、工作小組，提前兩周在老館門口張貼閉館通知并通過報紙、網絡、公眾微信號等多種方式公布了閉館時間和新館的查檔熱線，多次召開搬遷專題會討論具體細節，為搬遷工作的實施做好各方面的準備。

搬遷過程高效安全

從2016年10月28日到11月21日，海淀區檔案局（館）僅用了不到一個月的時間就完成了所有搬遷工作，期間采取了閉館措施，即11月7日至11月20日閉館兩周，搬運館藏實體和機房設備，11月21日恢復開館和查檔利用服務。說起搬家，對我們每個普通家庭而言都不是一件輕而易舉的事，更何況是一個檔案館！海淀區檔案局（館）能在如此短暫的時間內完成人員、設備和53萬余卷（件）館藏的搬遷，并且期間未發生過一次投訴、沒有耽誤日常接待工作、最大限度地保障了查檔利用服務不間斷，這些都與海淀區檔案局（館）領導的統籌安排、縝密布置和全體同志的上下一心、通力配合分不開。

新館搬遷工作進入實施階段后，各搬遷小組憑著極強的責任心和大局意識，采用科學有效的方法，使搬遷過程有條不紊、忙而不亂。根據搬遷領導小組的分工安排，管理科負責館藏實體的搬遷。由于館藏實體的搬運時間決定著閉館時間的長短，管理科的同志們為了盡量壓縮閉館時間，不影響查詢利用，提前將利用率較高的民生檔案全部數字化，以備原件打包封箱后仍可以查閱。另外，他們還制定了包括16個文件在內的“海淀區檔案館館藏檔案搬遷工作文件匯編”，用管理科科長的話說，“這16份文件就像一個鏈條，環環相扣，幾乎把檔案實體搬遷過程中可能遇到的各種問題都考慮到了”。如其中的《海淀區檔案館館藏庫房分布區與搬遷工作步驟》中就明確了新館庫房按照利用需求設置，搬遷過程中要根據檔案的重要程度和利用頻次決定搬運的先后順序；《專門檔案存放節數統計表》和《文書檔案存放節數統計表》則明確了不同門類檔案的數量，以便提前預留空間……不但有清晰的思路，在細節工作中管理科的同志們也做得很到位。例如，他們根據實物檔案和紙質檔案的不同特點分別做了箱面標識，在實物檔案的打包箱上注明“朝上”“易碎”“怕壓”等標簽，在紙質檔案打包箱上則注明起止檔案號，以便遇到突發查檔的情況也能順利找到。據海淀區檔案局（館）相關負責人介紹，閉館搬運期間確有兩次突發的查檔情況，查詢者因事情緊急堅持要求開箱調檔，由于箱面標識工作做得嚴謹、到位，管理科的同志很快就從上千個打包箱中找到了所需檔案，及時滿足了查詢者的要求。管理科的人員不多，共七名同志分成了兩撥，一撥在老館負責打包，另一撥負責押運和到新館后的上架工作，由于他們分工明確、配合默契，搬運過程中沒有間斷和停歇，僅用七天時間就完成了所有館藏實體的搬運和上架工作。

誠然，整個搬遷工作的順利進行不是單憑一個科室的努力，而是局（館）全體成員共同努力的結果。如負責機房和信息化設備搬遷的小組，他們為了使老館的查檔利用系統搬至新館后能順利使用，不僅在前期與各科室及新館的物業方、施工方充分溝通，不斷調整機房搬遷方案，后期還專門邀請了查檔利用系統的開發單位對軟硬件、服務器等進行跟蹤調試，并且在恢復開館的前一天，加班加點、放棄休息再次檢查，以確保開館后設備正常運行。又如，負責車輛調配、路線選擇和后勤保障的辦公室，在搬遷期間做到了搬家和接待工作兩不誤。負責接待查檔者的利用科，在搬遷工作啟動前一直堅守在老館的利用窗口，以保證查檔服務不間斷，直至閉館的前一天；搬到新館后面對最初每天上百人次的查檔高峰，利用科全員出動，以耐心、周到的服務使查詢者滿意而歸。再如，負責全程記錄搬遷過程的征集科，在搬遷過程中搜集、留存了大量文字材料和影像資料，并在海淀區檔案局（館）的公眾微信號上及時更新搬遷進展……正是由于這些科室的堅守、敬業，各司其職、通力配合，才保證了搬遷工作的順利進行。

除了各個搬遷工作小組的全力以赴，搬遷領導小組在保障檔案安全方面的努力也功不可沒。不但在搬遷工作啟動前與搬家公司簽訂了保密協議，而且在搬遷過程中也安排局（館）人員全程監督，即檔案“走”到哪，局（館）的同志就跟到哪，即使在電梯里、樓道里也有局（館）的工作人員監督搬家公司的工作，真正做到全程無死角、無盲區。恰如海淀區檔案局（館）局（館）長所言：“真是把這些檔案當個寶，把老百姓的事兒當事兒！”此外，局（館）領導還堅持在搬遷過程中每個階段的工作完成后召開階段性總結會，及時總結經驗、彌補不足，以使下一個階段的搬遷工作順利進行。

如果說新館的落成是海淀區檔案局（館）集體智慧的結晶，那么搬遷任務的圓滿完成則是全局（館）56名同志眾志成城、敬業守則、無私奉獻的生動寫照。

憧憬未來嶄新開始

“檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、電子文件備份中心、政府信息查閱中心”是對新型公共檔案館的功能定位。海淀區檔案館新館是否體現了“五位一體”功能，也是本刊此次采訪中較為關心的問題。對此，海淀區檔案局（館）局（館）長坦言：“新館會充分利用海淀區作為科技大區、文化大區的優勢，盡可能地運用高科技和現代化手段，利用豐厚的歷史和人文資源，在安全保管基地、愛教基地、利用服務中心等方面體現新館的優越性。”具體到新館未來的使用，海淀區檔案局（館）局（館）長有很多自己的思考。

在“檔案安全保管基地”方面，海淀區檔案局（館）局（館）長認為，“相比老館不足1000平方米的庫房面積，新館在硬件上已經有了很大改觀，現有庫房37間，庫區面積5800多平方米，硬件條件已經達標，今后將在技術保障層面上多下功夫。例如，我們聽取有關專家的建議，計劃建立一個智能化庫房管理系統，通過它將庫房的‘八防要求監控起來，使庫管員坐在辦公室內就能檢測到庫區溫濕度的變化及人員的進出情況，而不必親自去看，因為如此大的庫區面積靠人工抄錄監測數據，可能走上一天也不一定能全部做完。采用智能化管理不僅能提高效率，還可以利用它提供的實時監測數據做月分析和周分析，使我們及時掌握一段時間的庫區溫濕度變化，以便指導整個庫區內溫濕度的調節。如果這個智能化庫房能建起來，可以說新館真正運用了現代化的管理手段。”

在“愛國主義教育基地”方面，海淀區檔案局（館）計劃不斷推出新的展覽，充分發揮展覽作為中小學教育輔助課堂的作用。同時，局（館）還積極協助區教委的科研院所，探討如何把海淀歷史寫進中小學教材，以激發學生們學習、了解海淀歷史文化的興趣和知海淀、愛海淀的情懷，從而激勵這些象征著海淀未來的孩子們，長大后為海淀美好的明天努力奮斗。此外，局（館）還打算充分發揮新館面積寬裕的優勢，進一步豐富館藏，做到應收盡收，使館藏門類更加豐富，也為查詢利用者提供更多幫助，使公眾越發體會到檔案的價值、檔案的魅力。“當越來越多的人因檔案而受益、受教，那么檔案館作為愛教基地的功能自然也就凸顯了”采訪中海淀區檔案局（館）局（館）長由衷地說道。最后，局（館）長還提到了“冷工作熱處理”的工作思路，即把檔案館的工作搞活，進一步體現出檔案館的開放性。比如，局（館）每天都通過微信公眾號——“海淀檔案”宣傳、展示館藏，利用這種覆蓋面極廣的新媒體引起更多人對檔案館的關注，甚至使他們逐步成為豐富館藏的貢獻者，實現檔案館與利用者的雙贏；在新館內設立檔案沙龍，搜集各種有關檔案的資料，為員工業余學習提供方便。總之，在發揮愛教基地的功能方面，新館大有可為。

在“檔案利用中心”和“政府信息查閱中心”方面，新館的利用大廳以嶄新的面貌示人：功能齊全的設施設備，科學有序的區域分布，嚴謹規范的利用流程、溫馨舒適的查檔環境和高效優質的利用服務。未來，新館將繼續堅持“以人為本”的服務理念，致力于不斷創新服務手段，開拓服務渠道，延伸服務內容，積極探索新形勢下“讓信息跑起來，讓群眾少跑路”的服務模式。采訪中，海淀區檔案局（館）局（館）長談到了開辟手機APP查檔、查閱政府公開信息的設想，同時，提到局（館）目前正想方設法在市內繁華地段設立查詢點，如在位于雙榆樹的海淀區民政局婚姻登記大廳和位于西四環北路的海淀區政府辦行政利用大廳內分別設立查詢窗口，從而形成在海淀區北部、中部、南部都有查詢點，以方便全區的黨政機關和社會公眾利用、查詢檔案和政府公開的信息。另外，搬到新館后，海淀區檔案局（館）也打算在簡化檔案查詢審批程序、延長檔案館開放式時間等方面進行探索、嘗試，以期充分發揮檔案館作為公共文化資源的作用。

在電子文件備份中心方面，海淀區檔案局（館）也計劃采取更新機房設備，為重要檔案資料加電子標簽等手段，真正做到把電子文件“管”起來，而不僅僅是復制和拷貝。

2016年是“十三五”規劃的開局之年，亦是海淀區檔案館自1986年成立以來的30周年紀念。在這樣有紀念意義的年份中，海淀區檔案館新館的落成使用無疑成為獻禮之作，標志著海淀區檔案事業邁上了新臺階。誠如海淀區區長于軍所言：“（搬遷工作）是歷史性的節點”，搬到新館后的海淀區檔案局（館）已經站在了歷史轉折新起點上，讓我們祝愿它能以濃墨重彩的筆觸繪出檔案事業的美好藍圖！