圖書情報檔案信息一體化管理初探

闞晶

摘 要：隨著信息技術及互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，為圖書情報檔案管理工作帶去挑戰(zhàn)的同時，也帶去了新的發(fā)展途徑，圖書情報檔案管理工作一體化的進程己經(jīng)勢在必行。本文對圖書情報檔案信息一體化管理概述，探討了圖書情報檔案一體化管理的措施，以供參考。

關鍵詞：圖書情報檔案信息 一體化管理 實現(xiàn)途徑

圖書情報檔案信息一體化管理是當前充分利用信息技術進行信息管理的重要體現(xiàn)，是有效利用資源，進行資源優(yōu)化，提高信息資源利用效率的重要的途徑。雖然，目前我國的如數(shù)情報檔案信息一體化管理還處于初級階段，比較缺乏相應的管理經(jīng)驗。但是通過不斷地進行改進和優(yōu)化，一定能夠?qū)崿F(xiàn)圖書情報檔案信息的一體化管理。[1]

一、圖書情報檔案信息一體化管理概述

傳統(tǒng)的圖書情報檔案信息管理方式，工作量比較大，管理步驟非常復雜，再加上基本上是人工作業(yè)，管理效率非常低。要想綜合地利用信息，需要花費很長時間來進行信息的查找。在信息技術飛速的發(fā)展的當代社會，由于信息量非常大，信息的利用頻率也逐漸增大，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不再適應當前的社會發(fā)展需要。為了更好地進行信息管理，提高信息的檢索和利用效率，本文提出了進行圖書情報檔案信息一體化管理方式。

所謂圖書情報檔案信息一體化管理就是指圖書情報檔案等不同形式的信息資源按照一定的管理方法進行管理，以實現(xiàn)更高的利用價值，為社會發(fā)展提供更多的幫助。在當前信息與知識爆炸的時代，進行圖書情報檔案等信息的一體化管理是有效整合信息資源，進行綜合利用，產(chǎn)生集中優(yōu)勢的重要途徑。[2]

圖書情報檔案都是重要的信息資源，對于當前社會的發(fā)展具有重要的推動作用。其收集、整理、儲存的方式是基本相同的，這為實現(xiàn)信息一體化管理提供了基礎。當前的社會飛速發(fā)展，研發(fā)、營銷、管理等等都需要各個方面的數(shù)據(jù)作為支撐，進而做出正確的發(fā)展決策。因此，當前實現(xiàn)圖書情報檔案信息一體化管理具有十分重要的意義。[3]

二、圖書情報檔案一體化管理的措施

1.建立一體化信息服務軟硬件平臺

國家通過政策、法規(guī)、指導與調(diào)節(jié)；統(tǒng)籌協(xié)調(diào)改革發(fā)展圖書情報檔案管理體制，在行政單位區(qū)劃上，合并組建圖書情報檔案一體化管理的體系系統(tǒng)，從宏觀、中觀、微觀上真正實現(xiàn)信息資源的規(guī)范與合理配置，把信息資源共建共享事業(yè)引入良性循環(huán)軌道。正確理解圖書情報檔案一體化管理的內(nèi)涵，杜絕簡單的將三者合并、融合或改變它們之間的并列關系，而是將圖書情報檔案各自獨立的系統(tǒng)整合為一個相互聯(lián)系的統(tǒng)一整體，并在一體化實施過程中不斷尋找差異、發(fā)揮三者自身優(yōu)勢，打破圖書情報檔案之間的壁壘，依據(jù)圖書情報檔案各自對信息或文獻的采集、保存、加工、查詢服務的共性和規(guī)律及特點，增強各自的側(cè)重點，制定一體化管理操作規(guī)程，保證信息和文獻收集整理的和完整性、及時性，提高三者間的協(xié)調(diào)與合作；實現(xiàn)網(wǎng)絡環(huán)境下資源共享，為用戶提供集成的一站式服務。

2.加強現(xiàn)代化基礎設施建設

計算機、縮微、網(wǎng)絡通訊和多媒體技術的是實現(xiàn)圖書情報檔案一體化管理過程中的最基本的技術保證。建立以上述技術應用為核心的圖書情報檔案一體化信息服務平臺，為信息資源共享創(chuàng)造條件，并確保圖書情報檔案一體化管理技術暢通，服務集中、高效、高速效能。避免目前圖書情報檔案資料的重復處理、重復數(shù)字化、重復開發(fā)管理系統(tǒng)軟件等造成的人、財、物等浪費。

執(zhí)行圖書情報檔案一體化管理的目標是實現(xiàn)文獻工作技術的現(xiàn)代化。隨著各類文獻和信息數(shù)量的劇增，傳統(tǒng)的文本文獻的收藏和查閱方式無法滿足公眾對公共信息的需求，且圖書情報檔案部門也難以分撒承擔巨大的經(jīng)費支出，迫切需要采用光學縮微等高科技技術，實現(xiàn)圖書情報檔案資料實體的貯存，采用聲像技術實現(xiàn)圖書情報檔案資料的視聽化；利用計算機與網(wǎng)絡技術實現(xiàn)圖書情報檔案信息的輸入、組織、檢索、統(tǒng)計和管理服務自動化。

3.統(tǒng)一規(guī)范一體化管理

圖書情報檔案信息的標準化是一體化管理工作的基礎，沒有統(tǒng)一的信息處理、查詢、處理行業(yè)規(guī)范或標準，一體化網(wǎng)絡管理系統(tǒng)是不可能的實現(xiàn)的，因此，在信息的著錄、標引、分類、檢索以及計算機通訊設備的通用性等方面都應有規(guī)范的行業(yè)標準。在標準中不僅要考慮其圖書情報檔案特點和個性，同時更應考慮一體化管理的實用性和共同性以及資源共享和現(xiàn)代化手段的實現(xiàn)。加強網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)庫的建設，實現(xiàn)統(tǒng)一遵從行業(yè)標準件規(guī)范的一體化管理網(wǎng)絡平臺。

4.建立適應科學技術和社會發(fā)展的保密機制

在信息化條件下，重新審視我們的保密觀念、保密制度和保密辦法，建立適應科學技術和社會發(fā)展的保密機制，加強對機密信息保護的格式和約束性規(guī)范，引進高科技技術上的自動審核功能，防止保密信息的泄漏和侵犯。

5.引進優(yōu)秀人才，加快培養(yǎng)復合型人才

雖然圖書情報檔案機構在人才競爭方面沒有突出的優(yōu)勢，但他們在人才的使用上有著人盡其才、物盡其用的傳統(tǒng)理念；在寬松的人才管理環(huán)境和合理的人才激勵機制下，充分發(fā)揮個人技能的特色。引進人才必須考慮其服務或工作觀念、能力、知識結(jié)構、技能水平與工作環(huán)境相適應，保證引進的人能留得住、用得上，同時培養(yǎng)和提升現(xiàn)有人員的工作技能，把造就復合型人才放在重要位置，最大限度的從內(nèi)部挖掘人才資源。

6.強化服務意識轉(zhuǎn)變服務觀念

在市場經(jīng)濟條件下，人們的思維方式和獲取知識信息的方法都發(fā)生了變化，圖書情報檔案信息已成為企業(yè)競爭能力的重要力量；領導決策的重要依據(jù)；科研工作的重要組成和智力開發(fā)的重要途徑。新時期的圖書情報檔案服務工作必須適應時代的需求，轉(zhuǎn)變服務觀念，強化服務意識，樹立創(chuàng)造性、開放性、平等性服務的新思想、新理念，以開放的姿態(tài)迎接新時期的讀者，提升服務效能。

總之，圖書情報檔案信息一體化管理是信息化社會科學研究與社會發(fā)展的趨勢，三館合并有利于統(tǒng)籌各種信息內(nèi)容，優(yōu)化人力資源，建設專業(yè)管理團隊，從而提高信息的利用率與傳播率。

參考文獻

[1]王琦.對圖書情報檔案一體化管理的思考[J].管理科學，2013（27）.

[2]李秋.圖書情報檔案一體化信息管理的新趨勢[J].農(nóng)業(yè)圖書學刊，2012（03）.

[3]程江. 信息時代的圖書情報工作[J]. 生產(chǎn)力研究，2014（04）