郵件合并在畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)管理中的應(yīng)用研究

岳慶英

（桂林電子科技大學(xué)信息科技學(xué)院，桂林541004）

郵件合并在畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)管理中的應(yīng)用研究

岳慶英

（桂林電子科技大學(xué)信息科技學(xué)院，桂林541004）

畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)管理是高校教學(xué)管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，針對(duì)傳統(tǒng)的畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)總評(píng)表制作方法存在耗時(shí)費(fèi)力和容易出錯(cuò)等問題，通過分析畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)管理的現(xiàn)狀以及Word的郵件合并功能，然后將其運(yùn)用于大學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)管理中，并對(duì)其實(shí)現(xiàn)方法和步驟進(jìn)行實(shí)驗(yàn)驗(yàn)證。實(shí)踐結(jié)果表明，該方法可行，可以大大地提高工作效率，對(duì)大學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)管理具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的實(shí)用意義。

郵件合并；畢業(yè)設(shè)計(jì)；成績(jī)管理；成績(jī)總評(píng)表

0 引言

當(dāng)今時(shí)代，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)的普及，人們生活和工作的各個(gè)領(lǐng)域都離不開具有強(qiáng)大功能的計(jì)算機(jī)。畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)管理作為高校教學(xué)管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，這項(xiàng)工作也早已離不開計(jì)算機(jī)的支持。但很多的管理者仍然只會(huì)使用一些簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)操作方法來管理畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)，而這些方法需要做大量的重復(fù)性勞動(dòng)，不但耗時(shí)、費(fèi)力，而且容易出錯(cuò)，是否存在一種簡(jiǎn)單快捷的方法呢？答案是肯定的，通過使用Word的郵件合并功能，就可以讓耗時(shí)費(fèi)力的畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)管理工作變得輕松而快捷，從而大大地提高工作效率。

1 畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)管理現(xiàn)狀

畢業(yè)設(shè)計(jì)是高校教學(xué)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是一個(gè)總結(jié)性的實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)，它要求學(xué)生在畢業(yè)之前綜合運(yùn)用整個(gè)大學(xué)期間所學(xué)到的理論知識(shí)和實(shí)驗(yàn)技能等知識(shí)來完成一個(gè)全面而系統(tǒng)的小項(xiàng)目或課題。因此，畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)?cè)谝欢ǔ潭壬峡梢灾苯臃从吵鲆幻厴I(yè)生的專業(yè)知識(shí)水平。正因?yàn)楫厴I(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)有著如此重要的評(píng)價(jià)作用，所以其管理工作也就變得極其重要。由于學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)考核的內(nèi)容涉及面很廣，既要考核論文的質(zhì)量，也要考核作品的質(zhì)量和答辯的效果，所以學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)也不能由一個(gè)教師來評(píng)定，而應(yīng)由多個(gè)教師從多個(gè)方面來評(píng)定。一般來說學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)由三個(gè)方面組成：第一，指導(dǎo)教師根據(jù)學(xué)生的論文和作品質(zhì)量，并結(jié)合學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)期間的日常表現(xiàn)情況，根據(jù)指導(dǎo)教師評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)評(píng)定一個(gè)成績(jī)；第二，由論文盲審教師根據(jù)論文盲審評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)對(duì)學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)論文評(píng)定一個(gè)成績(jī)；第三，由數(shù)名教師組成畢業(yè)設(shè)計(jì)答辯小組，根據(jù)學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)任務(wù)書中規(guī)定的任務(wù)性能指標(biāo)要求，對(duì)學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)作品進(jìn)行驗(yàn)收和答辯，并根據(jù)學(xué)生的答辯和驗(yàn)收效果評(píng)定一個(gè)成績(jī)。最后把這三個(gè)方面的成績(jī)匯總到教學(xué)秘書處，由教學(xué)秘書按照預(yù)先制定好的比例進(jìn)行計(jì)算，才能得出學(xué)生最終的畢業(yè)設(shè)計(jì)總評(píng)成績(jī)。

鑒于畢業(yè)設(shè)計(jì)的重要性，學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)過程中所產(chǎn)生的所有文檔資料包括任務(wù)書、開題報(bào)告、中期檢查表、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）說明書、成績(jī)表等都要求進(jìn)行畢業(yè)設(shè)計(jì)歸檔，并進(jìn)行長(zhǎng)期保存。作為畢業(yè)設(shè)計(jì)檔案資料的一部分，畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)表由四份表格共同組成，即指導(dǎo)教師評(píng)價(jià)表、論文評(píng)閱教師評(píng)價(jià)表、答辯記錄及評(píng)價(jià)表和畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)總評(píng)表。前三份表格分別由指導(dǎo)教師、論文評(píng)閱教師、答辯秘書填寫。由于他們每人所管的學(xué)生人數(shù)有限，所以各自填寫起來不太費(fèi)時(shí)。而畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)總評(píng)表則由教學(xué)秘書一人統(tǒng)一填寫制作，教學(xué)秘書首先要收集前三份表格，匯總各方面成績(jī)并計(jì)算出總評(píng)成績(jī)，然后再填寫畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)總評(píng)表。畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)總評(píng)表上需要將每個(gè)學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)題目信息、學(xué)生個(gè)人信息、三個(gè)方面的成績(jī)和最終評(píng)定的總評(píng)成績(jī)等信息全部羅列清楚。由于學(xué)生人數(shù)眾多，每年畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)總評(píng)表的填寫和檢查工作都要耗費(fèi)教學(xué)秘書大量的時(shí)間。

2 郵件合并功能概述

“郵件合并”這個(gè)名稱最初是在批量處理郵件文檔時(shí)提出的，它是Microsoft Office Word的高級(jí)應(yīng)用，具體地說，就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料數(shù)據(jù)源（如Excel表、Access數(shù)據(jù)表等），從而批量生成需要的郵件文檔[1]。

對(duì)于一些簡(jiǎn)單而重復(fù)性很大的工作，如能巧妙地使用郵件合并功能，就可以讓工作人員以超高的效率輕松快捷且準(zhǔn)確地完成它，從而避免了因簡(jiǎn)單而重復(fù)地操作所引起的人工失誤和時(shí)間浪費(fèi)，大大地提高人們的工作效率。但是，雖然郵件合并是現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中一項(xiàng)非常實(shí)用的技術(shù)，可仍有許多人并不了解它，更不懂得如何運(yùn)用它，即使是高等院校的教師和學(xué)生，若非計(jì)算機(jī)專業(yè)，他們所接觸到的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)也未必涉及到如郵件合并這樣的高級(jí)應(yīng)用[2]。

3 郵件合并批量制作畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)總評(píng)表

3.1 主文檔的設(shè)計(jì)

由于畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)是由指導(dǎo)教師評(píng)分、論文評(píng)閱教師評(píng)分和畢業(yè)設(shè)計(jì)驗(yàn)收答辯小組評(píng)分共三個(gè)方面的評(píng)分按照預(yù)先制定好的比例進(jìn)行計(jì)算而成，所以在設(shè)計(jì)畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)總評(píng)表時(shí)，就要注意將以上三方面的原始分?jǐn)?shù)和按比例換算之后的分?jǐn)?shù)都羅列上去，同時(shí)還要列出學(xué)生的姓名、學(xué)號(hào)、專業(yè)，以及畢業(yè)設(shè)計(jì)的題目等信息?？傊?，需要設(shè)計(jì)出一張能夠反映學(xué)生個(gè)人信息和畢業(yè)設(shè)計(jì)全部考核成績(jī)情況的成績(jī)總評(píng)表。雖然畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)總評(píng)表中的文字內(nèi)容不多，但它需要?dú)w入檔案長(zhǎng)期保存，為了讓它能和配套的指導(dǎo)教師評(píng)價(jià)表、論文評(píng)閱教師評(píng)價(jià)表和答辯記錄及評(píng)價(jià)表一樣都是一頁(yè)A4紙的大小，兼顧版面的整齊美觀，可以打開Word文檔，對(duì)畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)總評(píng)表的頁(yè)邊距進(jìn)行設(shè)置，然后繪制畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)總評(píng)表，使它剛好占用一頁(yè)A4紙的大小，如表1所示。

表1 本科畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）成績(jī)總評(píng)表

在表1中，表格已填寫的內(nèi)容就是每一份畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)總評(píng)表固有的內(nèi)容，而表格中空缺的地方則是需要按照每一個(gè)學(xué)生的具體信息來填寫的變動(dòng)內(nèi)容。如果以傳統(tǒng)的復(fù)制、粘貼的方式來填寫這個(gè)表格，一個(gè)人利用一個(gè)星期的工作時(shí)間也只能做出200～300個(gè)學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)總評(píng)表，而且很可能因?yàn)橹貜?fù)性的操作而使操作者眼花造成一些錯(cuò)誤。為了避免出錯(cuò)，又需要花費(fèi)操作者大量的時(shí)間來進(jìn)行校對(duì)。而如果使用Word軟件的郵件合并功能，則可讓操作者避免上述大量重復(fù)的勞動(dòng)，大大提高工作效率，減少時(shí)間耗費(fèi)，而且只要數(shù)據(jù)源無誤，那么批量制作出來的畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)總評(píng)表就不會(huì)出錯(cuò)。因此，操作者首先要在Word中設(shè)計(jì)出如表1所示的表格，作為主文檔儲(chǔ)存起來。

3.2 建立數(shù)據(jù)源

建立數(shù)據(jù)源，就是建立一個(gè)包含所需應(yīng)用的相關(guān)字段和記錄內(nèi)容的數(shù)據(jù)記錄表，這個(gè)數(shù)據(jù)源既可以是Excel表又可以是Access數(shù)據(jù)表?？紤]到通用性和實(shí)用性，數(shù)據(jù)源文件最好是利用現(xiàn)有的文件，并對(duì)該文件進(jìn)行格式的和內(nèi)容的排列，使它能夠滿足畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)總評(píng)表進(jìn)行郵件合并所需要的內(nèi)容。在收到畢業(yè)設(shè)計(jì)指導(dǎo)教師評(píng)價(jià)表、論文評(píng)閱教師評(píng)價(jià)表和答辯記錄及評(píng)價(jià)表之后，教學(xué)秘書一般要先制作一個(gè)畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)匯總表，這個(gè)表格中包含學(xué)生的姓名、學(xué)號(hào)、指導(dǎo)教師姓名、畢業(yè)設(shè)計(jì)題目名稱和畢業(yè)設(shè)計(jì)各個(gè)部分的成績(jī)等信息。教學(xué)秘書可以對(duì)這個(gè)表格進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，然后建立數(shù)據(jù)源文件。下面以Excel為例，建立畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)的數(shù)據(jù)源文件，其內(nèi)容如圖1所示。

在圖1中，畢業(yè)設(shè)計(jì)的題目、姓名、學(xué)號(hào)、專業(yè)、每

個(gè)部分的原始得分和按照預(yù)先制定好的比例計(jì)算出來的實(shí)際得分以及最終計(jì)算出來的總評(píng)成績(jī)等內(nèi)容從左往右依次列出，為了方便查看，讓它按照畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)總評(píng)表中需要變動(dòng)的內(nèi)容秩序依次列出。Excel表格整理好后，將其命名為“畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)數(shù)據(jù)源”儲(chǔ)存起來，便完成了數(shù)據(jù)源的建立工作。

3.3 插入合并域，完成郵件合并

準(zhǔn)備好主文檔模板和數(shù)據(jù)源之后，下一步工作就是插入合并域，利用郵件合并功能完成批量制作畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)總評(píng)表的操作，該操作可以分為四個(gè)步驟進(jìn)行，在Word 2007軟件中的具體操作方法如下。

第一步，打開設(shè)計(jì)好的主文檔。在郵件下拉菜單中選擇“郵件合并”命令，接著選擇“郵件合并分步向?qū)А泵?，這樣就可以在文檔的右側(cè)看到郵件合并的操作步驟。然后在郵件合并操作步驟中選擇“信函”，接著單擊“下一步：正在啟用文檔”命令，在彈出的界面中選擇“使用當(dāng)前文檔”。再單擊“下一步：選取郵件接收人”命令，在彈出的界面中選擇“使用現(xiàn)有列表”。接著單擊“瀏覽…”命令，在彈出的對(duì)話框中找到并打開“畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)數(shù)據(jù)源”文件，最后將郵件合并收件人全部選擇，如圖2所示。

第二步，在文檔右側(cè)的郵件合并操作步驟中，單擊“撰寫信函”命令，然后把光標(biāo)移到表格中相應(yīng)的位置，接著單擊“其他項(xiàng)目…”命令，在彈出的對(duì)話框中選中并插入相應(yīng)的合并域，例如在題目名稱對(duì)應(yīng)單元格中插入“題目”合并域，在姓名對(duì)應(yīng)單元格中插入“姓名”合并域，以此類推，逐一插入需要的合并域直至全部完成。合并域插入完成后的畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）成績(jī)總評(píng)表的效果如圖3所示。

第三步，在文檔右側(cè)的郵件合并操作步驟中，單擊“預(yù)覽信函”命令，即可看到合并成功的一頁(yè)畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)總評(píng)表，如圖4所示。單擊“完成合并”命令，此時(shí)便可以根據(jù)實(shí)際需要單擊文檔右側(cè)的“打印…”命令，將畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)總評(píng)表全部或部分打印出來，也可以繼續(xù)進(jìn)行下一步的操作。

第四步，在文檔右側(cè)的郵件合并操作步驟中，單擊“編輯單個(gè)信函…”命令，在彈出的“合并到新的文檔”對(duì)話框中選擇“全部”，接著單擊對(duì)話框的“確認(rèn)”命令，即可呈現(xiàn)出全部的學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)總評(píng)表，數(shù)據(jù)源中的信息有多少條，畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)總評(píng)表也就會(huì)有多少頁(yè)。在彈出的“合并到新的文檔”對(duì)話框中，還可以根據(jù)需要選擇輸入需要的頁(yè)碼范圍，然后單擊對(duì)話框的“確認(rèn)”命令，即可呈現(xiàn)出相應(yīng)頁(yè)碼范圍的畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)總評(píng)表。這些合并好的畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)總評(píng)表會(huì)以一個(gè)新文檔的形式出現(xiàn)，不會(huì)覆蓋主文檔，在關(guān)閉新文檔之前，單擊“保存”按鈕將其保存，以后還可以方便地進(jìn)行查看和打印。

圖1 畢業(yè)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)源

圖2 選擇郵件合并收件人

圖3 插入合并域效果圖

圖4 合并成功的學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)總評(píng)表效果圖

4 結(jié)語(yǔ)

畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)總評(píng)表的制作是畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)管理工作的一個(gè)重要組成部分。畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)的整理容易出錯(cuò)卻又不能出錯(cuò)，如果采用傳統(tǒng)的人工復(fù)制粘貼方法來制作畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)總評(píng)表，不僅制作的過程耗時(shí)費(fèi)力，而且后續(xù)還得進(jìn)行大量的核對(duì)工作，工作效率低。而通過使用Word軟件中的郵件合并功能，將Word強(qiáng)大的文字處理能力和Excel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力集于一身[3]，批量地制作畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)總評(píng)表，能夠大大提高制作速度，并能防止人工操作失誤，減少審核和校對(duì)工作量，從而提高畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)管理的工作效率。

[1]孫琦.郵件合并在高校教學(xué)管理中的應(yīng)用[J].時(shí)代教育，2014，2:186.

[2]周嘉懿.Word 2010中郵件合并功能在辦公室工作中的應(yīng)用[J].數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用，2016，3:228.

[3]李超德.郵件合并在定量包裝商品凈含量檢測(cè)報(bào)告中的應(yīng)用研究[J].計(jì)量與測(cè)量技術(shù)，2016，43(5):16-19.

Research on the App lication ofMailMerge in Graduation ProjectManagement

YUEQing-ying

（Institute of Information Technology,Guilin University of Electronic Technology,Guilin 541004）

Management of graduation project is an important link of teachingmanagement in colleges and universities.It is time-consum ing and error prone in traditionalmethod for overall results table.Analyzes the status quo of graduation projectmanagement and themailmerge function ofWord,which is applied to the undergraduate projectmanagement.And then carries out the realizationmethod and steps by experiments.Practice results show that,thismethod is feasible,which can greatly enhance the work efficiency and has a long-term practical significance on college students graduation projectmanagement.

MailMerge;Graduation Project;Performance Management;Overall Results Table

1007-1423（2017）03-0045-04

10.3969/j.issn.1007-1423.2017.03.012

岳慶英（1986-），女，廣西桂林人，實(shí)習(xí)研究員，從事領(lǐng)域?yàn)楦咝?shí)踐教學(xué)方面的管理工作和項(xiàng)目管理研究工作收稿日期：2016-11-18修稿日期：2017-01-12