物資計(jì)劃“矩陣式”管理

張菲菲

物資計(jì)劃管理作為物資管理的“龍頭”，在供電公司生產(chǎn)運(yùn)行中占有舉足輕重的地位。陵城區(qū)供電公司堅(jiān)持“集中、統(tǒng)一、精益、高效”原則，以公司年度固定資產(chǎn)投資計(jì)劃、綜合計(jì)劃、財(cái)務(wù)預(yù)算為基礎(chǔ)，執(zhí)行國(guó)網(wǎng)公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，建立起物資計(jì)劃“矩陣式”管理機(jī)制，擴(kuò)大計(jì)劃管理范圍，主動(dòng)參與項(xiàng)目部門技術(shù)研討，將物資標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用落實(shí)到項(xiàng)目可研、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等階段，宣貫到相關(guān)管理崗位和操作層級(jí)，實(shí)現(xiàn)物資需求計(jì)劃的縱向貫通、橫向共管，確保物資需求計(jì)劃更精確、更科學(xué)、更具有可操作性。

一、問(wèn)題診斷

物資計(jì)劃是企業(yè)根據(jù)自身項(xiàng)目建設(shè)需要、生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)和能力及物資耗用規(guī)律等，對(duì)計(jì)劃期內(nèi)物資采購(gòu)供應(yīng)做出的預(yù)見(jiàn)性安排和部署。它是電網(wǎng)建設(shè)、運(yùn)維、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的前提，同時(shí)也是整個(gè)電網(wǎng)物資工作的“龍頭”。物資計(jì)劃如何做到及時(shí)、準(zhǔn)確、高效，并與公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)保持一致？首先應(yīng)充分考慮物資現(xiàn)實(shí)和前瞻需求，其次是提報(bào)、審核并實(shí)施。根據(jù)年度物資需求計(jì)劃，參照相應(yīng)工程里程碑計(jì)劃和投產(chǎn)日期要求，主動(dòng)提醒項(xiàng)目需求部門按照采購(gòu)批次安排進(jìn)行采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)釄?bào)，將物資標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用落實(shí)到項(xiàng)目可研、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等階段，不僅能夠增強(qiáng)項(xiàng)目管理的整體協(xié)調(diào)性，還能夠提高計(jì)劃申報(bào)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。

二、提升目標(biāo)

公司根據(jù)上級(jí)部門招標(biāo)批次及招標(biāo)范圍要求，進(jìn)行年度物資需求計(jì)劃和批次物資需求計(jì)劃重難點(diǎn)調(diào)查分析，無(wú)論是按照重要性還是按照管理難度，計(jì)劃上報(bào)的準(zhǔn)確性成為提升管理的目標(biāo)，從全業(yè)務(wù)供應(yīng)鏈角度出發(fā)，影響物資需求計(jì)劃上報(bào)準(zhǔn)確性的環(huán)節(jié)是多方面的，建立“矩陣式”管理制度，抓設(shè)計(jì)源頭、抓同步編制、抓需求儲(chǔ)備，由生產(chǎn)、基建、計(jì)劃、營(yíng)銷等部門按照職責(zé)分工，采用相對(duì)性指標(biāo)（批次計(jì)劃不合格條目數(shù)/批次計(jì)劃上報(bào)總條目數(shù)）與絕對(duì)性指標(biāo)（批次計(jì)劃不合格條目數(shù)）相結(jié)合的方式進(jìn)行綜合考核，使被考核主體與責(zé)任主體相一致，將考核壓力傳導(dǎo)到相關(guān)部門。

三、內(nèi)涵及做法

物資計(jì)劃“矩陣式”管理結(jié)構(gòu)，采取以物資計(jì)劃管理為核心，職能部門（項(xiàng)目需求單位）為基礎(chǔ)的矩陣式組織管理形式，體現(xiàn)為不同項(xiàng)目、不同部門對(duì)物資需求的共享，消除職能部門之間的信息壁壘，避免職能部門的“各自為政”。橫列細(xì)分為職能部門（項(xiàng)目需求單位），分別代表所在部門全權(quán)負(fù)責(zé)項(xiàng)目相關(guān)工作范圍，合理確定項(xiàng)目年度或跨年度計(jì)劃投資額度，提高計(jì)劃編制的準(zhǔn)確性和資金使用效率。可見(jiàn)，生產(chǎn)部門在安排年度物資計(jì)劃提報(bào)的時(shí)候應(yīng)充分考慮項(xiàng)目年度計(jì)劃及預(yù)算，其他職能部門在編制年度物資需求計(jì)劃時(shí)同樣應(yīng)考慮相關(guān)因素。職能部門在此項(xiàng)管理上的關(guān)系均為較強(qiáng)關(guān)系，項(xiàng)目可研、初步設(shè)計(jì)、概預(yù)算編制階段，除嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家、行業(yè)電網(wǎng)技術(shù)改造工程定額及費(fèi)用計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)外，還應(yīng)落實(shí)物資的標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用。縱列為物資計(jì)劃管理關(guān)鍵點(diǎn)（見(jiàn)圖1）。

參照上級(jí)部門集中采購(gòu)目錄安排，按時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求在計(jì)劃預(yù)審會(huì)議上由物資管理部門宣貫上級(jí)部門最新審查要點(diǎn)，并就申報(bào)范圍、物料選型、價(jià)格偏差、交貨期，技術(shù)規(guī)范書中的單體工程名稱、模板選擇、內(nèi)容參數(shù)、隨意亂添加、填寫錯(cuò)誤、參數(shù)填寫等重點(diǎn)問(wèn)題達(dá)成共識(shí)，確保各專業(yè)部門分工負(fù)責(zé)，高效協(xié)同。橫列與縱列交叉部分分強(qiáng)弱關(guān)系，主要是參照計(jì)劃關(guān)鍵因素，分析與計(jì)劃偏差大小，如因項(xiàng)目單位原因?qū)е掠?jì)劃錯(cuò)誤、參數(shù)錯(cuò)誤、標(biāo)準(zhǔn)錯(cuò)誤進(jìn)行統(tǒng)計(jì)后將問(wèn)題計(jì)劃“一律回退”，并按照相對(duì)性指標(biāo)和絕對(duì)性指標(biāo)對(duì)項(xiàng)目單位進(jìn)行綜合考核。

圖1僅為矩陣式管理的簡(jiǎn)易示意圖，實(shí)施該項(xiàng)管理會(huì)使組織內(nèi)部溝通量大大增加。橫向與縱向可以在合理范圍內(nèi)進(jìn)行擴(kuò)展，與職能部門（項(xiàng)目需求單位）溝通越頻繁，作為關(guān)鍵點(diǎn)的縱列必然向更深層次拓展。矩陣式管理的雙向溝通與交叉，明確了生產(chǎn)、基建、規(guī)劃、營(yíng)銷、信通、農(nóng)電、財(cái)務(wù)等部門在物資需求計(jì)劃提報(bào)中的職責(zé)，物資計(jì)劃管理范圍變大，空間提升度等級(jí)變小，交叉點(diǎn)關(guān)系變強(qiáng)，物資計(jì)劃管理越接近預(yù)期目標(biāo)，利于其向及時(shí)、準(zhǔn)確、精細(xì)化方向發(fā)展。

四、成效分析及存在的困難

第一，通過(guò)計(jì)劃矩陣式管理機(jī)制，職能部門負(fù)責(zé)人明確了項(xiàng)目所需物資的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目投資估算主要設(shè)備規(guī)模及材料價(jià)格有真實(shí)的參照，物資管理部門同時(shí)也熟知可研依據(jù)、項(xiàng)目建設(shè)的必要性及可行性、工程概述、線路路徑選擇及工程設(shè)想、投資估算及效果分析。采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)釄?bào)合規(guī)率、及時(shí)率、準(zhǔn)確率均能得到大幅度提升，同時(shí)能有效避免追加計(jì)劃、批次外計(jì)劃、自購(gòu)計(jì)劃等不合規(guī)計(jì)劃。

第二，物資計(jì)劃“矩陣式”管理，是一套提出分析問(wèn)題、采取行動(dòng)解決問(wèn)題來(lái)實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的系統(tǒng)方法，它將項(xiàng)目組織中橫向聯(lián)系和縱向聯(lián)系相結(jié)合，加強(qiáng)了職能部門與物資管理部門之間的配合，能夠及時(shí)互通情況，交流意見(jiàn)，促進(jìn)共同決策，也能夠抓住項(xiàng)目前期管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，進(jìn)行節(jié)點(diǎn)控制，不同程度地提高物資計(jì)劃上報(bào)質(zhì)量。但如何實(shí)現(xiàn)物資計(jì)劃由“點(diǎn)、線”到“面”的“矩陣式”管理，由物資計(jì)劃專業(yè)人員、項(xiàng)目部門到全局重視計(jì)劃（物資）管理，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目需求部門對(duì)物資采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)從“應(yīng)知”到“應(yīng)會(huì)”，從“要我用”到“我要用”的提升仍需相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間。

第三，物資計(jì)劃“矩陣式”管理具有極大的靈活性，對(duì)于設(shè)計(jì)變更等導(dǎo)致的物料需求變更可以重新應(yīng)變組建，選擇合適的批次提報(bào)，但不適合臨時(shí)項(xiàng)目和應(yīng)急項(xiàng)目這類事件要求比較急的項(xiàng)目。

（作者單位為國(guó)網(wǎng)山東省電力公司德州市陵城區(qū)供電公司）