現代信息技術背景下人事檔案管理淺談

劉現春

摘要：當前，我們已經全面進入互聯網信息技術時代，這為各行各業帶來了發展機遇，也帶來了相應的挑戰。尤其是對于人事檔案管理工作，在享受方便快捷的同時需要注重真實性、準確性和保密性等諸多屬性。本文就現代信息技術背景下人事檔案管理的工作情況進行了系統的分析和探究，以此有效提高人事檔案管理的實效性。

關鍵詞：信息技術;人事檔案;管理策略中圖分類號：TU 文獻標識碼：A 文章編號：（2020）-05-270

隨著現代網絡信息技術的快速發展，檔案管理方式也隨之產生了一定的變化，而在當前應用技術背景下如何提高檔案管理的規范化、流程化和信息化水平，能夠為人民提供更好的服務。本文對檔案管理的工作現狀進行了系統的分析，分析其中存在的問題，根據問題進行探究，以此尋找到有效的解決策略，從而推動檔案信息化管理方式的進一步發展。

一、當前人事檔案管理現狀以及存在的問題

（一）人事檔案管理的工作現狀

與部門其他工作相比，人事檔案管理工作形式較為單一，卻顯得枯燥乏味，并且不具備相應的創新性。因此，不少領導不夠重視人事檔案管理工作，覺得檔案管理就是統計工作人員的身份信息以及其他相關信息，只要能夠保存好信息，可以查詢信息就行了。信息是在人類社會或者具體人的思維活動中存在的獨特現象，是信息源在自然狀態中存在的方式或者運動狀態，具體是以相應的形式與外界進行交換的訊號。同時，有些人事檔案管理人員并不具備較高的管理素質，在工作過程中顯得被動而消極，總是處于應付狀態，有工作人員變動需要查詢或者填報信息才進行工作，其他時間都只是起到保管信息的作用。并且傳統的檔案管理方式占據了較大的分量，這些手工錄入的人事信息，歲月流逝之后變得模糊不清或者缺損等，無法體現出人事檔案的真實性和準確性。因此，人事檔案中這些落后的管理理念和方式急需改變，從而才能有效提高人事檔案的效率。

（二）檔案信息化管理存在的問題

根據傳統人事檔案管理的狀況，逐步向信息化管理轉變，但是在借助于信息化管理的過程中存在相應的問題，具體如下。

1、軟硬件經費投入過少

借助信息化管理人事檔案，需要配置相應的硬件實施設備以及相應的軟件系統，只有兩者都能夠達到相應的管理需求，才能保障信息化管理方式的順利進行。國家層面以及地方管理層面已經逐步明白人事檔案信息化管理的重要性，在經費方面有著相應的投入，可是與當前快速發展的信息技術相比，檔案的信息化硬件和軟件仍然有著一定的差距，還需要投入大量的經費，才能保證檔案的信息化管理。特別是當前工作人員流動性較強，地域將部門產生了更多的信息交流與共享，如果不具備良好的信息化硬件和軟件，是不能有效完成相應任務的。

2、人事檔案管理人員的信息化管理能力不足

高校中的檔案學專業不夠熱門，導致檔案管理類的人才不多，而順利進入部門的專業檔案管理人員少之又少。同時，信息化檔案管理還需要具備良好的信息技術應用水平。而部門中檔案管理人員經過多年的管理經驗，有著相當熟悉的業務能力，可是面對信息化技術的時候，依然顯得能力不足。同時，在這方面的培訓不夠多，針對性不強，導致不少部門檔案管理人員不能很好地勝任相應的工作。因此，在部門專職或兼職從事檔案管理工作的人員，普遍檔案管理意識不強，信息化管理專業能力不足。甚至有少數管理人員思想道德素養方面需要強化學習，對人事檔案的重要性和保密性意識不高。

3、人事檔案信息化管理需要的安全意識和防范能力不足

人事檔案非常重要，尤其是隨著一些人事檔案造假的個案出現，這為人事檔案信息化管理提出了更好的要求。信息化管理背景下的檔案安全主要包含網絡安全和系統安全兩部分。有些人事檔案是由于網絡安全被竊取，比如因為病毒或者黑客等，而有些是由于系統安全導致。因此，這就需要管理人員提高信息化技術的應用能力和維護能力。

二、信息化背景下人事檔案管理的應對策略

（一）高度重視信息化背景下的人事檔案管理

相關部門，尤其還是部門領導，要充分認識到人事檔案管理的重要性，尤其是對信息化背景下的人事檔案管理工作進行相應的管理。建立相關的規章制度和法律法規，督促人事檔案管理工作人員的工作，細化工作要求，根據實際施行相應的獎懲制度，保障人事檔案管理工作有法可依，從而進行規范性管理。尤其是在考核工作人員工作效果的時候，基本上都是建立在業績考核的基礎上進行。所以，單位需要根據實際情況制定有效的政策，明確考核標準，確保績效考核的公平公正，提高工作效率。同時，對于信息化的建設和運行，相關部門的領導要經常進行督促，盡量讓傳統管理方式與信息化管理向結合，發揮二者的合力，從而積極推動人事檔案管理工作的高效運行。

（二）加大經費投入建設完備的信息化管理平臺

由于信息技術的快速發展，在人事檔案管理中必須逐步加入現代信息技術，才能充分提升人事檔案管理的效果。部門需要全面分析人事檔案信息化管理現狀，加大經費投入，以此有效完善人事檔案管理信息化的快速發展。在建設信息化人事檔案管理的過程中，需要充分了解實際資金需求，科學合理投入，讓人事檔案管理的硬件和軟件建設都能達到最大化的融合性。傳統的咨詢服務面對的信息來源是比較單一的，而在網絡環境下進行的情報信息服務來源較為廣泛，需求更為復雜的信息載體，需要較好含量的信息獲取及時，同時要求情報信息服務人員更為專業。由于數據庫信息資源的檢索，以及借助網絡進行信息資源的收索，讓傳統的信息服務工作模式產生了較大的改變。

（三）培養高素質的人事檔案信息化管理人才

人事檔案信息化管理工作雖說借助于現代信息技術，但是依然需要高素質的專業人才進行相應的操作。因此，就要針對工作實際，培養相應的管理人才，這樣才能有效提升工作效率。一方面，可以從高校檔案專業中招收專業對口的人才加入到人事檔案信息化管理中，這些年輕人才對計算機有著天生的敏銳性，能夠熟練掌握信息技術，對人事檔案信息化建設有著很好的推動作用。另一方面，信息技術是長期更新的，可以針對性開展相應的培訓，讓有著豐富經驗的檔案管理人員進行技術性創新性學習，因為這部分管理人員對于傳統的管理模式較為熟悉，能夠彌補現代信息技術背景下人事檔案的不足之處。同時，通過相應的培訓，不僅讓管理人員的業務水平能力有所提升，同時讓他們的思想道德素質有所提高，從而能夠積極推動人事檔案工作的進一步發展。

總之，隨著社會的不斷發展以及信息技術的快速更新，人事檔案管理工作需要與時俱進，緊跟時代發展的腳步，在傳統的檔案管理中逐步加入現代信息技術。人事檔案信息化管理需要相關部門正確面對，積極施策，從政策高度方面進行引領，投入相應的經費，加大硬件和軟件建設。

參考文獻

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