檔案數字化建設中存在的幾點問題及探索

秦 嶺

(黑龍江省交通干部學校，黑龍江 哈爾濱 150080)

檔案數字化建設中存在的幾點問題及探索

秦 嶺

(黑龍江省交通干部學校，黑龍江 哈爾濱 150080)

檔案數字化是利用智能信息處理技術,將傳統的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質的各種原始檔案資料,通過掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，再運用各種存儲管理技術將他們存貯于各種介質上,并可通過各種方便的查詢手段迅速檢索出所需要的檔案資料。

檔案數字化；建設；問題及探索

1 檔案數字化建設存在的問題

(1)安全性問題。數字化檔案離開了計算機及相應的軟件，就無法生成、傳遞、識別。數字化檔案依賴于數字化設備而存在，因此，數字化檔案具有不穩定性。主要表現在數字化文件所依賴的技術和設備更新換代異常迅猛，加上數字化檔案的易更改、易復制等特點，給數字化檔案的有效利用造成一定影響。

(2)常見的業務問題。紙質檔案在進行數字化操作的過程中，會遇到一系列的業務問題。一般來說，在原檔案進行數字化之前要進行鑒定工作，以確定數字化的范圍、操作順序等等。例如，有些單位在界定數字化掃描范圍時，將正本、定稿、草稿等不同版本的檔案定為：只掃描正本,如果沒有正本的,掃描定稿,無正本無定稿的,掃描草稿。

(3)憑證價值問題。檔案的基本價值有兩方面，憑證價值和參考價值，而尤以憑證價值最為重要。然而由于認識上、技術上、管理制度上等諸多問題還未解決，數字化檔案目前還不具備法律憑證效力，這無疑使數字檔案的作用大打折扣。首先，數字檔案必須依賴特定的計算機設備加以解讀，從而引起人們對其原始性、可靠性的懷疑，畢竟數字檔案的非人工識讀性與其他載體的檔案有著質的區別。其次，數字檔案是高新技術的產物，它給人們帶來極大便利的同時，也給人們留下了困惑與難題；它具有易復制、修改、刪除的特點，使得檔案“原件”的概念變得難以確認。因此，要確認數字檔案的憑證價值，恐怕不僅僅是改變觀念的問題，要真正接受數字化檔案，確認其憑證價值，可能還需付出更多的努力。

(4)數字化過程中的其他問題。檔案數字化建設乃至數字檔案館建設完全是高新技術、電子設備和計算機網絡技術支撐起來的產物，離開了高新技術的支撐，就沒有檔案數字化建設，更沒有數字檔案館。然而也正是高新技術給數字檔案館帶來了致命的弱點，檔案數字化建設技術密集，諸多技術問題成為制約的難點。事業的發展，人才是關鍵，要培養一支既精通檔案管理，又熟悉信息技術的復合型人才隊伍，才能真正推動檔案信息化建設。

2 檔案數字化建設的探討

首先，可實行檔案保管的“雙套制”，即同一內容但不同載體的兩種檔案的雙套保存(即同一內容的紙質載體檔案和電子載體檔案雙套保存)。雙套制正好融合了紙質檔案和數字化檔案的優勢，既可發揮高效存取檢索功能，又可保障檔案的憑證價值作用實現。因此，雙套制應有其存在的必要性和合理性，這將成為未來檔案館館藏結構的一大特點。其次，我們還可以采用“異地備份”的存儲方式。一個檔案館所有的館藏檔案都保存于一個地方，方便管理和利用，但是安全性不夠。由于檔案的不可再生性，保證檔案在任何情況下都處于安全的狀態顯得十分重要，如遇到大地震等自然災害，檔案館就有可能遭受重創，一些受損嚴重的檔案是無法修復的。因此國家檔案局要求：各級國家檔案館應建立異地備份庫，對本級重要檔案及電子文件實行異地備份，對重要的電子文件還要實行異質備份。再次，檔案案卷(件)的拆裝應視情況而定,基本原則是能不拆的不拆,能不裝訂的不裝訂。裝訂費時費力，既然檔案已經變成電子數據，以后檢索閱覽在計算機上進行即可，檔案案卷及原件無需裝訂,只要按順序擺放在原卷皮或案卷盒里即可，減少檔案出現字跡退化或紙張老化破損，也便于保密。

總之，檔案信息化并不能取代傳統的檔案管理方式。除了檔案內容外，檔案載體等媒介也是人類社會記憶的重要部分，這些信息可以判斷檔案信息的真實性及其他方面的價值。紙質檔案已經經歷了上千年的考驗，而數字化檔案還沒有經歷百年以上的考驗。

2016-11-12

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：1008-3383(2017)06-0211-01