特種設備管理文件材料歸檔范圍和檔案保管期限探討

張然

隨著時代的發展，各行各業使用特種設備越來越多，因特種設備管理不善引發的傷亡事故時有發生，所以被國家列為重點監管項目。特種設備管理檔案作為特種設備管理的重要環節，它的建立、完善，可以促進特種設備的管理，保障人們的生命和財產的安全。特種設備管理檔案使用科學、合理的文件材料歸檔范圍和保管期限，又可以規范和促進特種設備檔案的管理和利用。

特種設備指涉及生命安全、危險性較大的電梯、鍋爐、壓力容器、壓力管道、客運索道、大型游樂設施等，與人民群眾生活息息相關。特種設備如果在設計、制造、安裝、使用、維護過程中稍有疏忽，將可能發生重大事故，造成人們生命及財產的損失，因此，國家把特種設備的制造與使用管理列為特殊行業，管理上要求特別嚴格。特種設備管理檔案作為特種設備管理的重要組成部分，越來越受到管理部門的重視，《中華人民共和國特種設備安全法》也明確規定了特種設備安全技術檔案必須納入的歸檔內容。做好特種設備檔案文件資料的歸檔范圍及檔案保管期限的劃分是檔案管理的重要起點。長期以來，特種設備管理沒有專門的歸檔范圍及保管期限的規章，各管理單位只能借鑒文書檔案和科技檔案的法規來分類歸檔。但從調查結果來看，因特種設備檔案只有極少數專業檔案管理人員管理，多數單位都是特種設備管理員兼管，對檔案管理的不專業，就形成了特種設備檔案五花八門的分類與整理模式。且隨著經濟建設的發展，特種設備管理模式的變更，特種設備檔案管理沒有隨之而變，出現了在文件資料歸檔過程中過于注重單份文件本身的價值，而在無意之中忽視了文件之間的內在聯系和完整性等現象。使收集文件歸檔時出現了漏洞，在劃定歸檔文件保管期限時，也存在不合理之處，給檔案的利用帶來了不利因素，沒有起到檔案在特種設備管理中應有的作用，也阻礙了特種設備檔案管理水平上的提升。本人在從事特種設備及特種設備檔案管理過程中，根據特種設備日常管理的特點，結合檔案管理專業要求，對特種設備管理文件資料歸檔范圍及檔案保管期限進行了研究，制定了本單位《特種設備管理文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，在本單位獲得深圳市特種設備安全標準化管理一級達標單位中起到了重要作用。

根據國家檔案局《歸檔文件整理規則》，結合特種設備管理的工作實際，其特種設備管理文件材料歸檔范圍主要為：一是特種設備安裝前論證、評估、審批資料；二是安裝、檢驗、移交過程中形成的技術資料；三是日常維保過程中形成的資料；四是日常故障排除、維修、報廢形成的文件資料；五是特種設備使用日常安全管理中形成的文件資料。

特種設備的管理和檔案的利用有其獨特性，借鑒國家文書檔案保管期限永久、30年、10年的規定，結合特種設備管理的工作經驗，對特種設備管理文件材料資料歸檔范圍及使用檔案保管期限探索如下：

1、特種設備安裝前期資料

1.1安裝特種設備可行性論證、經費來源報告、采購申請與批復、會議記錄。 永久

1.2基建技術考察報告、設計方案及審核資料。 永久

1.3設備采購招標、投標、評標、中標資料。永久

1.4采購合同、安裝計劃。永久

1.5重要往來函件、郵件。永久

2、技術資料

2.1特種設備制造單位營業執照、制造、安裝許可證、安裝人員資質證明等文件資料。永久

2.2產品出廠合格證、主要部件材質證明、產品質量證明文件及產品銘牌拓印件或復印件、使用維護說明等隨機資料。永久

2.3特種設備技術證明、安裝基礎圖、地基圖、電氣線路圖、竣工圖。永久

2.4特種行業特許經營許可證、危險化學品經營許可證、道路危險貨物運輸許可證、車輛行駛證、駕駛員資格證、押運員證。永久

2.5特種設備安全檢驗檢測部門頒發的安裝合格檢驗報告、使用登記證。永久

2.6特種設備移交清單、接收單位驗收報告、鑰匙簽收單。永久

2.7使用、管理培訓資料。30年

2.8變更、移裝、注銷、報廢資料、安全性能綜合技術鑒定報告。永久

2.9改造、重大維修及運行測試等有關資料。永久

2.10運行故障和事故記錄、維修校驗記錄。永久

2.11重大安全隱患通知、整改報告。永久

2.12特種設備及附屬儀器儀表、管道定期檢驗報告、定期維護保養記錄。10年

2.13特種設備日常巡查、登記記錄。10年

2.14特種設備臺帳。10年

2.15其它隨機文件資料。10年

3、招聘維護保養單位招、投標文件、合同、資質證明資料

3.1申請、審批、會議記錄等文件資料。30年

3.2招、投標書、中標通知書、合同等資料。30年

3.3維保單位資質證明、維保人員資格證、身份證。30年

4、特種設備使用管理機構、人員、職責

4.1特種設備管理機構設置和人員配備資料。30年

4.2特種設備管理人員資格證、任命書。30年

4.3特種設備管理人員崗位職責。10年

5、特種設備安全管理制度

5.1特種設備使用、管理規章制度、應急預案。10年

5.2安全操作規程。10年

5.3安全責任制度、安全管理制度。10年

5.4安全信息的收集、傳達與溝通函件。10年

6、特種設備日常管理資料

6.1年度管理計劃及總結。10年

6.2政府特種設備監管部門檢查通知及整改記錄。10年

6.3使用單位對特種設備安全檢查、巡查資料。10年

6.4應急救援人員聯系表、處理流程、應急裝備、應急物資儲存表。10年

6.5安全警示標識圖片。10年

6.6應急演練通知、記錄、圖片。10年

6.7安全使用、乘坐培訓記錄、培訓資料。10年

6.8安全會議記錄。10年

6.9三級安全教育卡。10年

6.10其它業務往來文件、函。10年

（作者單位：深圳市南山區蛇口人民醫院）