從干部人事檔案審核看人事檔案管理

常謙

事業單位干部人事檔案是組織部門考察、選拔、任用干部的重要依據，近年來，干部人事檔案造假現象時有發生。在2014年中紀委公布的中央巡視組兩輪整改情況中，巡視涉及的20個省份中就有15個省的整改通報提及了整治干部人事檔案造假問題。人事檔案造假主要集中在“三齡二歷一身份”上。為此，自2014年10月起，筆者單位按照上級組織部門的政策要求對全系統700多卷干部人事檔案開展了審核工作。此次審核工作的重點是“三齡二歷一身份”信息是否真實準確，是否有涂改造假現象。

一、干部人事檔案審核中查找出的問題及成因

隨著審核工作的逐步進行，我們發現有以下幾個問題比較突出，主要問題集中在出生日期、參加工作時間、學歷材料方面：

1.出生日期的問題。檔案材料出生日期前后記載不一致（重點審核的是檔案中最早材料和最新材料是否一致）。有的是陰陽歷的差別，前后相差一個月；年齡上前后不一致最多的相差2歲；有的是檔案最早材料出生日期有涂改，有些涂改是清晰可辨的，有些是涂抹后再改的無法進行辨認。這些問題早在開展人事檔案審核之前就事實存在著，但這個問題一直未引起重視，更未作為一個重點工作進行整改。經過分析，這兩種情況產生的原因：一是人事檔案的當事人，由于檔案意識薄弱，在填寫個人相關檔案材料時不夠認真細致而導致信息前后記載不一致，或者某些人出于自身利益考慮，弄虛作假。比如，按照文件規定，應當以人事檔案中形成時間最早的材料來認定出生日期，大部分同志的最早材料為“入團志愿書”，有些同志或是因不夠入團年齡，為了入團把年齡填大。二是人事檔案管理部門，在工作中有時比較被動，對歸檔材料把關審核不夠嚴格，從而造成檔案材料的失真情況發生。

2.參加工作時間的問題。審核過程中發現參加工作時間前后記載不一致。我們人事組織部門通常通過“參加工作時間”來確定職工的工資、養老、保險等各種待遇。比如說，參加工作早一年或晚一年，就涉及到工齡的長短，從而導致工資等待遇的不同。參加工作時間主要通過《轉正定級表》、《應征入伍登記表》等來認定。而不一致的情況，主要是由于人事檔案當事人自己填寫檔案材料的不認真造成的。

3.學歷材料的問題。在檔案審核過程中，我們發現有些人學歷材料不完整的現象。主要缺少“高考報考登記表”、“授予學位決議書”等。這些現象產生的原因為：首先，由于我國辦學形式多種多樣，甚至還有從國外取得學歷的，由此產生了多種多樣的檔案學歷入檔材料，從而造成標準把握難度大。其次，雖然在人事檔案歸檔要求上有明確規定，但各校在學歷材料上仍存在名目、種類等不同，這就加大了我們管理部門的收集和鑒別難度。再次，由于人事檔案材料的形成部門在工作中，把關不嚴、不認真負責，不及時形成、移交應歸檔材料；人事檔案管理部門把關審核不夠嚴格等等，也客觀上造成檔案學歷材料的不完整情況。當然，對此次審核出現此種情況的，我們采取即使在“學信網”（中國高等教育最權威網站-省教育廳指定的學歷查詢網站）上可以查到相關學歷，也責令當事人返回學校查找缺失學歷材料，對于查找到的原始材料及時歸檔，沒有查找到的，也需要由學校根據相關記載依據開具證明放入檔案才可承認其相關學歷。

二、針對存在的問題提出相關建議如下：

1.提高職工檔案意識。我們以此次審核為契機，通過定期開展知識講座等形式進行檔案宣傳，做到日后填寫檔案材料時對自己認真負責。

2.提高部門管理人員的意識。檔案管理人員應有嚴謹認真的工作態度，按照政策和規章制度的要求進行管理，并不斷學習檔案業務知識，提高自身管理水平，從而減少問題材料的出現，確保檔案材料的真實完整。要及時與檔案材料形成部門建立良好的溝通，規范材料格式、書寫內容等，以確保形成材料真實可用，對不符合要求的材料一經發現、及時解決。

3.加強監督機制和建立良好的管理模式、溝通模式。加強監督，可以建立“問責制”，發現弄虛作假的干部要進行問責，同時也要對幫助作假或因工作失誤的干部根據實際情況問責，加大懲罰力度，起到警示作用。

4.規范工作方法。我們通過這次審核工作，解決了許多問題，在日常工作中應當延續這種形式，形成工作制度并落實。比如，可以制定這樣的表格進行登記；（例如圖表）這個表格是我們在審核過程中邊審核邊填寫的，這個表格的填寫可以讓我們在日后的工作中對人事檔案內容一目了然，對查找出的問題及時更正。

此外，要加強人事檔案的信息化建設。檔案信息化是今后檔案工作的發展方向，使用不聯網的檔案專用機，建立檔案數據庫，錄入主要檔案信息，告別紙質檔案的單一使用模式，從而提高檔案的利用效率。

總之，人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，我們要認真研究方法，總結經驗，不斷提升人事檔案管理水平。使之更好地為組織部門、單位以及社會服務。

（作者單位：河北省水文水資源勘測局）