檔案管理體系建設創新研究

王娜

摘 要：檔案是國家機關、事業等單位在從事各種社會活動、生產活活動過程中，形成具有價值的材料，而且還是人類共同的精神財富。建立檔案管理體系是檔案改革的一項重要措施，也是檔案工作保持健康發展的必要手段。因此，要想能夠實現檔案管理的現代化，就需要建立科學的檔案管理體系。

關鍵詞：檔案 管理 建設 體系

一、加強檔案資源基礎體系建設

要加強檔案收集整理工作，力爭檔案的門類、載體齊全完整。只有掌握豐富、齊全、完整的原始資料，才能形成高質量的檔案，才能在提供利用上掌握主動權。要強化檔案資源管理，加強檔案管理人員逐一深入各部門，與各部門主要人員面對面溝通，了解應歸檔文件內容，實地查看文件材料，指導相關人員制定文件歸檔范圍和保管期限表，確保檔案收集有據可依，應歸盡歸。要有計劃地征集散存在國內外的珍貴檔案資料，特別注意收集重大事件、重要活動等和關系人民群眾切身利益的檔案信息，并對檔案實體和檔案信息進行科學整合。要強化檔案管理基礎設施建設，建設專門的檔案室。并按照檔案管理相關規定，配備防盜門窗、空調、檔案柜、滅火器等必要的檔案安全保管設施和用品，保證了檔案室的防火、防盜、防鼠、防光、防蟲、防潮和防高溫，確保檔案安全。要把握好全面統籌、整體推進，更要突出和明確重點、抓住關鍵，從符合檔案事業科學發展的實際去衡量，創新工作思路、突出工作重點。

二、整理精細化體系建設

要從思想上樹立起高度的責任感和強烈的事業心，工作中做到一絲不茍、認真負責，電子臺賬等資料要與檔案室存檔資料做到一一對應，有據可查。要對檔案進行分類整理，按順序排列，檢查日期、編號是否齊全，是否缺頁、露編。要嚴格履行交移交、調閱、入庫、銷毀等環節手續。要不斷仔細梳理業務操作流程，做到移交資料全而準，審核嚴而精，操作細而快，不斷提高檔案入庫質量。要不斷完善檔案管理流程，落實檔案管理崗位職責，嚴格檔案整理、移交、調閱行為，實現歸檔有交接、保管有目錄等細則。要組織檔案管理人員參加上級組織的各類培訓，不斷提升能力素質，使檔案管理工作逐步步入規范化、標準化的軌道。要進一步提高檔案工作管理水平，在規范的基礎上通過對檔案閱讀、管理、分析，用足、用活、用好檔案，有效地借鑒、活化檔案。嚴格對照歸檔清單，規范順序排列，確保檔案完整，使檔案工作向標準化、精細化、規范化管理方向扎實推進。所以，只有整個單位實施檔案精細化管理，其他的管理環節才能環環相扣、相輔相成，使精細化管理步入常規化、規范化的軌道，共同組成一個緊密的精細化管理整體。

三、完善安全保密體系建設

要強化人們特別是檔案工作者的安全意識，把檔案安全第一當作檔案事業的一項重要戰略，把檔案安全上升到戰略的高度來認識，為檔案安全構筑起堅固的思想防線。做好檔案安全和保密工作，減少政治泄密事件的發生，有利于政府以及事業單位工作的順利開展。因此，要建立檔案安全保障體系，要經常對已配備設施設備，進行檢查，并安排專人落實、做好檔案庫房的“八防”和電子、紙質等各種檔案的保密工作，切實保障檔案安全工作的順利開展。要以信息化建設為要務，以建設智慧檔案館為目標，加快建立體系完備的檔案數據庫和綜合查詢服務平臺，以科技化引領檔案工作上水平，強服務。這些工作舉措就是要采取主動防御的策略，著力消除可能發生的各種安全隱患，防患于未然。

四、管理制度化體系建設

制度是進行高效管理的有效手段。任何一個組織的正常運行，都需要以相應的制度做保障。制定規范的檔案工作制度，對檔案工作具有約束和導向作用。制定檔案管理制度，是為了加強檔案管理工作，提高檔案管理質量，更好地為社會、為民眾、為企事業服務。進一步健全關于檔案管理的各項規章制度，建立一套包括借閱制度、查詢制度、保管制度、檔案管理員崗位職責等在內的科學完備的規章制度，并強化制度貫徹執行，夯實檔案管理基礎。由此可見，現代檔案管理制度體系的建設應包含檔案工作規章、檔案管理制度、檔案業務規范和重點檔案工作制度等方面的內容。因此，必須要通過進一步完善制度規定，確立了“制度健全、管理規范、調用方便”的檔案管理長效機制，以此保證檔案管理工作的安全，提高了檔案管理工作效率，發揮了檔案在單位管理中的作用。

五、提高檔案利用體系建設

檔案利用是檔案工作的核心環節，也是檔案搜集、整理、保管、鑒定各個環節完成后最終價值的實現過程。檔案利用體系建設是檔案事業發展的效益工程，在創新方式、豐富內容上下功夫，著力拓展檔案利用體系建設。檔案管理者可以主動為檔案利用者服務，檔案人員可以走出檔案館的大門開展形式多樣、豐富多彩的宣傳活動，擴大檔案信息的利用范圍，提高人們的檔案意識，引導人們利用檔案，只有通過宣傳檔案利用事例比其他形式的宣傳更生動，更有說服力，更能喚起大家的檔案管理意識，使大家都來支持和理解檔案工作，不斷促進檔案事業的發展。要打破一些“條條框框”的束縛，拓展檔案服務領域，豐富檔案服務內容，創新檔案服務機制，完善檔案服務手段，提高檔案服務質量，改善檔案服務條件，變被動服務為主動服務，變被動利用為主動利用。要本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把不斷滿足全社會人民群眾對檔案信息的需求作為檔案工作的重要環節，以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。

六、結束語

總之，和諧社會背景下需要對檔案管理工作進行全新的思考和改革，這既是社會主義和諧社會民主法治、公平正義、誠實守信等社會內涵對檔案管理工作的內在要求，又是社會主義市場經濟體制對檔案管理工作提出的新的挑戰。因此，我們要不斷提高檔案管理建設，從而促進檔案管理各項工作的不斷發展與進步。

參考文獻

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