人事檔案管理改革思考

張碩勛

摘要：伴隨著全球科技的快速發展和創新，原有的人事檔案管理系統已經不能滿足當前社會發展的需要。將信息、智能和細 致的管理方法整合到整體人事檔案管理中已成為一種普遍趨勢本文結合實踐工作情況以及人事檔案管理的現狀，對我國的人 事檔案管理工作改革展開思考，希望能夠為廣大的同行業人事檔案管理人員帶來一定的參考依據。

關鍵詞：人事檔案；管理；改革；思考

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：2095-3178（2018）19-0254-01

1 人事檔案管理工作的重要意義

社會組織和國家機構在相關人事管理活動中不斷形成的、由個

人集體持有的特殊檔案稱為人事檔案。人事檔案準確、全面地記錄 了個人工作歷史，包括工作表現、能力、表現和經驗等信息。它還 確定了個人的社會經驗、工作效率和綜合素質。了解和調查個人是 企業和機構不可或缺的基礎。具體來講，人事檔案主要有以下五個 方面的重要意義，首先，它是企事業單位管理者“任人唯賢”的客 觀依據。其次，它真實地反映了個人的歷史問題。再次，它是人才 開發的主要信息來源。最后，他可以為一些歷史事實提供相關佐證， 同時也是其他工作的參照材料。總而言之，人事檔案對于個人、單 位或者國家來講都有著至關重要的作用。

2 人事檔案管理面臨的一些問題

2.1 對人事檔案管理認識不當

隨著社會經濟的快速發展，人事檔案管理必須改革。從目前的

情況來看，一些機構仍然不了解這一發展趨勢。領導者不知道人事檔案管理的重要性，也不能為員工樹立正確的意識。這導致管理層無法在人事檔案管理方面投入相應的人力、物力和財力，導致無法 更好地發展人事檔案管理。與此同時，人事檔案管理不當使他失去了知覺，導致人事檔案管理工作拖拖沓沓，資料保存不完整，在 需要資料的時候，不能及時找出相對應的資料，掩蓋了人事檔案管 理的真正價值，同時影響了事業單位的發展。

2.2 人事檔案管理改革意識滯后

在我國人事檔案管理改革工作中，人事檔案管理部門的理念相

對滯后。在人事檔案改革的過程中，不能確立正確的觀念。一方面， 人事檔案管理人員的觀念落后。人事檔案改革中，人力資源薪酬信 息不完整。另一方面，人事檔案管理的營運資金相對較少，無法引 進先進的檔案管理設備。人事檔案管理人員的工作環境相對簡單， 很難提高人事檔案管理改革的效率和質量。

2.3 檔案管理的整體水平下降

缺乏一個統一的企業人事檔案管理和監督部門，導致企業人事

檔案管理水平不斷惡化：首先，人事難以實施。由于缺乏對檔案管理 的了解和對檔案管理的重視不足，一些重組后的企業已經壓縮了全 職檔案管理人員，這可能會減少或減少。減少它們真的是不可能的。這也是因為有不止一個人在幾個職位上工作，他們的職責不明，同時也忽視了他們。有的管檔人員更換頻繁，交的粗心，接的糊涂，甚至不履行交接手續。檔案管理人員長期得不到培訓，整體素質不高。二是檔案資料收集困難。有些改制企業在員工崗位變動、職務任免工作中隨意性大，手續不規范，員工的職務任免和崗位變動沒有任何材料，管檔人員沒有材料可收，加上企業多數員工都缺乏檔案意識，不知道任何收集涉及自身的有關材料，造成了管檔人員工作上的難度。有些企業破產清算、拍賣出售關閉停業后，下崗員工流向不明，企業人事檔案材料收集難度加大，使檔案材料得不到及 時補充。有的企業人事檔案中，只有參加工作表格和一張履歷表等 簡單材料，不能客觀地反映一個人的全貌。一些員工的職務崗位多次變動，但其檔案根本不顯示，人為形成檔案材料的“斷檔”。

3 改革問題的解決措施

3.1 樹立正確的認知

在我國人事檔案管理改革的過程中，我們必須重視意識觀念，

主要是因為正確的意識觀念有利于改變人們的思想和行為，提高管 理效率。首先，管理者必須重視員工的觀念轉變，以便他們能夠面對工作。同時，人事檔案管理部門需要增加人員流動，提高人事檔 案管理質量，創造良好的工作環境；第二，我們國家相關的管理部 門必須嚴格分析人事檔案管理要求，形成系統的人事檔案管理平臺；

第三，相關管理部門也應高度重視人才工作，提高員工的專業素質， 使其能更好地參與管理，保證人事檔案管理專業和系統的管理能力， 使員工更熟練地掌握辦公軟件，通過這種方式提高人事檔案管理改 革的工作效率。

3.2 升對人事檔案的信息化管理

在當今信息化社會中，先進的信息技術也應該用于人事檔案管

理，以最大限度地提高人事檔案管理的效率。與紙質檔案相比，基 于信息的電子檔案更便于查閱和保存。因此，企事業單位應不斷增 強人事檔案信息化建設的意識，以電子信息的形式存儲不同單位和 地區的人事檔案資源，方便快捷的人事檔案查詢和訪問，最大限度 地提高檔案利用率。與此同時，企事業單位亦可以根據本企業員工 的具體情況，建立單位內部人員的電子信息檔案，以便在員工晉升、 加薪、評優中可以快速、方便地調閱個人檔案，以促使其晉升、加 薪、評優的公平化。

3.3 與時俱進提高思想認知程度

以先進的技術和設備為基礎，同時我們也應該從扭轉局面的理

念出發，重視通過管理者的領導提高人事檔案管理從業人員的整體 素質和專業水平。特別是，應該定期培訓和提升員工的政治素質、 工作態度和專業水平。通過短期培訓，所有文件管理人員的整體素 質將大大提高。通過網絡平臺、多媒體通道、微信公眾平臺等方式 來將人事檔案管理工作不足進行調研，聘請領域內的專家、學者利 用課余時間來進行專業的檔案管理指導工作，確保每一名人事檔案 管理從業者都能夠擔負起新時期下企業發展賦予他們的使命。

3.4 人事檔案管理權責分化

至于公共部門的檔案，它應該首先明確其管理權限，統一其管

理，一次一級地分開，由國家組織和人事部門進行主要管理。在檔 案移交過程中，應明確管理權限，并將人事檔案的流向明確告知相 關方。其次，對于非公共單位的人事檔案，應該統一分類。企業應 該為每個員工建立人事檔案，按級別分別保存，并設置他們的權限。 員工離職或發生其他情況后，應按規定移交給規定的人事檔案管理 部門。

結語

綜上所述，人事檔案管理可以促進我國社會主義市場經濟的發

展。人事檔案是人才和市場的關鍵環節。人事檔案管理不能保持不 變，也不能保守。我們應該從實際出發，打破傳統的管理模式，通 過改革創新適應科技和社會的不斷發展，真正為人事檔案管理和人 事管理服務。只有這樣，人事檔案才能更好地為社會服務，更好地 適應社會主義市場經濟的發展需要。

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