淺談新形勢下如何做好基建檔案服務工作

陳 悅

（桐鄉市鳳棲自來水有限公司）

基建檔案反映了企業對本單位建設項目管理的真實過程，從立項、審批、設計、開工、建設直至竣工驗收，形成了大量的有價值的檔案資料，這些檔案資料不僅全面反映了工程建設情況，同時對工程竣工投產后的正常生產組織維護和其他工程的建設，都具有十分重要的意義。

在信息化快速發展的今天，隨著網絡的普及以及通過網絡獲得信息的便捷，檔案利用者們渴望通過快捷的方式獲得所需要檔案資料的意愿也逐步增強，基建檔案由于其本身在工程建設實施中巨大的作用和對其他同類建設工程項目的參考性，越來越受到重視。為使檔案信息更有效、更廣泛地發揮其應有的作用，更為便利、系統地為工程實施和企業發展服務，檔案部門應在傳統的檔案實體管理基礎上，結合信息化檔案管理模式，及時有效地開展基建檔案數字化工作，著重注意工程檔案的整合、全文檢索及快速利用，從而提高檔案信息服務的效率及服務質量。

一、完善基礎工作是做好基建檔案服務的前提條件

要實現檔案的快捷利用和傳輸，數字化工作勢在必行。而檔案數字化需建立在傳統紙質檔案的收集、整理、歸檔、保存的基礎上，唯有將完整、準確的基建檔案，通過掃描儀、計算機、網絡、存儲器等軟硬件設備的處理、存儲，借助科學編制的案卷目錄和卷內目錄等，實現對基建檔案的全文檢索，形成可以有效利用的數字化檔案。檔案部門應在履行傳統檔案管理工作的基礎上，利用檔案數字化技術和相應設備，對基建檔案進行數字化處理，以滿足利用者對檔案信息的需求。

二、創新工作模式是做好基建檔案服務的關鍵因素

以往傳統的檔案查詢模式是手工操作，利用者需要到閱覽室辦理檔案借閱審批手續后，才能查閱已歸檔的檔案。在新形勢下，檔案部門可以從兩方面入手提供高效的檔案利用服務，一是根據檔案利用者的需求，及時有效地對紙質檔案進行數字化處理；或直接收集電子檔案，縮短檔案整理、處理的周期，增強檔案利用的時效性；二是基建檔案進行數字化處理后，存儲更加容易，查閱更加方便，可以突破時間、空間等因素的制約，檔案部門可以在檔案借閱審批手續完善的前提下，利用檔案專用網絡提供查詢服務，實現遠距離的信息共享，滿足檔案利用者即時查詢、即時查閱的需求。

三、編寫參考資料是做好基建檔案服務的有效方法

檔案部門可以根據基建檔案的特點，編制某個基建項目的參考資料。一般來說基建檔案的利用主要集中在審批文件、招投標文件及合同、竣工圖等。檔案部門通過與利用者積極的溝通，了解他們的需求，掌握利用規律，將檔案按項目編寫工程項目簡介、大事記等參考資料，提供有針對性的服務，讓利用者能夠快速獲取所需要的資料。

四、守住安全底線是做好基建檔案服務的基本要求

基建檔案數字化后雖然為利用服務工作提供了便利，但是在方便的同時，需要正確處理好檔案利用與安全保密的關系。比如，對于沒有加密的電子檔案，任何人都可以進行查閱，這就需要設置查詢權限，把可以公開、共享的檔案根據利用者的查詢權限進行區分，并在后期作添加水印等方式進行處理；對需要保密的檔案暫不數字化或數字化后單機保存。如此，既能保證利用者能非常便捷地查詢到所需資料，也能使檔案安全性得到保證。

總而言之，將基建檔案信息及時準確地提供給工程技術人員，使他們親身體驗到檔案的作用，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作，讓檔案從工程建設中來，再服務于工程建設中去，充分發揮基建檔案的作用，真正實現檔案的價值。