交通建設項目檔案管理信息化分析研究

胡瓊秀

（杭州都市高速公路有限公司）

交通建設項目的檔案信息化是指交通行政管理部門和下屬企事業單位在檔案行政管理部門的統一規劃和指導下，充分利用各種信息化技術手段，實現檔案資源的數字化、網絡化存儲、管理以及分發、查閱等，以更好地管理、保護檔案和更有效地服務社會的過程。交通檔案是交通行業各項工作的真實記錄，是開展交通工作的數據基礎與資源命脈，其檔案信息化工作必須嚴格按照國家檔案信息化的宏觀規劃與整體要求，結合交通行業的特點，落實和推動各項信息化建設任務，使交通檔案能夠更先一步走在各行業檔案信息化建設的前列。本文主要針對推進交通檔案管理信息化背景意義、存在問題等進行分析，并提出相應對策措施。

一、推進交通檔案管理信息化的背景和意義

當前我國各類交通建設正在蓬勃發展，特別是自從2008年國際金融危機之后，我國加大了基礎設施投資與建設力度，如幾年前的四萬億投資等，這大大推進了各類交通工程建設，也誕生了海量的交通管理和建設檔案。

無論是各級道路如公路、國道、高速公路等工程建設的檔案，還是各類交通設施的采購、安裝檔案，對于整個交通管理以及各類事情的追溯都非常重要。而在交通檔案管理中，最重要的則是檔案保管的完整以及保管的安全可靠，這是評判檔案管理的兩個先發因素。此外，檔案管理是否方便查詢，有沒有便于檔案使用的措施和機制，能否對時代久遠的檔案做好保護和留存工作，以及破損檔案的還原工作等，都是對交通檔案提出的基本要求。如何在當前計算機與互聯網環境下，依托信息化手段，科學而高效地做好交通檔案資源整合和增值開發，是當前交通管理部門面臨的重大挑戰和機遇。因此，交通檔案信息化已是大勢所趨，是當前交通信息化以及政務自動化的必然要求。

在國家和部委的大力推動下，我國交通檔案信息化從無到有，管理手段和水平發生了明顯的變化，各種傳統載體檔案開始以數字方式形成、轉換和存儲，并通過計算機進行分類、保管和整理。近年來，各級交通管理部門打造了海量的交通檔案數據庫，提供了大量易開發和易使用的界面及二次接口，大大方便了交通檔案的查詢和使用，也為深化推進交通檔案的信息化管理和應用打下了良好基礎。

二、當前交通檔案管理信息化的問題分析

（一）交通檔案信息化的規范與標準缺失，技術路線不明確

如同傳統檔案管理要有統一的標準，檔案信息化管理在基本要求上也必須要統一規范，如統一的軟件管理，規范的文件格式和要求，數據庫的字段、屬性等都要符合規范。當檔案信息化管理中出現諸如軟件不兼容、不統一，大家各用自己的數據字段或者存儲格式的話，將會造成大量的、復雜的后續工作，信息化檔案管理的高效優點也就蕩然無存，而且還會導致數字檔案管理的無序和混亂。

目前，各交通部門檔案信息化相關標準缺失和標準化工作不到位是一個比較突出的問題。不少交通管理和項目建設單位在原始建檔時不注重標準規范建設，技術路線不明確，檔案數據錄入軟件不統一，造成各種格式不統一、不規范。同時，由于交通行業的特點，采用了不少國外的大型數據庫軟件和配套規范，這種混用現象既造成數據管理的不統一、不規范，也增加了出現各類錯誤的可能。

（二）交通檔案管理信息化軟硬件投入不足

目前很多城市實現交通檔案信息化管理的軟硬件投入不足，交通檔案信息化管理需要的配套設施及經費保障不到位，這在一些偏遠的地區更為突出，已經嚴重影響到交通檔案信息化管理工作的正常開展。有的地區由于交通檔案信息化管理水平低下，檔案信息化作用發揮不夠，導致領導和各部門對交通檔案信息化管理工作不重視，檔案信息化投入嚴重不足，并形成惡性循環。

（三）檔案信息化工作缺乏統籌，推進機制不完善

在交通信息化建設中存在重硬件、輕軟件，重技術、輕管理，重前端、輕后端，重業務、輕安全等現象，檔案信息化建設跟不上業務信息化的整體推進步伐，大量業務領域的信息化工作早就開展，但在歸檔工作和檔案介入管理的時間節點上還相對滯后。注重前端業務平臺的可靠運行，但對業務數據歸檔和檔案數據的安全保管上還存在薄弱環節。此外，檔案信息化相關制度的執行不夠嚴格，不少單位的數字檔案歸檔制度流于形式，缺少監管機制以及懲罰責任。

（四）交通檔案管理信息化人才匱乏

在當前移動互聯網和工業4.0的環境下，在當前檔案信息化中普遍采用數據庫管理之后，如果缺少計算機常識和專業經驗，將很難開展工作。目前交通管理部門檔案人員中不少年齡偏大或專業素質不具備，現在交通檔案全面推進信息化建設，這些檔案人員已很難適應信息化時代的檔案管理要求，成為當前一個迫切需要關注的問題。

三、推進交通檔案管理信息化的對策和措施

筆者認為，要進一步推進交通建設項目檔案管理信息化，必須正視當前存在的主要問題，并采取切實有效的對策措施。

（一）統一標準規范

對于交通管理部門，特別是對于各類重大交通建設項目，一定要按照統一的標準和規范，對于各個部門和相應的子工程，要盡量采取同樣的標準規范，同樣的文件格式以及軟件系統。具體來說，就是必須建立一整套檔案信息化標準規則，建立切實有效的檔案管理計算機信息系統，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，也要依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計。只有在交通檔案信息化中采取統一的標準規范和軟件平臺，信息化建設才不會走彎路，造成重復和浪費。重點要做到以下三個統一：即“統一著錄項目、統一著錄格式和統一檢索語言”，同時還要確保數據的完整性、精確性、實用性、可靠性。

（二）明確技術路線

目前交通檔案數字化的方式主要有紙質文件數字化掃描、音視頻轉換、數據人工錄入和電子檔案接收等。當前實現交通檔案信息化管理的主要工作是對傳統載體檔案進行數字化轉換處理，即利用掃描、數字轉換等技術，將傳統載體檔案中所包含的文字、圖像、音頻、視頻等信息導入計算機系統，形成計算機可識別的數字信息，并通過信息技術手段進行存儲和管理的信息處理方式。此外，對于數字檔案還可以通過OCR等圖像識別的方式，將各類檔案信息存儲到檔案數據庫中，實現各類數字檔案的統一管理和檢索，提高交通建設項目檔案的管理和利用效率。

同時，還要根據交通建設項目檔案信息化建設的實際需求，加大信息化軟硬件投入，配備計算機自動采集、存儲、輸出等設備。具體硬件設備如表1所示：

表1 檔案信息化硬件建設信息

（三）加強工作統籌

交通建設項目檔案的信息化管理是一個前后端、全方位的綜合系統工程，不是建了一個數據庫系統或者軟件平臺就一勞永逸，需要加強統籌安排，需要全方位、前后端的設備、人力、管理等綜合部署和投入。要注重把握好數字檔案歸檔管理的時間節點，在保障前端交通業務工作正常開展的同時，要同步做好檔案信息化管理工作。要處理好傳統載體檔案數字化與電子檔案歸檔的關系，對于檔案信息化開展時間不長，保存有大量傳統載體檔案的交通管理單位，需要做好傳統紙質檔案向電子檔案的過渡工作，避免任何一份有價值檔案數據的流失。要建立健全信息化環境下的檔案管理相關流程和制度，確保數字檔案的證據力和有效性。

（四）提高人員素質

目前交通管理機構檔案管理人員年齡普遍偏大，專業能力不足。因此，在今后工作中，一是要加強培訓。邀請高校檔案專家和技術人員，向有關領導和檔案管理人員進行專題培訓，對檔案管理人員手把手地傳授檔案信息化相關操作方法和基本技能。完善考核和激勵機制，通過獎懲結合，正確引導檔案管理人員，激發他們的工作熱情和創造力。

四、結論

加快推進交通建設項目檔案信息化建設，是提高交通運輸管理整體水平的重要內容和有效舉措，也是交通檔案工作上臺階、上水平的重要抓手，必將有力地促進交通事業健康、快速發展。