論“最多跑一次”改革中的檔案利用

周 晶

（杭州市西湖區住房和城鄉建設局）

2017年1月16日，浙江省代省長車俊在浙江省十二屆人大五次會議上作政府工作報告時表態，浙江將加快推進“最多跑一次”改革，“堅持以‘四張清單一張網’為抓手，進一步加大‘放管服’改革力度，促進經濟社會各領域的改革不斷深化，以政府權力的減法換取市場活力的加法。”“最多跑一次”改革旨在認真貫徹以人民為中心的發展思想，按照群眾和企業到政府辦事“最多跑一次”的理念和目標，深化“四張清單一張網”改革，從與群眾和企業生產生活關系最緊密的領域和事項做起，充分運用“互聯網+政務服務”和大數據，全面推進政府自身改革，倒逼各地各部門簡政放權、放管結合、優化服務，促進體制機制創新，使群眾和企業對改革的獲得感明顯增強、政府辦事效率明顯提升、發展環境進一步改善，不斷增強經濟社會發展活力。檔案作為大數據的重要組成部分，是“最多跑一次”改革的重要支撐因素，只有讓檔案充分發揮應有作用，才能為“最多跑一次”改革保駕護航，為“最多跑一次”改革工作提供優質的后續發展動力。

一、“最多跑一次”改革中檔案利用的支撐不足

從現狀看，檔案利用還不能滿足“最多跑一次”改革的要求，主要存在以下問題：

（一）檔案利用的專業支撐不足

主要原因是缺少專崗專職檔案在編人員，許多窗口部門由于缺少專職的工作人員，特別是專職的檔案專業工作人員，往往招聘合同工、勞務派遣人員來充實窗口辦事力量。而這些人員缺少專業的理論知識，缺少業務培訓，有時候由于待遇等問題存在負面情緒，不能在“最多跑一次”改革中發揮主導作用。

（二）檔案數據共享程度不高

檔案數據和電子政務管理涉及的部門多、鏈條長，長期以來已經形成多頭管理、各自為政的體制，帶來了檔案資料數據壁壘等各種弊病。一個行政機關或者部門所掌握的信息不能夠通過網絡與其他部門共享，造成資源的浪費，例如不同機關對同一數據必須重復錄入，沒有通過系統優化整合的信息只能服務單個點而非整個審批系統，信息區段的分割使行政審批效率降低。

（三）電子檔案缺少技術、法律保障

要實現“最多跑一次”改革，電子檔案的發展是必不可少的。由于電子檔案具有易復制、修改、刪除等特點，使檔案原件概念難以確認。而且電子檔案容易受病毒的感染，容易被破壞而導致文件、數據丟失。能公開的檔案資料人為認為可能涉及國家安全，容易泄露群眾個人隱私而不實行公開，網上查詢困難，并且對網上打印的檔案材料缺少信任，一定需要相關部門蓋章才認可，這些都制約了網上辦事的深度和廣度，從而制約了“最多跑一次”改革在目前全面落地。

二、發揮檔案利用在“最多跑一次”改革中的現實作用

針對檔案信息資源利用在“最多跑一次”改革中的現狀，政府機關要整合各方面力量，解決存在的弊端，加大檔案數據共享力度，真正實現企業和群眾辦事“最多跑一次”。一要加強隊伍建設，提高運用檔案數據服務“最多跑一次”改革的能力。聘請錄用專業人員來窗口服務，必要時也需要聘請檔案專業人員來加強此項工作，不僅要具備一般機關文秘人員所具備的基本素質，而且必須熟悉檔案數據的整理、整合，綜合運用。二要從源頭抓起，實現檔案數據的共享。各個部門要借這次政府“最多跑一次”改革的東風，抓緊落實原有紙質檔案的電子化，落實電子文件歸檔和電子檔案管理工作，盡快把電子檔案上傳，劃入檔案信息共享領域，為用戶提供高效無縫銜接的信息服務。群眾到窗口辦事情，只要提供必要的身份信息，工作人員就可以通過統一的政務網查找所有需要的信息，比如群眾辦理提取公積金，只要提供身份證號，窗口工作人員就可以在政務網上查找到該群眾的戶籍所在地、婚姻狀況、房產狀況，使辦事群眾不需要提供其他證明就可以辦理，不僅可以實現“最多跑一次”，而且縮短窗口工作人員的審核時間，提高辦事效率。而且還可以進一步改為網上輸入身份證號，提交申請表，工作人員可以在后臺辦理，審核共享的檔案信息后直接把公積金打入相應銀行卡，實現“零上門”，大大便利了群眾。三要加大對檔案資料、特別是電子檔案資料的法律保障。哪些檔案信息可以公開，哪些是涉及國家機密和個人隱私的不適合公開。近期，浙江省出臺了《浙江省公共數據和電子政務管理辦法》，于2017年5月1日開始實施。這是國內首個省級公共數據和電子政務管理辦法，對公共數據和電子政務規劃與建設、管理與應用、安全與保障等方面作出了相應規范。《辦法》就電子申請、電子簽名、電子證照、電子歸檔等作了一系列規定。這就為“最多跑一次”改革落實了檔案資料的法律保障，使我們更有信心實現檔案資料為“最多跑一次”改革服務。

三、發揮檔案利用在“最多跑一次”改革中的長效作用

要使檔案利用在“最多跑一次”改革中實現長效管理，首先，檔案管理重心要下移。政府部門要簡政放權，把處于源頭的檔案信息整合到基層辦事機構，越接近于辦事對象的組織，越了解其變化的規律性，就越容易掌握辦事群眾的需求和心聲，從而作出快速有效的處理。基層檔案工作涉及面很廣，與群眾的關系也十分緊密。因此，我們要眼光向下、重心下移，盡最大努力去改變基層檔案工作薄弱的狀況，要在業務指導、執法監督、提供服務和人才培養等方面下大力氣，想方設法為基層開展檔案工作提供條件和保障，并發揮和保護好基層檔案工作者的積極性和創造性。其次，要確保檔案資料本身真實有效。真實性是檔案的生命，檔案的真實性是檔案保存的首要條件，基礎資料不能弄虛作假，才能使在這基礎上的各部門整合資料真實有效，受法律保護。檔案的真實性應該包含兩個層面的意思，一是檔案形成過程的真實；二是檔案內容的真實，兩者缺一不可。因此，為了確保檔案的真實性就要落實相應政策，如果辦事群眾首先提供的基礎信息檔案是不正確的、是虛假的，那么所辦理的事項就不成立，這就需要出臺相應的行之有效的法律法規，一旦發現存在檔案信息的虛假行為，就要從各方面制約其其他的社會行為。再次，各單位要重視本單位在實施行政審批過程中形成的文件材料（包括電子文件材料）的歸檔、整理和提供利用。行政審批文件材料是各單位在履行法定行政職能過程中產生的依據性文書。行政審批檔案是行政機關在實施行政審批過程中直接形成的、具有保存價值的各種載體和形式的文件材料，是各單位依法履行行政管理職能的重要憑證。做好行政審批檔案工作，對于加強行政審批基礎管理，促進依法行政，推進行政管理標準化、制度化、規范化，維護企業和群眾的權益都具有十分重要的意義。各單位要在行政審批清單的基礎上統籌考慮紙質文件材料、電子文件材料及其他載體文件材料的管理要求，準確界定行政審批文件材料的歸檔范圍和劃分行政審批檔案保管期限，并將該項工作納入對各有關部門、單位的檢查和考核范圍，這樣才能對以后的為民辦事 “最多跑一次”提供檔案資料保障。最后，要推進檔案信息部門間的數據共享，取消各種不當證明。加快推進公共數據整合和跨部門共享利用，以政務云、政務服務網、政務數據資源共享等公共平臺為依托，建設公共數據平臺和統一共享交換體系，完善公民、法人綜合數據庫和公共信用信息庫，推動涉及政務服務事項的證件數據、證明信息跨部門、跨區域、跨層級共享，取消各類增加群眾和企業辦事手續的證明和蓋章，以數據共享促進流程優化、業務協同。

“最多跑一次”改革，是“放管服”改革的浙江探索、浙江實踐，是“四張清單一張網”改革的再推進、再深化，是服務供給結構性改革的重要舉措。檔案資源信息利用在推進“最多跑一次”改革中任務艱巨，意義重大，需要進一步探索和落實。