新形勢下企業檔案管理信息化的問題與對策

鄭少君

（杭州市城東新城建設投資有限公司）

檔案作為企業重要的信息資源，在企業發展中具有重要的價值和作用。企業檔案管理是企業生產、經營中必不可少的一個有效手段，既是維護企業利益、合法權益和歷史真實面貌的有效證據，也是反映企業發展、技術、成果、經營、資源及歷史概貌的重要資料。隨著信息技術和現代企業的發展，傳統檔案管理方式已不能適應新形勢新要求，檔案管理信息化成為新時期檔案管理的發展趨勢。

一、企業檔案管理信息化建設的重要性

（一）推進企業檔案管理信息化，是提高企業市場競爭力的迫切需要

決策科學、管理高效，企業才能具有較強的競爭力。而完整可靠的信息資源以及快速準確的綜合分析，又是科學決策、高效管理的基礎。在傳統的檔案管理模式中，由于不少企業各部室業務相對分割，缺乏有效的互聯互通，容易形成“信息孤島”，檔案信息無法有效發揮應有的作用。通過推進檔案管理信息化，建設企業檔案管理信息化網絡，對傳統檔案進行數字化，對電子檔案及時歸檔，建立健全檔案信息數據庫，形成豐富的數字化信息資源及具有企業特色的知識儲備，使檔案信息資源得到充分開發利用，使檔案庫成為企業發展的“智囊庫”，為企業提供發展動力，提高企業的市場競爭力。創新是發展的第一動力，隨著信息技術的發展與電子檔案管理的普及，檔案工作必須實施創新驅動發展戰略，探索更高效便捷的檔案管理模式，在促進科技項目開發、保護知識產權等方面實現更大價值，發揮獨特的不可替代的作用。

（二）推進企業檔案管理信息化，是提高企業經營管理效率的現實需要

檔案信息化管理可以實現檔案信息資源的共享利用，為提高企業管理效率提供基礎支撐。通過信息化手段將紙質文件、照片、圖紙及音頻、視頻資料等原始檔案資料轉化為數據資源，建立檔案數據庫統一進行保存管理，并將其納入企業局域網的建設，結合辦公自動化系統等信息化系統，建立文檔一體化管理體系，建立配套的授權查閱機制，讓企業各級員工按自身的崗位職責及各自的權限設置在檔案管理系統中查閱所需的資料，可以加強各部門各工作環節的溝通交流，打破傳統“閉關自守”的消極狀態，促進資源共享，簡化工作流程，節約人力、物力、財力資源，降低經營成本，進一步提高企業經營管理效率。

（三）推進企業檔案管理信息化，是提升企業檔案管理水平的內在需要

檔案信息化可以為檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變提供支撐，促進檔案信息資源合理配置、科學管理，更好地為企業和社會提供高效優質的服務。推進企業檔案管理信息化，也有利于保證檔案資料的完整性。檔案信息化管理能夠對企業發展過程中產生的有價值的電子文件進行歸檔管理，保留其審批修改流程，提高資料保存的完整性。各部門可通過信息化系統上傳需由企業檔案管理部門統一保管的檔案資料。檔案管理部門可以對檔案存儲數據庫進行分層管理，劃分企業檔案庫與部門檔案庫，給各部門一定的電子檔案存儲空間，由各部門自行管理，保存部門資料，從而使資料的完整性得到進一步提升，促進企業檔案管理規范化、標準化。

二、企業檔案管理信息化建設存在的主要問題

（一）對檔案管理信息化建設認識不足

很多企業只是簡單將檔案管理信息化視為一種檔案存儲、使用方式的改變，而不是一種企業檔案管理理念的改變。只是著眼于電子檔案的收集、保管，而沒有考慮到建立一個綜合性的檔案管理信息化系統。在工作實踐中，僅是在辦公自動化系統的使用過程中被動實現檔案管理信息化的部分功能，即通過辦公自動化系統實現網上辦公、無紙化辦公來進行一些電子文檔的處理、傳遞，往往還只是作為工作流程的改變和節約辦公成本的手段，沒有將檔案信息化建設作為一個綜合系統工程來考慮、來建設。

（二）檔案管理信息化建設水平有待提高

隨著信息技術在企業發展各領域各環節的廣泛應用，傳統的檔案管理工作方式和技術手段已無法適應企業發展的需求。在推進企業信息化建設進程中，軟件開發公司對企業特點、業務流程、個性化需求等缺少專業了解，往往照搬套用，方案論證過程缺乏系統的需求分析，實施過程中缺乏適合自身的二次開發能力，往往使得所建的檔案管理信息化系統缺乏針對性和實用性。

（三）檔案信息安全存在風險

現代企業經營管理活動日趨復雜，注重細節、強調過程管理，為滿足日益復雜的經營管理需要，需要大量的基礎性、過程性資料，并在工作中經常重復使用，具有較高的保存價值。但由于其數量較大，將其全部納入企業檔案庫集中保管需要占用大量存放保管資源，且調閱不便，顯然并不現實，所以企業檔案管理部門通常只收集結果性資料及重要性較高的基礎性、過程性資料。對重要性相對較低的過程性、基礎性資料，通常的做法是由企業各部門或具體經辦人自行保管使用。但企業各部門的資料保管人員缺少專業的管理能力和管理手段，而現代企業人員的流動性較大，隨著時間的推移，這些基礎性、過程性資料存在一定的流失風險，對企業的經營發展會產生一定的不利影響。在信息化深入發展的大背景下，檔案實體和信息安全都面臨挑戰，尤其是信息安全的問題更加凸顯。如我們公司作為一級開發建設主體，從土地征遷至后續出讓、建設等環節，檔案信息損毀、失泄密風險日漸突出，尤其是一線征遷工作，由于工作的特殊性，征收所用的時間少則幾個月、慢則幾年。在這一過程中，檔案安全處在事故“易發期”“多發期”。

（四）檔案管理人員素質跟不上

檔案信息化管理需要管理人員既有相當程度的檔案管理能力，還必須有一定的計算機網絡管理能力和信息技術處理能力，更要對企業工作流程有深刻的了解，而現有企業的檔案管理人員大多不具備這樣的綜合素質。

三、企業檔案管理信息化建設的對策

（一）提高對檔案管理信息化建設重要性的認識

使企業領導、各部門工作人員充分認識檔案管理信息化建設的意義所在，形成推動合力。特別是要提高領導層的認識，自上而下加大推進力度，發揮“關鍵少數”的關鍵作用。可以通過組織檔案信息化建設培訓班，到外單位考察交流檔案信息化建設情況等方式，凝聚對檔案信息化建設的共識。將檔案信息化放在更加突出的位置，納入企業信息化規劃統籌考慮，強化人、財、物保障，與企業信息化同步實施。

（二）加快企業數字檔案館（室）建設

數字檔案館（室）是企業檔案信息化建設最重要的基礎平臺。加快企業數字檔案館（室）建設，是信息化條件下企業檔案工作轉型升級，走向現代化的迫切需要，對提升企業檔案科學管理水平，推進企業檔案管理現代化具有重要意義。要按照浙江省 “兩辦”《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》要求，加快推進對紙質、照片、音像等傳統載體檔案進行數字化，結合企業實際，扎實推進電子文件歸檔與移交接收工作，力爭到2020年，縣級以上國有企業檔案館（室）全部建成數字檔案館（室）。

（三）強化企業檔案信息化管理制度建設

標準規范及規章制度是企業進行檔案信息化建設的基礎支撐。從數字檔案資源建設，電子資源的生成、開發利用與保管，信息化基礎設施建設到信息安全，都離不開健全的標準規范以及規章制度支撐。首先，要著力構建企業檔案信息化管理制度體系。明確各部門的管理職責，強化信息管理責任意識，并制定相關的考核制度，加強對日常檔案信息化工作的約束。其次，要著力加強信息化管理制度體系的執行力。加大監督檢查力度，督促管理責任到位、措施落實，使企業檔案管理真正做到有規章制度可依、有規章制度必依，促進企業檔案信息化建設的規范化、科學化。

（四）加強企業檔案信息化配套建設

信息化配套建設是提高企業檔案信息化水平的重要基礎。要加強企業檔案管理信息化系統建設，注重軟硬件設施的開發和建設，配備服務器、計算機、路由器、掃描儀、打印機等信息化必備設備，及時升級更新檔案管理軟件，加大力度實現檔案標準化、規范化、科學化。信息化管理系統建設，要充分體現可行性和可操作性，企業檔案工作者需結合適宜企業行政辦公及業務特點需求，尤其要針對目前企業檔案管理存在的問題，不斷深入軟件開發過程，建立規范統一的企業檔案信息管理架構，為信息資源的網絡檢索和共享提供更好的服務。

（五）注重企業檔案信息化安全管理

檔案安全是企業檔案管理信息化建設的生命線。要扎實開展檔案信息系統安全等級保護工作，針對企業檔案信息管理方面的安全要求，將檔案信息資源的安全需求和風險程度進行分類，明確規定各級別的安全要求，對企業檔案信息系統進行評估監測，按要求抓好等級保護。要建立健全檔案信息安全機制。推進常態化安全管理，完善檔案信息安全技術操作規程，抓緊抓實日常管理，促進安全管理制度落實。要建立健全檔案信息系統災難應急處置機制。充分保障網絡信息系統的安全，重點關注數據庫的自動備份、網絡系統的病毒防范、嚴格的查閱權限和安全的加密保護功能等問題。要加大檔案信息安全基礎設施投入，除按標準配備機房、服務器等基礎設施外，要根據網絡安全、檔案信息數據長期存儲安全等的需要，配足安全管理設施設備，強化硬件支撐。

（六）打造高素質檔案管理信息化人才隊伍

人才隊伍建設是推進企業檔案管理信息化的重要保證。要立足企業實際，加快對專業性、復合型人才的培養，積極吸收高素質的人才進入檔案信息化管理體系，著力培養兼具檔案管理、信息技術和企業管理多方面能力的復合型人才，以適應企業檔案信息化建設的需要。要加強對企業員工的培訓，掌握最新的管理技術和模式，使員工對檔案管理信息化系統能用、會用，并在工作中不斷提出改進意見，使檔案管理信息化系統得到持續的改進，更好地服務企業發展。

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