數碼照片檔案網絡化管理的實踐與思考

韓小紅

（杭州出入境檢驗檢疫局）

數碼照片檔案是機關、團體、企事業單位和其他組織在社會活動中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的數碼照片。近年來，隨著數碼相機的普及以及數字攝影技術的發展，機關單位產生了大量的數碼照片檔案，這給照片檔案的收集、整理、利用工作提出了新的挑戰。目前，越來越多的機關單位借助各種檔案管理信息化平臺對各類檔案進行管理，不僅有效提高了檔案管理的效率，也大大提高了檔案的利用率。筆者結合應用檔案管理信息化平臺對數碼照片進行網絡化管理的實踐，簡要論述數碼照片檔案網絡化管理的優點及如何進一步優化數碼照片檔案管理。

一、數碼照片檔案網絡化管理的優點

數碼照片檔案網絡化管理是指應用計算機網絡技術，對照片檔案管理流程進行優化，使照片檔案的收集、整理、利用各個環節實現網絡化，以取得檔案管理總目標的最佳效果。

（一）通過網絡化收集模式，解決照片檔案收集難問題

數碼照片檔案不同于文書檔案，它形成于各項業務活動中，并散落保管在各部門各人員手中，其收集難主要體現在：一是形成主體具有廣泛性，收集對象不確定。每個人都有可能成為照片檔案的形成者，如果照片形成者主觀上不夠重視，歸檔意識薄弱，就有可能使得重要的照片遺漏沒有歸檔，導致檔案散失。二是收集時間具有滯后性，問題發現不及時。一般單位照片檔案的收集整理，往往跟文書檔案一樣放在次年的6月之前，而時間一長，會出現有些照片找不到存放位置或忘記相關背景信息的問題。三是整理方式具有專業性，工作比較煩瑣，花費時間，致使立檔單位歸檔存在一定困難。利用檔案管理信息化系統，采用網絡化的歸檔渠道，方便數碼照片形成者或者立檔單位及時上傳歸檔，可以打破歸檔時間、空間上的局限。此外，歸檔的程序、步驟也比較便捷，照片形成者或者立檔單位只要按照軟件設計好的步驟和要求，上傳相關照片、填寫相關內容即可完成歸檔，極大地豐富了照片檔案的來源，為破解照片檔案收集難提供了有效支撐。

（二）通過規范化著錄方式，解決照片檔案整理難問題

數碼照片檔案整理最關鍵的環節是擬寫文字說明。文字說明應綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示該數碼照片所反映的內容。一張照片檔案，如果沒有文字說明，其利用價值和保存價值就要大打折扣。在傳統的數碼照片檔案整理中，由于照片的拍攝者和整理者往往不是同一人，加上收集整理時間的滯后性，這個環節最容易出現問題。很多珍貴的照片，就是因為缺乏文字說明或者相關要素不全，而導致保存價值受損，難以有效利用。利用檔案管理信息化系統，通過合理的系統設計，植入照片檔案管理的“六要素”，為規范系統著錄內容提供了遵循。數碼照片的上傳者，必須按照規范錄入“六要素”后，才能完成歸檔。同時，必須按照系統設置的格式填寫相關數字、文字，這樣就有效實現了檔案整理的前端控制，保證了數碼照片檔案的信息完整性和規范性。

（三）通過信息化利用平臺，解決照片檔案利用難問題

長期以來，因收集渠道難、整理不規范、借閱不方便等因素，數碼照片檔案的資源不夠豐富，利用率較低，沒有發揮檔案應有的作用和價值。利用檔案管理信息化系統，通過信息化平臺對照片檔案進行更為科學的分類和編目，提供即時、自助、多樣的查詢服務，有利于提升數碼照片檔案的管理效率，實現高效共享。在信息化平臺上，利用者可以根據自身權限，按照時間、歸檔部門、關鍵人物等方式進行檢索，及時查閱相關信息，大大提高數碼照片檔案的利用率，充分實現數碼照片檔案自身價值。

二、進一步優化數碼照片檔案網絡化管理的思考

應用檔案管理信息化平臺對數碼照片檔案進行網絡化收集、整理、利用，給數碼照片檔案管理帶來了極大的便利。但在實踐中也還是存在各部門歸檔意識不強、歸檔不及時、歸檔質量不高、檔案開發利用不夠等問題，需要在以下四個方面下工夫，進一步優化數碼照片檔案網絡化管理。

（一）加大宣傳，著力提高各部門主動歸檔意識

沒有照片來源，多便利的檔案管理信息化平臺也是無米之炊。因此，加大宣傳力度，提高機關單位各部門的歸檔意識顯得尤為重要。除了要深入宣傳《檔案法》及《照片檔案管理規范》《數碼照片歸檔與管理規范》等法律法規和標準規范，提高大家的檔案意識和法治觀念之外，還應通過編制宣傳圖冊、制作宣傳片、搭建文化長廊等多種途徑，大力宣傳照片檔案的價值，使大家了解照片檔案的重要地位和作用，使照片檔案管理工作能夠獲得大家的理解和支持，增強歸檔的自覺性和積極性。

（二）健全制度，著力提高數碼照片檔案管理質量

健全的制度是提高數碼照片檔案網絡化管理質量的重要保障。檔案管理部門應建立健全數碼照片檔案的收集、整理、保存、借閱利用等制度。在數碼照片檔案網絡化管理中，要對歸檔時間、歸檔范圍、歸檔質量等提出具體要求，對收集程序、途徑等作出明確規定。一是建立數碼照片檔案歸檔常態化機制。如通過制度規定，要求各部門在照片形成后30天內必須通過檔案管理信息化平臺歸檔，這樣可有效避免時間一長出現遺忘歸檔的現象。二是構建數碼照片檔案的收集管理網絡。建立一支專兼職照片檔案管理員隊伍，明確管理員的崗位職責和范圍。通過定期或不定期的攝影或檔案專業培訓，提高管理員的照片拍攝水平和照片檔案管理水平，確保數碼照片檔案的來源和質量。三是提高數碼照片檔案整理質量。檔案管理人員要加強把關，在審核各部門提交的照片時，注重審核照片的真實性，對反映同一內容的若干張數碼照片，應選擇其中具有代表性和典型性的數碼照片歸檔，所選照片應能反映該項活動的全貌，主題鮮明，形象清晰、完整。要特別注重審核文字說明六要素是否填寫齊全規范。

（三）服務為先，著力提高數碼照片檔案利用水平

服務是檔案工作的永恒主題。利用是檔案的價值體現。機關單位數碼照片檔案的價值主要體現在為機關的中心工作服務，為機關文化建設和文明建設服務。作為機關的檔案管理人員，應強化服務意識，開展主動服務，積極開發利用數碼照片檔案資源，充分挖掘機關照片檔案的價值，展現照片檔案的獨特價值。如通過編制年鑒及宣傳畫冊、舉辦照片展覽、搭建文化長廊等方式，公開照片檔案信息，展示機關發展歷程、文化建設、工作成效等，擴大機關的影響力，提升機關的知名度，激發機關廣大干部職工的自豪感和歸屬感，以更大的熱情、更強的自覺投入工作。此外，還可以借助網絡、微博、微信公眾號等新媒體，擴大數碼照片檔案的利用。充分發揮新媒體傳播速度更快、受眾面更廣的優勢，結合工作實際精選數碼照片檔案，策劃制作出可讀性更強的圖文信息、專題圖片展示、多媒體宣傳片等，傳播科普知識，履行機關職能，展示機關形象，擴大機關影響，更好地發揮數碼照片檔案的服務作用。

（四）強化保障，著力提升檔案管理人員素質能力

檔案人才是做好檔案工作的根本保證。數碼照片檔案質量的好壞，與檔案管理人員的素質密切相關。因此，提高檔案管理人員的職業道德素養和業務管理水平非常重要。檔案管理人員除了要積極參加檔案部門組織的各類業務培訓之外，還要在平時的工作中認真鉆研業務，努力提高業務水平，做到把好收集關、細化整理關、嚴格保管關、優化利用關。檔案管理人員應經常走出檔案室，主動加強與各部門的溝通聯系，隨時通過內網信息、工作簡報等掌握機關工作動態，及時提醒和要求各部門將有價值的照片歸檔；多參與單位的重要活動，深入事件發生現場拍攝照片資料，提供一手的照片檔案資源等。我們處于一個信息技術飛速發展的時代，檔案管理人員要保持終身學習的習慣，不斷加強學習，更新知識體系，注重提高計算機和網絡信息系統處理水平。對使用檔案信息化管理系統的兼職檔案人員，也應進行計算機安全和檔案管理系統培訓。總之，進一步優化數碼照片檔案管理，除了要利用好檔案管理信息化平臺之外，還要靠各部門兼職檔案管理員和檔案綜合管理人員的共同努力，互相配合，營造檔案工作的良好氛圍，豐富照片檔案的來源，確保照片檔案的質量，積極開發利用好照片檔案資源，使照片檔案發揮出應有的價值。

［1］ 晏愛琴，劉惠萍，趙明，等.數碼照片檔案網絡化管理探索與實踐［J］.北京檔案，2015（8）.

［2］ 雷鳴.對照片檔案規范化管理的思考［J］.中華女子學院學報，2013（5）.