國家電網公司基層單位會計檔案電子化管理存在問題及探索

鐘海芹

（浙江省送變電工程公司）

一、引言

會計檔案管理是企業財務管理的最后一個環節，是企業檔案管理的其中一個重要門類，是全面反映企業經營管理狀況的關鍵信息資源。然而，在現代信息化高速發展下，檔案信息資源的整合，是當前檔案信息化建設的重要內容，網絡環境下檔案信息資源整合成了當前檔案理論界與實踐界一個共同的課題，尚有一系列相關問題亟待解決，特別是對會計檔案這一特殊門類更有很多問題需要探討。

隨著計算機信息技術深入廣泛的應用，國網公司精益化管理水平不斷提升，基層單位辦公管理都在內網協同辦公系統上，財務會計工作也在系統電子報賬模塊上進行，利用信息系統記賬，越來越多的憑證、賬簿、報表等會計信息以電子的形式產生和傳遞。不僅記賬憑證可經數據錄入系統后自動形成，而且會計賬簿也能由系統通過邏輯計算自動生成。可以說，會計信息化水平的不斷提高，對會計檔案管理提出了新的要求，目前基層單位會計檔案管理處于半電子化狀態，與單位會計工作信息化程度無法完美匹配。

二、會計檔案電子化管理面臨的問題

（一）會計檔案電子化管理不徹底

目前國網公司大多數基層單位都已使用內網電子報賬系統，會計憑證、賬冊等會計資料基本上都以電子形式產生和傳遞，財務報銷等管理已全面實行電子化管理。但是會計檔案管理是在內網檔案管理系統中實現，只是檢索條目的電子化，未實現憑證、賬冊等會計檔案材料的電子化，處于半電子化狀態，報銷系統的會計檔案材料的電子數據和會計檔案管理系統并沒有實現無縫對接，無法達到一體化管理狀態，制約了企業管理信息化、現代化的發展。

（二）會計檔案查閱不便，工作效率受限于未信息化環節

由于會計檔案管理處于半電子化狀態，在日常搜索和查閱檔案時只能針對電子條目，無法擁有完全電子化管理時在系統上直接進行多維度的查詢、搜索、調閱、統計等功能，要獲取具體數據信息必須到庫房查閱紙質的憑證、賬簿、報表等會計檔案，這樣讓工作效率大大降低。

（三）會計電子檔案存在原始性、真實性、完整性、安全性問題

原始性問題：對于紙質檔案來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章、紙張制成材料等使內容真偽易于判別，可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性。電子檔案內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，電子形式生成由實態變為虛態的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。很難對電子檔案的原始性進行認定。

真實性問題：電子檔案極易失真，如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實;電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案;電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。

完整性問題：電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失;電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損;電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

安全性問題：電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，篡改信息、信息外泄，都會直接損害電子檔案的安全。

三、實行會計檔案電子化管理保障措施探索

（一）領導的重視是前提

《檔案法實施辦法》第五條指出：“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作依法開展。”《會計檔案管理辦法》第四條則更加明確地規定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。”由此可見，是否重視對會計檔案的管理，是一種嚴肅的法制行為。各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領導工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道。只有得到領導的重視，現代信息網絡技術才能在企業會計檔案管理中得到運用及有效的推廣。

（二）標準化制度及規范的健全是依托

建立健全的檔案管理規章制度，使財務檔案規范化、現代化，會計檔案管理制度不完善，缺乏嚴格的考核標準，從而在實際工作中，會計檔案管理工作人員不注重會計檔案信息質量的確定和工作效率的提升，不按照規范標準執行會計檔案管理工作。根據會計檔案電子化管理的特點，建立會計電子文件準入標準及傳輸規范、電子會計檔案著錄及編碼規范等多套規范體系，制訂全面的管理制度，在制度中明確基于電子會計檔案管理的崗位職責，細化電子會計檔案歸什么、何時歸、誰來歸、怎么歸、怎么管、怎么用的操作規則，使電子會計檔案在收集、整理、編目、存檔等環節有章可循，規范一致。這樣整個會計檔案電子化管理工作，就有了明確的方向和堅強的依托。

（三）硬件設施和軟件系統的完善是關鍵

完善硬件設施建設，必須配備現代化檔案管理設備，如互聯網設備、掃描儀、計算機等; 同時構建會計電子文件管理系統，實現會計檔案文檔一體化會計電子文件管理系統就是把會計檔案管理系統和自動化財務報賬系統有機結合的軟件系統。該系統能自動記錄會計電子文件的各種背景信息和元數據，能有效管理和控制會計文件的整個生命周期，如自會計電子文件生成到運轉處理再到轉變為會計電子檔案，最后被提供利用直到銷毀或遷移的整個過程。能提供利用和管理會計電子文件和檔案，也能管理匯入的會計紙質文件信息。從而實現了會計文檔一體化的管理。完善配套的硬件設施和軟件系統是實現會計檔案電子化管理的關鍵技術保障。

（四）安全保障體系是核心

構建強大的安全保障體系，如何確保電子會計檔案的安全是加強會計檔案電子化管理的核心問題。

1.檔案使用安全。財務和會計檔案工作流程必須監控管理，建立安全權限控制機制，在線瀏覽和會計檔案原文件相互保持獨立，不僅保證了會計電子檔案的完整、齊全和真實原始性，還確保了系統安全穩定的運行。信息化背景下，檔案管理人員重點是對文件處理流程進行提煉、梳理，并將處理中產生的檔案信息實施統一管理，所以為了保證數據的安全必須采取措施，如雙機熱備份、內網外網物理隔離等，建立檔案數據中心，設置的權限體系要完整，配備專業人員維護管理，確保電子檔案信息安全。

2.系統安全。信息部門通過采用入侵檢測、防火墻、加密和防病毒、安全權限控制等技術手段，降低計算機網絡受攻擊、侵犯的威脅，同時將外網和單位的內網分開，在內網建立強大的安全管理體系和控制體系，確保會計檔案文檔一體化管理系統安全運行。

3.明確紙質檔案與電子檔案要長期并存并保持一致。紙質檔案與電子檔案屬于兩種不同載體的檔案，必須明確紙質檔案與電子檔案長期并存的"雙軌制"，即在保存電子文件的同時，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質文件或原始的紙質文件要歸檔保存。同時，還要注意兩種不同載體檔案的一致性，特別是在電子檔案編號更改、更新時更應注意電子檔案與紙質檔案的對應相符。

（五）專業管理隊伍的綜合素質是基礎

企業會計檔案的信息化管理建設對每一位檔案管理工作者都提出了很高的技術要求，它要求檔案管理人員在進行工作的同時還要不斷地加強專業知識的學習，在進行專業知識學習的同時，還要加強對網絡技術以及企業檔案管理軟件的學習，以提高工作人員對現代化設施的運用能力，最后成為一名高素質、高能力、高水平的綜合管理人才。與此同時，領導者還要對檔案管理人員進行政治思想的教育，使他們具備較強的責任心，不會為了達到某種目的而去弄虛作假，最后造成檔案工作嚴重的后果和損失。因此，企業應該依法加強對會計檔案工作人員的各種培訓，全面提升他們的思想素質、業務素質和職業道德等綜合素質。積極做好崗前培訓、崗位培訓，還要搞好后續教育，在財務檔案管理的過程中，如果能夠統一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使財務檔案相關信息在質量上得到提高，使企業增強活力、競爭力，適應信息的現代化發展。

四、總結

國家電網公司基層單位會計檔案電子化管理的實現過程是傳統會計檔案觀念突破的過程，是一個創新的過程。在正式推行之前，只有科學合理地利用和挖掘信息化會計檔案資源，借助于統計軟件和計算機技術等信息手段，并結合實際工作發現問題并不斷解決、完善，才能把會計檔案的電子化管理這一基礎工作做好，會計信息化的強大功能才得以充分發揮。作為一名檔案管理人員，必須緊跟上時代步伐，積極探索檔案管理的新思路和新方法，創新管理理念，不斷提高自己的信息化管理水平，充分發揮檔案的潛在價值，為企業創造更高的經濟效益而努力。