城建檔案數字化的實踐與探索
——以玉環縣城建檔案館為例

孫 靜

（玉環縣住房和城鄉建設規劃局）

當前檔案管理已進入紙質文件與電子文件共存的時代，手工查閱的傳統檔案管理模式已跟不上時代步伐，需要圍繞“數字城建”建設，加大檔案管理創新力度，加快推進檔案數字化，為社會提供更加優質、高效、便捷、安全的檔案服務。

一、開展城建檔案數字化的重要性和緊迫性

城建檔案是城市規劃、建設和管理的重要基礎資料，具有涉及面廣、數量大、種類多、價值高、保管時間長等特點。城建檔案也是一個城市的寶貴財富和不可再生的信息資源，是一個城市建設發展歷程的見證和縮影，是一個城市規劃、建設、管理維護等活動的重要憑證和依據，是一個城市自然面貌、地質狀況、建筑物和地上、地下管線的真實記錄。為保證城建檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用，原有的手工查閱方式已遠遠跟不上時代的發展和信息技術的步伐。通過開展城建檔案數字化，一方面可以提高城建檔案管理效率，另一方面可滿足保護檔案原件、方便利用等需要。可以說，城建檔案數字化既是檔案工作創新發展的需要，也是滿足社會不斷增長的檔案利用服務的迫切需求。

二、把握城建檔案數字化加工的程序和要求

（一）做好前期準備工作

我館主要通過外包方式開展城建檔案的數字化加工工作。前期準備工作是城建檔案數字化加工過程的第一個環節，也是關鍵環節，必須做到認真調研、摸清底數、周密準備。

1.摸清基本情況。

對庫存的城建檔案進行數據統計和分析，摸清檔案的基本情況，確定本單位要進行數字化加工的檔案卷數及內容，并計算出頁數。

2.制定實施方案。

確定需要數字化加工的頁數、時間、價格，落實數字化加工資金，對數字化質量提出要求。

3.落實加工單位。

鑒于歷年積累的城建檔案數量巨大，檔案數字化加工工作量大、任務重，而檔案人員在信息化方面的專業知識一般比較薄弱，很難憑自身力量在短時間內保質保量完成數字化工作。因此，最具有可行性的方法是選擇一家比較優秀的、有資質的檔案數字化加工專業公司，并借助他們的專業優勢和豐富經驗開展工作。

（二）明確城建檔案數字化的業務技術相關需求

1.把握城建檔案數字化的技術指標要求。

根據《城建檔案業務管理規范》的要求，紙質檔案數字化應符合以下要求：（1）掃描色彩模式采用黑白二值、彩色或灰度模式。（2）掃描分辨率參數大小應大于100dpi，以掃描后的圖像清晰完整、不影響圖像和利用效果為準。（3）采用黑白二值模式掃描的圖像文件，應采用TIFF格式存儲，用Crup4壓縮；采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，應采用JDEG格式存儲；單份多頁文件掃描圖像、提供網絡查詢的掃描圖像可存儲PDF格式。（4）竣工圖采用黑白掃描，200dpi分辨率，1比1比例。AO及以下幅面圖紙掃描為TIFF格式，超過掃描尺寸的，由管理員進行技術處理后再掃描。（5）在保證掃描圖像清晰可讀的前提下，應選擇適當的壓縮率，盡量減小存儲容量。

2.對掃描數據做好安全備份。

由于掃描數據是以比特流的形式存放在計算機中，一旦計算機系統癱瘓，極易造成掃描數據丟失和不可讀。因此，要把握好“不把雞蛋放在一個籃子里”的安全原則，要求掃描數據至少以兩種以上存儲模式進行備份。

3.做好掃描數據的入庫銜接。

對核心業務類檔案，要求在掃描過程中進行全檢，數據導入系統后再次對實現關聯的數據進行逐條對照原件檢查，錯誤率要求控制為零。要求支持不同載體檔案的數字化，通過不同的接口導入數據，并對不同格式的數據進行編輯處理，支持以拷貝、打印、繪圖等方式進行數據輸出。

4.優化掃描數據的檢索功能。

要求提供BS架構下的檢索工具，真正實現雙層檢索（檔案目錄檢索和掃描圖像全文檢索），任何復雜的檔案查詢時間在1秒以內完成，同時為檔案信息查詢系統提供完整的全文檢索信息并記錄所有用戶的所有行蹤，還可以在業務處理中根據權限實時調用檢索城建檔案，并要求提供多種統計。

（三）把握城建檔案掃描的具體操作流程

城建檔案的專業性很強，相關業務技術要求較高，在具體實施掃描的過程中，要制定出嚴格的操作流程，切實保證檔案掃描的順利進行。結合城建檔案實際，檔案掃描具體操作流程如下：借卷—檔案分析—檔案掃描—掃描質檢—建立書簽—著錄索引—總檢—還卷—數據備份—數據掛接—歸檔驗收。

1.借卷：因每天有大量檔案借出，城建檔案館方面要安排專人進行案卷的移交，履行有關交接手續，做到權責明確、有據可查。

2.檔案分析：一份卷宗根據材料的紙質、顏色等不同，需要進行消藍去污、做彩圖、拼接等不同技術處理。

3.檔案掃描：在檔案掃描前，掃描人員要認真查看流程單，閱讀著錄信息，進行認真比對，并按一定規則建立子目錄。掃描時，要嚴格按文件自然順序掃描，根據紙張情況選擇掃描方式，注意避免傾斜，注意調整亮度、對比度，不得遺漏和重復。

4.掃描質檢：設置專門的崗位和專人，負責對已經初步完成加工的成品檔案進行技術檢查，協調改錯。要求逐頁檢查，檢查內容包括傾斜度超過標準、污漬面積超過標準、漏頁、白頁、重復、頁面字跡不清楚、頁面倒置、著錄項漏項、著錄數據錯誤等。

5.建立書簽：有的卷宗頁數比較多，為了提高查詢速度，每份卷宗掃描完畢后，要依據該卷宗卷內目錄建立書簽。

6.著錄索引：城建檔案的紙質檔案都是按總登記號排列入庫的，為了實現數字檔案與紙質檔案相同的組卷方式，保持統一性，最后要將每份卷宗的總登記號著錄到掃描軟件管理系統中。

7.總檢：對掃描完成后的檔案進行一次全面的檢查，內容包括掃描的質量是否達到要求，建立的書簽和著錄的索引是否齊全。

8.還卷：按照借卷的要求，專人負責，仔細檢查檔案是否完好，并對檔案進行消毒后再入庫，以防帶入掃描過程中接觸到有害物質，對庫房中其他檔案造成破壞。

9.數據備份：將已掃描好的城建檔案備份到光盤上，以備不時之需。

10.數據掛接：總檢通過后，將數字檔案導入城建檔案管理系統，以實現與城建檔案管理系統的目錄數據掛接。

11.歸檔驗收：在掃描過程中，要分階段抽查和總體驗收。按照掃描進度，檔案館工作人員要不間斷地對掃描成果進行抽查，發現問題及時糾正。掃描結束后，城建檔案館要組織人員對數字檔案進行總體驗收。

三、加強城建檔案數字化加工的后續保障

（一）保障城建檔案的信息安全

城建檔案數據安全至關重要。城建檔案管理部門應從組織制度、技術手段、管理手段上采取措施，確保城建檔案的信息安全。一是嚴格執行檔案“六防”措施；二是嚴格執行機房管理制度，非機房人員進出應履行相關手續；三是對計算機及網絡設備進行定期維護檢修；四是要對內部局域網與外部互聯網進行物理隔離；五是在軟件使用前要進行全面測試，以確保發生誤操作時數據不被破壞和不發生丟失；六是要對數據進行定期的多重備份和異地備份；七是要對提供利用過程跟蹤監控，自動進行相關記錄；八是對數據庫用戶實行權限等級管理，嚴禁越權操作；九是要有經費投入，加大軟硬件建設，優化安全保障條件。

（二）保障提高檔案管理人員的業務素質和水平

城建檔案數字化加工能否成功，關鍵在人。為確保數字化工作順利進行，要求檔案管理人員應具備較強的責任意識和一定的專業知識。一方面要針對性地開展業務培訓，特別是信息化等方面知識的培訓；另一方面要完善用人機制，加強人才引進和培養，優化檔案工作人員的年齡結構、知識結構和專業結構。