測繪生產電子文件歸檔管理探討

趙 佳

（浙江省河海測繪院）

一、測繪生產電子檔案形成和利用現狀

浙江省河海測繪院作為一家專業從事測繪生產的事業單位，業務范圍涵蓋海洋測繪、工程測量、海洋水文觀測、海底聲學探測、航空攝影測量、地理信息系統、水文水資源調查等多個領域，建院60年來形成了諸多的測繪生產檔案。

我院檔案室歸檔的測繪生產電子檔案，主要為測繪生產過程中形成的，由項目負責人收集整理、質安科做技術審核、檔案室歸檔的電子文件。根據密級，分為涉密文件和非涉密文件，常用的1∶10000國家基本比例尺地形圖、大地控制點、4D數據等國家密級成果及生產衍生品為涉密文件，海圖、技術標準、一般的測繪生產成果為非涉密文件。2000年以后實行紙質文件和電子文件同步歸檔。圖1是2013—2016年紙質檔案和電子檔案的借閱頻次統計。

很顯然，電子文件比紙質文件更受使用者歡迎，利用率更高；2017年9月28日17：28，遂昌縣北界鎮蘇村發生山體滑坡重大自然災害，我院應急測繪小組于29日早上7點達到災區，9點克服惡劣天氣因素率先傳回災區視頻，所有的過程都依托了電子文件這個重要的傳播途徑，爭分奪秒為救援工作的開展提供技術支撐。電子文件存儲利用方便快捷的特性，已使其成為測繪生產過程中不可或缺的一部分。

二、測繪生產電子文件歸檔管理中存在的主要問題

（一）格式標準不統一

國際檔案理事會《電子文件管理指南》（1997年）將電子文件生命周期分為三個階段：概念（設計）階段、形成階段和維護階段。測繪生產在第一、二階段需要應用很多國內外的儀器設備和專業軟件，這個過程中產生的電子文件一般都是開放性的，通常是一種程序或是幾種程序產生一個格式，而測繪生產中往往會用到許多種程序，這樣就產生了許多種格式，如文本程序一般生成的文件格式為txt，但文本程序能同時打開nav、csv、rtf等多種格式，甚至于在一些技術員的編程下，成千上萬種格式都可以用文本程序打開使用。第三階段，電子文件歸檔后，其利用需要使用該文件生成時的程序，但實際工作中，由于測繪生產應用程序的更新快速，新的文件格式不斷產生，舊的文件格式就會被逐漸淘汰，電子文件的兼容性差，影響了電子文件的再利用程度。

（二）真實性不可控

電子文件的真實性指的是電子文件經過各種傳輸、遷移、歸檔整理后，其內容、結構等各種信息都與最初的原始狀態保持一致。電子文件的真實性與它運行的環境有很大的關系，由于電子文件可以輕松地修改內容和更換載體，這就使得其文件內容面臨篡改和刪除的危險，并且不留一絲痕跡，檔案人員在接收電子檔案時無法確定是否為最終版本。尤其是涉及清淤清污、水政巡查等項目案例，文件的原始真實性對實際工作會產生很大的利益糾紛，必須采取相應措施，確保關鍵時段的電子文件真實性，促進項目的廉潔與公正。

（三）安全隱患大

電子文件在其生命周期中歷經多個部門、多臺計算機、多個利用者，安全隱患大。主要包括三個方面：第一，電子文件傳輸利用中存在的安全隱患。電子文件的利用傳播相對紙質文件而言非常方便，而測繪生產中無法避免要傳輸和利用電子文件，一些涉密成果通過局域網以外的網絡傳輸，易造成泄密隱患，對國家和單位利益造成損害。第二，電子文件軟硬件依賴性及讀取工具帶來的安全隱患。測試生產電子文件的閱讀利用依賴于軟件工具，特別是在歸檔某些專有格式電子文件的過程中，必須同時歸檔相應的閱讀程序，這就給一些病毒帶來了可乘之機。我們把所有通過操作系統的文件系統進行感染的病毒都稱作文件病毒，所以這是一類數目非常巨大的病毒，主要通過感染計算機中的可執行文件（.exe）和命令文件（.com），還有一些病毒可以感染高級語言程序的源代碼，開發庫和編譯過程所生成的中間文件，一旦計算機運行該文件就會被感染，從而達到傳播的目的。第三，保存電子文件的物理環境及存儲介質引起的安全隱患。當電子文件在不適宜的濕度、溫度環境下，其載體也會隨之受到一定影響，標準溫度應在16℃到20℃之間，濕度則為（40±5）%，而電子檔案存儲的磁性材料從保存時限上說最長也就100年，而且其性質極不穩定，遇熱、濕、強磁場或技術升級等問題極容易丟失或破壞。

（四）存儲容量大

近年隨著地理信息和“互聯網+”概念的興起，筆者所屬的測繪行業更是受到了極大的沖擊，體現在檔案上，歸檔格式從傳統的doc、dwg為主的格式迅速拓展到了dem、dom、shape、mp4等多種格式。不僅對移動存儲介質的性能提出了很大要求，在數據日常使用和歸檔過程中更是耗時耗力，像浙江省灘涂資源調查僅DOM影像數據一種格式占用存儲空間1T多。

三、加強測繪生產電子文件歸檔管理的對策和措施

（一）通過制度建設促進標準化管理

沒有統一標準的制約，任何工作都難免帶有隨意性，且不論從技術、人力和財力上，電子文件的長期保存都不是某個單獨部門就能實現的。因此，檔案部門需根據自身的實際情況加強制度規范建設，制定《檔案管理辦法》等指導性文件，將電子檔案的前期指導與控制納入各部門的工作職責，監督協助歸檔部門按照統一電子文件格式歸檔。如：我院制定的《科學電子檔案管理辦法》對測繪生產資料的歸檔范圍、程序要求、保管借閱、檢查維護等各環節做了規定；針對項目成果，如測繪生產中利用率最高的dwg格式文件，規定了使用CAD、ARCGIS等軟硬件應用平臺的說明、字庫、圖幅、格式，并對產生的電子文件數據類型、文件種類等都做了嚴格規定，輔之技術措施、責任制考核等來加強對電子文件的規范管理。

（二）做好電子文件形成前端的控制與過程管理

電子文件的管理應遵循“前端控制”原則，在項目合同簽訂時就要明確版本及其支持軟件、數據格式；測繪生產中按照預先確定的標準格式生成和轉換；歸檔時歸檔部門和檔案管理部門都應對電子文件的最后修改時間、文件種類與紙質文件配套等要素進行驗證核對，并對驗證結果進行記錄和標識；已完成歸檔的電子文件可設置為“只讀”模式，防止使用人員的修改保存；長期存儲載體，也可采取保密措施，保證使用人員只能讀取信息，而不能對其進行任何修改，確保電子文件的真實性。

（三）加強檔案信息安全建設

加強檔案信息安全建設，需從加強人才隊伍建設、軟件安全建設、物理環境建設和數據安全管理等方面著手。第一，加強人才隊伍建設，培養具備檔案專業知識和現代化信息技術儲備的專業人才，既要對本單位的檔案資料的形成有全面的了解，又要有處理電子設備的操作能力，還要對國家和本單位的保密規則熟練于心，確保在檔案接收和保管維護中保證其完整性和安全性；第二，加強軟件安全建設，配置安全性高的檔案歸檔管理軟件，有條件的單位可以引進專業的數據庫管理系統，憑借數據庫自帶的流轉工具和殺毒軟件，做好文件的安全保護；第三，嚴格管控物理環境，首先要在存儲介質上嚴格把關，生產單位常用的保存介質通常為光盤、服務器、磁盤陣列等，應保存于專用存儲空間，且定期進行可讀性檢測和維護，必要時轉換相應的電子文件格式，使其始終保持同新技術的兼容性，提高測繪生產電子文件的存活率；第四，加強數據安全管理，及時做好備份。檔案數據應一式三套保存，一套本地離線存檔，一套異地保存，一套在線提供利用。服務器、磁盤陣列等大數據存儲系統也應及時備份，專人定時有效檢查數據存儲區域網絡的安全性和存儲安全控制日志。

（四）建立檔案數據海量存儲和長久保存系統

隨著數據的快速積累，存儲容量從TB級急速增長為PB級，甚至可能會達到EB級。為了存儲和使用的便捷性，檔案部門應結合云存儲、磁盤陣列等技術，適時配備包括在線存儲、離線存儲、近線存儲相結合的海量存儲系統，并根據不同類型數據對存儲的安全性、吞吐速率和存儲成本的不同需求，選擇不同的存儲策略。無論采用哪一種存儲策略，系統必須同時具備存儲安全、使用便捷、可拓展性高三個特點，市場中IBM、HP、浪潮、圣橋、華賽等企業都已研制出較為成熟的存儲產品。為達到電子文件安全長久保存的目標，需要在過程中引入控制機制，全方位實施質量控制、安全控制和環境控制，確保數據安全。

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