信息技術在醫院檔案管理中的應用研究

陳燕燕

（浙江省慈溪市婦幼保健院）

檔案管理是指對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，是一項特別煩瑣、復雜的工作，同時也是一項非常重要的工作。在醫院中，檔案管理與醫療活動、教學研究、科研開拓密切相關，可以說檔案管理的好壞能夠直接影響醫療護理、教學科研方面質量。隨著社會經濟水平的不斷提升和醫療事業的進一步發展，醫院信息化進程的持續加快，傳統的單一文檔管理方式早已適應不了現代化社會發展需求。而隨著信息時代的到來和網絡技術的迅猛發展，信息技術在醫院診療和管理當中日益普及，信息技術為高效的醫院管理帶來曙光，如何利用信息技術提升醫院檔案管理水平，成了當下醫院管理研究的重要方向。

一、應用信息技術管理醫院檔案的優勢

（一）信息技術強化病案管理

病歷是醫務人員對患者疾病的發生、發展、轉歸，進行檢查、診斷、治療等醫療活動過程的記錄，也是對采集到的資料加以歸納、整理、綜合分析，按規定的格式和要求書寫的患者醫療健康檔案。病歷檔案是醫院檔案的重要組成部分，不僅是病人病情變化及診療過程的原始資料，也是衡量醫院管理水平、醫療質量的重要依據。過去的病歷檔案是紙質的，現在的病歷檔案是數字的，過去的病歷檔案是單純、分散、封閉的，現在的病歷檔案是網絡化、相互聯系、開放的。具體的區別有以下三點：

1.電子病案主要存儲載體是光盤、磁盤、IC卡、網絡服務器等，傳輸載體是網絡，電子檔案能夠記載醫院所有病案資料，醫生可以通過電腦和網絡隨時查詢和檢索病人的資料。

2.光盤全病案管理系統，不僅存儲容量大、圖文并茂，而且檢索方便、復制移動簡單，是信息技術光盤存儲技術在醫院檔案管理工作中成功應用的典型代表。

3.多媒體電子病案記錄系統，能夠實現多種來源同時存取，醫生能夠在一臺電腦上查閱病人所有的病案記錄，大大提升了電子病案系統的服務能力，提升了管理系統的發展水平。

（二）檔案管理創新提高醫療科研水平

醫院科技檔案是醫療科技人員醫療技術研究的成果，醫療科學技術發展的結晶，也是醫院和社會的寶貴財富。醫療科技檔案管理是醫療科研技術發展的基礎，也是推動醫療科技發展的動力。如何利用醫院科技檔案，對提升醫院的醫療水平具有重要的意義。醫院科技檔案詳細記錄著科研項目的立項申請書、合同書、開題報告、實驗記錄、經費使用、結題報告，以及研究過程的全部資料，因此是科研成果鑒定、申報、推廣的陣地。傳統檔案管理技術資料沉淀冗雜，查找麻煩。利用電子系統查找檔案，解決了傳統檔案查找費時費力的難題，而且能夠輕松比對發現重復或類似的研究，從而避免了重復研究，提高科研工作效率。

（三）人事檔案管理提升人才利用效率

人事檔案是醫院檔案管理的重要方面，干部人事檔案清楚記載了每個醫療人員的品行能力，是人事工作的依據。各崗位醫生護士的調配，人才資源的配置，都得直接依靠人事檔案，可以說人事檔案管理質量直接關系到醫院的綜合水平。而信息技術的應用能夠科學高效地實現人事檔案的檢索和比對，實現人事檔案的全面精準管理，確保人才培養、職稱晉升、干部聘用方面的公平、公正、合理，從而為醫院綜合實力提升提供保障。

（四）設備檔案管理提升資源利用效益

大型現代化醫療設備是醫院現代化的重要載體和表征，隨著診斷、治療設備的日益增多，設備采購成了一項不這么容易的工作，特別是在已經有同類設備的情況下，采購哪類設備，采購哪種型號都成了需要很大數據量做依據支撐的難題。這個時候，電子檔案系統就能夠告訴你哪些設備到了維護期，哪些設備需要報廢，從而為采購者的決策提供可靠準確的信息。由于電腦強大的檢索功能，一改以往的手抄書傳統檔案的翻閱方式，大大節省了決策時間，提高了決策的準確性，從而為醫院贏得良好的經濟效益和社會效益。

二、信息技術管理醫院檔案存在的問題

（一）管理人員重視度不夠

隨著醫院信息化建設的推進，局域網、醫學影像傳輸、HIS系統紛紛建立起來，但是投資主要集中在醫療、財務等方面，檔案信息現代化管理方面卻還相對滯后，發展不平衡。部分醫院雖然也有檔案管理的軟硬件設施，但應用也只是停留在基本信息的錄入，水平較低，沒有發揮出信息技術管理檔案的實際作用。

（二）管理人員綜合素質偏低

目前大多數醫院的檔案管理都采用非專業人員或者兼職人員，缺乏高素質專業人員，而且現有管理人員普遍年齡較大，缺乏相應的專業知識，存在再學習能力較差等問題，不能很好地適應現代醫院檔案管理的需求，再加上進一步學習提升的空間狹窄，導致檔案管理工作停滯不前。

（三）檔案管理制度不完善

在醫療體系改革醫院迅猛發展過程中，由于以往管理制度的不完善，導致很多有價值的醫療科技成果未能及時保存進入檔案管理中。另外歸檔的科研、人事、病例檔案中仍舊存在不完整、缺失等情況，大大降低了檔案的系統性和可信度。

三、解決方法

（一）強化管理意識，提升信息技術應用

醫院檔案是醫院管理的重要財富，是醫療、科研的重要保障。檔案工作者必須高度重視，提高檔案資料的完整性和系統性。同時還要從實際出發，將醫院檔案、電子病歷和醫院信息管理系統相結合，利用信息技術，實現檔案管理的自動化、網絡化和現代化。

（二）提高人員素質，提升信息技術水平

醫院要在管理中加強檔案管理知識培訓，特別是加強應用能力培訓，普及掃描、編目、索引、建立數據庫以及多媒體技術，提供文字、聲音、圖像一體化服務，提高管理人員使用信息技術的能力和水平。同時應需引進高素質的專業信息技術檔案管理人員，采用有效的激勵和獎懲機制，保證管理人員以高度的責任心投入到檔案管理工作中來。

（三）完善管理制度，促進檔案管理規范

建立完善的檔案管理制度，從科學性、規范性、有效性規范檔案管理，對陳舊不能適應新環境的制度進行改革，制定完善的檔案管理規章辦法，明確檔案管理人員的職責、權限及責任，完善檔案收集、記載、整理、保存、管理、開發、調用、歸檔等各項制度等。

綜上所述，檔案信息資源管理的創新與利用已成為醫院現代化進程不可缺少的重要環節。醫院檔案管理的規范化、系統化是當前醫院檔案管理現代化的前提基礎，也是提高醫院檔案管理工作水平的重要條件。因此，結合醫院檔案管理現代化的發展規律，將信息技術應用到醫院檔案管理工作中來，是大勢所趨。