學校業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化問題探索

金敏紅

（臨海市外國語學校）

檔案管理是學校管理工作的重要內(nèi)容之一，業(yè)務(wù)檔案更是檔案工作的重中之重。通過業(yè)務(wù)檔案管理，能夠?qū)W校形象的展示，以及長期發(fā)展產(chǎn)生重要的作用。它主要對學校自身教學實踐活動中能夠反映教學活動的內(nèi)容進行歸檔，對于之后的教學工作具有重要的參考價值。而規(guī)范化管理是學校在管理過程中依據(jù)相同的價值觀念，科學制定工作流程，形成的一套標準化、制度化和權(quán)責明晰的管理體系。在進行檔案管理的過程中，有必要加強規(guī)范化管理，讓業(yè)務(wù)檔案能夠真實地反映出學校的教學水平，促使學校檔案管理的長遠發(fā)展。

一、學校業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的意義

業(yè)務(wù)檔案管理工作主要是對學校教育教學活動進行記錄，并將其進行有效的管理。實施學校業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理具有以下重要意義。

首先，進行學校業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理，能夠為教學工作的開展提供資料，為教學積累經(jīng)驗。業(yè)務(wù)檔案工作與教學、教師和學生以及學校事務(wù)關(guān)系非常密切。教學科研工作作為一項創(chuàng)新性的工作，能夠通過規(guī)范化的檔案管理進行記錄，從而進一步提升教學效率和教學質(zhì)量，尤其是其中優(yōu)秀的教學成果和教學案例，能夠幫助教學工作順利進行，促進學校教學工作的順利與有效開展。

其次，進行學校業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理，能夠為教學活動的改革與研究提供有價值的依據(jù)。業(yè)務(wù)檔案對于教學活動進行記錄，各種教學和教研活動等內(nèi)容及其相關(guān)教學問題都進行了記錄，從這些內(nèi)容中，可以挖掘到有益信息，總結(jié)辦學經(jīng)驗，研究教學規(guī)律，在進行教學改革和科研活動的時候找出可參考的依據(jù)。

第三，進行業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理，能夠為教學活動的評價提供可靠的資料。業(yè)務(wù)檔案的管理和應(yīng)用能夠直接反映出學校的辦學理念以及教學的質(zhì)量。在進行教學評價的過程當中，檔案會成為重要的教學評價依據(jù)，從中可以對教學的實際情況進行了解。如果檔案管理不規(guī)范，導致檔案內(nèi)容不完善，就無法對教學活動和教學管理水平進行客觀、全面的評價，使得最終的評價結(jié)果出現(xiàn)誤差，權(quán)威性也大大降低。

第四，進行業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理，還能夠塑造學校良好的社會形象。通過規(guī)范化的業(yè)務(wù)檔案管理，能夠?qū)W校的歷史建設(shè)以及辦學情況有一個更加清晰的梳理，學生、家長和社會能夠?qū)W校有一個更加清晰的認識，學校教育教學工作變得有章可循、有依可查。通過規(guī)范化的業(yè)務(wù)檔案管理，可以建立規(guī)范的校史記錄和學校榮譽展覽館，可以展示學校工作取得的進展及成就，塑造良好的學校形象。

二、規(guī)范化管理在學校業(yè)務(wù)檔案管理中遇到的問題

（一）文件歸檔意識不強

由于中學階段的教學任務(wù)較重，同時學校事務(wù)雜多，條塊內(nèi)容也是比較復雜的，不同教育教學管理和教育教學實踐環(huán)節(jié)的內(nèi)容也較多，一些教師對于教育教學資料記錄保存的重要性方面缺乏正確的認識，文件歸檔意識不強，認為只要將資料與教師和管理人員進行分享即可，沒有要將文件進行及時歸檔的意識，也沒有將檔案保管作為重要的工作。還有一些教師存在一定的文件歸檔抵觸心理，認為自己的教育教學文件應(yīng)當由自己保管，使用起來也更加的方便，這樣給業(yè)務(wù)檔案管理工作帶來了一定的阻礙。還有的教師在文件借用之后不能及時歸還，造成文件的丟失，這也會造成業(yè)務(wù)檔案資源的缺失。

（二）業(yè)務(wù)檔案管理體制有待完善

當前，針對中學階段的檔案管理制度還沒有明確提出，教育部門也沒有出臺相關(guān)的規(guī)章制度，導致學校檔案管理規(guī)范化建設(shè)方面沒有形成良好的管理。大部分的學校只能依據(jù)各省市提出的中小學檔案管理辦法來對檔案工作進行管理，這樣就造成了管理體制不健全的問題。學校教育教學活動中的各類文件通常僅僅是單純地進行了檔案保管，對內(nèi)容和名稱進行了歸檔，尚未構(gòu)建標準化、制度化的體制，在檔案管理工作中不能實現(xiàn)文件的細分，資料的量化管理也存在一定的困難。

（三）檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高

中學階段的大部分檔案管理人員并不是專職人員，同時也不是專業(yè)檔案管理人員，主要是由學校安排的管理人員來負責，大部分屬于兼職的性質(zhì)。目前擔任學校檔案管理工作的是學校的管理層人員，他們?nèi)粘９ぷ鬏^為繁重，在檔案管理方面缺少足夠的時間和精力，再加上沒有接受過專業(yè)的檔案管理培訓，在檔案管理方面的專業(yè)知識不足，實際技能也相對較弱，使得學校的檔案管理工作較為松散，檔案規(guī)范化管理沒有充足的人力資源保障，檔案管理工作就不能形成體系。

（四）檔案管理手段較為滯后

當前，學校管理層存在著對于檔案管理認識不足的問題，僅僅是將檔案管理工作看成是教育教學管理工作當中的基礎(chǔ)性工作之一，認為其不能夠產(chǎn)生教學效果和經(jīng)濟效益，對于學校的整體發(fā)展影響不明顯。使得檔案管理在政策上沒有足夠的支持，相關(guān)的人力、物力和財力上也沒有保障，有的學校檔案管理手段還停留在非電子化檔案階段，甚至出現(xiàn)重要材料遺失、丟失和不完整現(xiàn)象。統(tǒng)一的調(diào)配制度也尚未建立起來，無法對檔案資源進行有效的整合與共享，這樣使得檔案的使用率也大大降低。

三、做好學校業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作的對策

（一）形成檔案管理意識

首先，應(yīng)當加強對于檔案管理的管理力度，讓教師和管理人員認識到文件歸檔的重要性。歸檔文件應(yīng)當包括教師的教育教學過程、學生指導、學生評價以及學生學習等各個階段的資料，反映出真實的教學活動，從而為教學評價工作保留參考依據(jù)。其次，應(yīng)當充分認識到文件歸檔對于教學質(zhì)量的評價和提升具有重要的作用，只有對檔案進行規(guī)范化管理，才能構(gòu)建起相關(guān)的教學檔案，從而為教學質(zhì)量的評價和提高提供客觀的依據(jù)。

（二）構(gòu)建規(guī)范化的管理體制

在管理體制方面應(yīng)當將教學文件的管理形成一個規(guī)范化的承襲，對于教學設(shè)計、教學進度、教學評價等方面注意實效性，保證所形成的教學文件具有明顯的時效性，從而形成具有實效性的檔案。構(gòu)建完整的教學檔案歸檔體制，保證在搜集整合階段，能夠?qū)n案文件進行完整管理，然后建立分口定則的歸檔體制，將責任落實到具體的個人。明確規(guī)定業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍，對管理主題的責任進行明確，并且保證資料完整，定理具體的規(guī)范。另外還應(yīng)當確定教學檔案的搜集、整理、歸檔、立卷、保存以及利用，對具體的內(nèi)容進行明文規(guī)定，形成規(guī)章體制。

（三）提高檔案管理人員的素養(yǎng)

檔案管理工作是一項具有重要意義的工作，檔案管理人員應(yīng)當熟練掌握檔案管理的知識，掌握現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)。學校應(yīng)當定期組織對檔案管理人員的培訓，同時引進信息化管理人才，將現(xiàn)代技術(shù)與檔案管理工作緊密聯(lián)系起來，培養(yǎng)多元化的檔案管理人才，提高其檔案管理的知識和技術(shù)水平。另外，對于檔案管理人員來講，責任心是非常重要的，責任心不強的人是不能夠在檔案管理崗位上做出業(yè)績的，因此還要注重培養(yǎng)其責任意識和服務(wù)意識，堅守職業(yè)道德，做好檔案管理工作。

（四）運用信息化手段加強檔案規(guī)范化管理

隨著學校的不斷發(fā)展，所產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案數(shù)量也在不斷地增加，文檔數(shù)目也更加龐大，因此需要運用信息化手段來加強檔案規(guī)范化的管理。構(gòu)建學校檔案信息網(wǎng)絡(luò)，將教育教學計劃、教育教學活動、教育教學體制、科研信息、課程內(nèi)容等材料錄入到信息網(wǎng)絡(luò)當中，形成互聯(lián)網(wǎng)檔案，并采用檢索技術(shù)實現(xiàn)檔案的資源共享。

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