淺談房產檔案管理與利用
——以溫嶺市房產檔案管理現狀為例

江錦勇

（溫嶺市房產檔案館）

房產檔案是廣大群眾和單位資產的重要憑證，是關系民生的檔案，是解決民事糾紛有效的原始依據。加強房產檔案的管理利用，對保障產權人的合法權益，維護房地產市場秩序，促進房地產市場健康發展等方面，都具有重要意義。

一、溫嶺市房產檔案管理利用基本情況

溫嶺市房產檔案館成立于20世紀90年代初。目前，檔案館庫房面積1000多平方米，其中設置檔案庫房2個，檔案整理室、檔案接待窗口、檔案閱覽室等設置齊全。檔案庫房內共安裝檔案密集架5組、117列。館藏各類檔案60余萬件，其中專業房產檔案56萬余件、文書檔案3000余件、會計檔案7000多件，其他如人事檔案、測繪檔案、科技檔案、白蟻檔案、公房檔案近3萬余件。2015年，專業檔案接收量就達5萬多件，接待檔案查詢利用達4萬多件次，成為臺州乃至全省為數不多檔案利用率最高的縣市級檔案館之一。

為確保房產檔案管理質量，提高房產檔案利用效率，更好地服務于群眾，房管處加大了檔案建設軟硬件投入力度，按照規范化、信息化、智能化的要求，先后投入幾百萬元，采購了檔案密集架、檔案管理系統服務器及各類檔案數字化設備等。經過多年的努力，檔案管理于1998年達到省二級標準，2000年又達到省一級標準。目前，按照數字檔案館建設的規范要求，聘請檔案數字化工作人員達30多人，對全市房產檔案進行了數字化，房產檔案管理已實現了產籍圖GIS數據、樓盤表、電子檔案、登記業務數據的“圖、表、檔、卡”一體化存儲管理和應用集成，以確保房產權屬檔案的真實性、系統性、完整性。

二、房產檔案管理利用中存在的問題

（一）檔案管理利用中存在著風險

1.信息化風險。信息系統是檔案管理現代化的基礎，同時也是信息安全風險存在的地方。網絡的暢通、系統的穩定、數據的安全等面臨著客觀侵害行為的風險和主觀漏洞的風險。

2.知識產權風險。檔案數字信息資源共享、充分發揮其憑證作用和參考作用的過程中存在較大的知識產權風險。

3.個人隱私保護風險。共享的房產檔案信息是公用的、開放性的，不可避免會涉及到個人隱私，而產權人往往要求信息非公開化，這就造成一個矛盾，也給檔案部門在公開信息的時候存在著個人隱私保護上的風險。

（二）檔案管理利用手段比較傳統

從近幾年檔案管理利用情況分析，我館僅限于對有關部門、個人提供房產證明及相應的檔案咨詢服務，并沒有對房產檔案信息化管理進行深入研究，在網絡化應用等方面存在很多局限性，很難對房產檔案進行深層次的開發利用，從而使其產生額外的功效。

（三）檔案管理人員隊伍建設還需加強

1.檔案管理人員不足。目前我館專職檔案管理人員僅有13人，相對于每年5萬多件的檔案接收量及4萬多件次的查詢服務，檔案管理人員嚴重不足。

2.專業知識及業務技能有待提高。目前檔案管理人員中，沒有一人取得檔案高級職稱，中級職稱的也僅有2人，初級職稱4人，其余還有7人未取得職稱資格。學歷不高、知識結構不合理、業務知識不全面等問題，制約和影響了房產檔案管理事業的持續健康發展。

三、如何加強房產檔案管理利用工作

加強房產檔案的管理利用，對于保障房地產權利人的合法權益，有效保護和利用城市房產檔案，推動社會經濟發展，具有十分重要的意義。

（一）加強檔案基礎管理

1.建立健全檔案管理制度。根據國家有關檔案管理的法規、政策，制定我市的房產檔案管理利用有關制度、規定，并在日常工作中抓好貫徹落實。目前我館已建立《檔案管理暫行規定》《檔案管理崗位責任制》《檔案資料利用、查閱制度》《檔案立卷、歸檔、統計制度》《檔案工作人員職責》《檔案庫房管理制度》等一系列制度與規定。

2.建立完整規范的檔案資料。房產檔案管理最大的目的是提供利用，滿足社會需求，如果檔案資料不真實、不完整、不規范，就失去了管理的意義。一定要確保檔案資料字跡清楚，排序符合規定，并對信息化的數據質量、圖像進行檢查，保證準確無誤，為檔案管理工作打好基礎。文件材料的歸檔要遵循房產檔案的形成規律，保持卷內文件之間的歷史聯系。檔案的收集、錄入電腦、整理上架、提供利用等環節要緊密銜接，以保證房產管理工作的有序進行。

（二）提升檔案信息化水平

1.按照數字檔案館的要求，建立統一規范和標準。應根據房產檔案管理系統的總體結構和技術要求，訂立統一規范和標準，以指導具體工作的實施。如不同檔案的數字化要求，掃描方式，掃描的內容等等，這是建立數字檔案的基礎，對以后提供檔案利用服務時的效率和準確度起著決定性作用。

2.加強房產檔案管理信息系統的開發建設。房產檔案管理信息系統是實現檔案信息資料的采集、管理、統計、開發及利用等功能的樞紐系統，能全面反映職工家庭、單位以及轄區等房產的統計情況，能提供有效的數據處理和分析工具，能為開放住房二級市場和建立新的住房供應體系提供服務。開發建設一整套集檔案綜合管理與應用服務為一體的檔案綜合管理系統，對提高檔案管理現代化水平與服務水平尤為重要。

（三）創新服務方式

建立多渠道、多形式檔案信息服務機制，擴大房產檔案信息公開查詢的廣度和深度。目前最基本的查詢方式是到房產檔案管理部門上門查詢，這種查詢方式查全率、查準率高，而且通過身份驗證可獲取相應的證明材料。在實際工作中，應積極探索窗口個性化自助查詢、電話查詢、24小時互聯網查詢、檔案數據共享等創新服務方式，爭取最大限度地發揮房產檔案及登記信息的經濟價值和社會價值。

1.窗口個性化自助查詢服務。檔案的自助查詢已經成為了檔案服務新的發展方向，極大地豐富了檔案服務的手段，提高了檔案管理的工作效率，為利用者提供了更加個性化的檔案信息服務方式。

2.24小時互聯網查詢服務。通過遠程查詢平臺，向社會公眾提供房產檔案資料24小時互聯網查詢服務，不斷提升房產檔案的綜合利用服務能力，降低公眾取證成本，提供更加人性化、便捷、高效的“互聯網+”房產檔案查詢服務。

3.多部門檔案數據共享服務。傳統的檔案信息資料管理和利用是相對封閉的，檔案的信息化、數字化為檔案工作由封閉型向開放共享型管理提供了技術條件。特別是現階段大數據時代已經來臨，通過專用管理系統，將檔案信息資源快速、準確、完整地提供利用，實現政府部門之間的政務信息即時互通，為“最多跑一次”改革工作提供基礎保障。

（四）有效防范風險

1.增強風險防范意識。建立檔案風險防范機制，加強風險防范知識的教育培訓，提高人員的風險防范思想認識及防范能力。

2.建立檔案信息系統安全體系。計算機管理手段在帶來工作效率提高的同時，也對檔案安全管理提出了更高的要求，建立好檔案信息安全體系尤為重要。如計算機服務器的配置，設置網絡防火墻，對傳輸數據的加密、解密，定期的數據備份，還有各種安全責任制度、保密制度的建立以及完善的權限分級體系等。

3.推行檔案數字化利用，加強檔案利用安全。檔案的數字化不僅能夠有效管理日益龐大的檔案信息，并能滿足快速查詢的需求，而且能有效地保護檔案原件。凡需查閱房產檔案的業主，大都是為了解決有關糾紛而來，利用數字檔案提供查閱服務，可以從根本上杜絕房產檔案管理部門在提供檔案原件服務時可能發生的涂改、損毀等情況，提高房產檔案利用的安全性。

（五）加強人才隊伍建設

1.優化人員知識結構。建立一支既懂房產檔案管理，又懂房產登記管理及計算機知識的專業隊伍，是實現房產檔案管理現代化的關鍵。同時隨著檔案管理現代化建設的深入發展，靠單一的知識結構很難適應發展的需要，檔案人員唯有提高自身文化素質，學習現代化科技知識，擴大知識面，才能適應檔案現代化管理的要求。

2.提高人員業務技能。積極協調當地檔案主管部門，加強對房產檔案管理人員的培訓，通過外出考察、專家授課、組織座談、業務交流等方式，不斷更新檔案管理人員的知識，切實提高人員的檔案管理能力及業務技能。