加強政府采購檔案管理規范化建設的思考

曹 雷

（平湖市公共資源交易中心）

《政府采購法》第四十二條對采購檔案的內容作出了明確規定：“采購文件包括采購活動記錄、采購預算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴自理決定及其他有關文件、資料。政府采購檔案是反映政府采購活動過程及各項決策的記錄，完整妥善地保存利用政府采購檔案，可以為政府采購的統計分析、總結經驗教訓、接受監督檢查、處理糾紛、制定相關政策等各項工作提供客觀依據。

一、規范政府采購檔案管理意義重大

（一）政府采購檔案是政府采購活動的真實記錄

政府采購部門是主要通過公開、公平、公正地進行招標投標活動來體現其提高政府采購資金的使用效益，維護國家利益和社會公共利益，保護政府采購當事人的合法權益，促進廉政建設的職能。因此，它的檔案是否系統、完整、真實地記載了政府采購活動的全過程，直接反映政府采購工作質量。首先它為委托單位保存了真實可靠的原始資料；其次便于有關部門及管理組織對資料的備查、參考和利用，為經濟建設服務發揮著不可忽視的作用。再次，它是工作人員學習、研究、總結，提高工作水平的現實教科書。

（二）政府采購檔案是防范政府采購風險，減少法律責任的重要保證

完善的政府采購檔案，不僅在規范政府采購工作方面起著重要作用，而且在防范風險方面也起到關鍵作用。目前質疑和投訴政府采購機構操作程序、評標過程的情況時常出現。由于在構成法律責任的要件中，最根本的一條就是必須有損害事實存在，并能證明這種損害是由政府采購工作人員的過失所造成的。因此，政府采購部門依據法律提供政府采購工作檔案，為免除法律責任，保護政府采購部門合法權益起到了十分重要的作用。

（三）政府采購檔案是強化內部管理，提高政府采購工作質量的重要環節

規范政府采購行為，提高政府采購資金的使用效益，維護國家利益和社會公共利益，保護政府采購當事人的合法權益，促進廉政建設，是政府采購的目的。因此，只有加強政府采購的內部管理，才能實現政府采購的目的和原則。隨著改革的不斷深化、法制的不斷完善，對政府采購的要求也越來越高，改革落后的管理體制，實行跨地區、跨行業、跨部門的聯合采購，形成上規模的集中采購已勢在必行。因此，政府采購的檔案管理必須與政府采購事業的快速發展相適應，實現檔案管理工作的規范化、科學化、制度化。

二、當前政府采購檔案管理工作中存在的問題

在實際工作中，一些政府采購部門片面地追求采購活動的業務效果，而忽略了采購檔案的管理，主要存在以下問題：

一是設施設備不完善。交易中心政府采購部門沒有設置專門的政府采購檔案庫房，檔案櫥柜往往也沒有規范使用。

二是檔案管理專業人員配備不到位。大部分單位沒有配備政府采購檔案管理專職或兼職人員，采購業務人員自己管理的業務檔案現象較為普遍。

三是制度建設不到位。一些單位沒有結合實際認真執行政府采購檔案管理制度，存在不能及時整理裝訂、隨意擺放、散失損壞、檔案隨人走等現象。

四是采購檔案記載不注重細節。特別是缺乏一些關鍵環節實質性內容記載，如：參與投標的供應商概況、在激烈的競標過程中各供應商的承諾情況、在嚴肅的評標過程中對各供應商的評價情況等等，因記錄很少，甚至于沒有記載，結果導致有的采購檔案無法體現出政府采購工作公平、公開、公正的原則；有的因采購檔案記錄不詳細，導致口說無憑，對某些中標供應商坑害消費者利益的行徑失去了追究的依據；有的采購資料未收集，被某些人利用，造成責任不清、難予追究等。

五是政府采購檔案基礎工作薄弱。由于一些單位對業務檔案重視程度不夠，疏于管理，使得工作人員放松了填制、登記、編制、收集、分類、整理、裝訂等方面的基本工作，影響了整個政府采購基礎工作水平的提高，甚至給不法分子造成可乘之機。

三、提高政府采購的檔案管理水平的基本路徑

（一）強化依法建檔意識

目前政府采購工作主要人力物力放在采購業務上，對政府采購檔案的管理意識比較淡薄。因此，要加強政府采購檔案工作，首先要加強對《檔案法》及有關法規、規章的宣傳，提高交易中心平臺上各政府采購部門的檔案管理規范意識和法制觀念，創造一個良好的政府采購檔案工作的外部環境，形成自覺依法加強檔案管理，主動為社會經濟服務工作。

（二）夯實政府采購基礎工作

一方面，政府采購部門應落實具體的科室負責檔案管理，穩定檔案管理人員，制定崗位責任制，為做好檔案工作提供基本的條件。另一方面，應當建設專門庫房，配置防火、防濕、防蟲、防鼠、防塵、防盜、通風等設施，安裝必要的檔案管理設備，如有條件的，還可以啟用檔案管理網絡軟件管理，通過局域網實現資源共享。

（三）加強專業人才培養力度

政府采購檔案管理也是一門專業技能，需要人崗匹配。由于政府采購檔案門類較多，載體成分不同，管理較為復雜，這就要求檔案管理人員不僅要掌握檔案的收集、整理、保管，而且還要會分類登記、文字說明、檔案排列上架。因此在配備專、兼職檔案管理人員后，應進行基礎入門培訓，使他們明確工作范圍及職責，懂得和掌握與其工作有關的基本知識，熟悉操作技能，增強事業心和工作責任感。必要時組織到先進地區參觀學習或參加有關部門組織的培訓，交流經驗、開闊視野、拓寬思路，指導從業人員干好本職工作。

（四）建立采購專業檔案統一標準

由于政府采購工作有它的特殊性和復雜性，其檔案管理工作還缺少嚴格的制度和較為適用的統一標準。要提高政府采購檔案管理水平，就必須建立健全嚴格的制度，規范統一標準。

1.統一政府采購項目檔案內容。具體可分為采購項目計劃、前期準備材料、招標文件材料、開標文件材料、投標（報價）文件材料、評審文件材料、中標文件材料、項目合同、驗收文件材料、其他等十類。

2.統一政府采購檔案的基本標準。包括：項目資料是否有遺漏和相互矛盾；采購操作中形成的文件和材料是否齊全；必須是原始件的是否以復印件替代；文件資料中的簽名、印鑒是否齊全；其他不符合項目檔案完整性、真實性的情況是否存在，如發現項目資料不符合要求的，項目負責人應盡快補齊相應材料。項目負責人應根據實際項目情況對項目全套資料進行收集整理，以保證項目資料的完整、真實、有效。

（五）建立健全政府采購檔案管理一系列制度

1.明確職責與分工。采購業務部門負責在政府采購項目執行過程中認真收集并妥善保管采購文件和記錄；檔案部門人員負責檔案的審核、立卷、歸檔、貯存和管理工作，并負責定期制作項目歸檔情況明細表；項目的采購文件及記錄未移交前，由項目負責人和經辦人員對項目資料的真實性、完整性、有效性負責并妥善保管，移交后由檔案人員負責。

2.明確歸檔要求。檔案歸檔應注意保證貯存場所的清潔衛生，做好防蟲、防濕、防火、防盜工作；應按照歸檔內容要求負責收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄、保證項目檔案的標識清晰有效；檔案應按照年度編號順序進行組卷，卷內檔案材料按照政府采購工作流程的順序排列，依次為項目立項準備、項目招標、項目開標、項目評審、招標結果、項目合同、項目驗收的文件資料及其他資料。政府采購活動檔案記錄至少應當包括下列內容：采購項目類別、名稱；采購項目預算、資金構成和合同價格；采購方式，采用公開招標以外的采購方式的，應當載明原因；邀請和選擇供應商的條件及原因；評標標準及確定中標人的原因；廢標的原因；采用招標以外采購方式的相應記載。

3.嚴格借閱制度。因工作需要確需借閱政府采購項目檔案的，應辦理詳細的登記手續，防止涂畫、拆封、調換、遺失、損壞等情況的發生。借閱應規定一定的時限，借閱期間，借閱人對所借檔案的真實性、完整性負責。

4.嚴格銷毀程序。政府采購檔案部門提出檔案銷毀清單及銷毀意見并登記造冊。銷毀意見報單位領導同意后，上報經同級政府采購管理機構批準。銷毀政府采購項目檔案時應由政府采購檔案部門、采購部門、同級政府采購管理機構共同派員監銷。監銷人在銷毀政府采購項目檔案前，應認真核對清點銷毀的項目檔案；銷毀后應當在銷毀清冊上簽名。

［1］ 張維敏.如何建設規范化的政府采購檔案管理工作［J］.工程技術，2016（12）.

［2］ 尹艷.淺析政府采購檔案管理工作中存在的問題及對策［J］.科技信息，2014（14）.

［3］ 曲剛.關于政府采購檔案管理若干問題思考［J］.辦公室業務，2014（11）.