新時期人事檔案管理效率提升路徑分析

葉 萍

（浙江省海寧市衛生專業人才管理中心）

新時期我國經過一系列的現代化改革，在人事檔案管理方面實現了初步的信息化革新，然而從實踐現狀方面觀察在管理效率方面并未得到顯著提升，只是完成了由紙質化到電子化檔案形式的轉移。同時在管理的監督、執行、團隊建設方面也相對欠缺，未能實現全面的革新與深化改革意圖。因此，需要從現狀出發對其中存在的問題、原因進行解析，并找到對應的解決策略。

一、人事檔案管理中存在的問題

新時期的人事檔案管理與傳統時期的人事檔案管理的區別在于檔案形式發生了變化，既有紙質，也有電子檔案。由于電子檔案的改革與紙質檔案并行，因此，在管理實踐中依然采用傳統時期的管理模式。由于固有模式中未能從思維高度、工具利用、人才培養三個層面建立關聯，并在信息技術基礎上挖掘其中的思維形式，因而沒有達到預期的改革效果；從而導致了人事檔案管理體系構建層面、考核評估層面、匹配信息技術的編碼與排序等層面還未建立起有效關聯，發揮出與電子檔案管理需求相一致的效果。所以，下面根據實際現狀，歸納出三點比較突出的問題，分別是執行與監督不足、信息化水平有待提升、需要建立檔案管理團隊。具體如下：

（一）執行與監督不足

在人事檔案管理中執行力不足、監督不到位屬于常見問題，其中的原因集中體現在制度層面的職能劃分后責任相對不清，未能使職能獲得信托責任下的發揮；尤其是管理執行過程中，由于與管理制度對應的運行機制相對不完整，而且在評估、激勵、競爭、文化等多機制之間未能建立起有效聯動。比如，程序缺少流程的細致化對應，開展人事檔案管理工作中對檔案的入檔、存檔、提檔轉移、銷毀之間缺少一條線式的針對性管理，執行過程中由于交叉、混淆不僅易出現錯誤，而且往往因管理層面的安全管理不到位造成了檔案遺失、損壞、記錄缺席等問題。

（二）信息化水平有待提升

人事檔案管理中的信息化革新已經基本完成，從其表現觀察只是實現了形式上的轉化，即紙質檔案到電子檔案的轉移，管理模式上依然未發生多少改變，只是增添了辦公設備、完成了電子錄入、存檔案等，多由購買一些配套軟件開展工作。從信息化革新后的管理分析，管理中缺少信息化的對應管理，沒有將“互聯網+”思維下的融合理念加以貫徹；另一方面在信息化技術下的技術管理相對缺乏，大部分人事檔案管理中未能建立相應的技術部分加以專門管理，同時在利用信息化技術完成人事檔案管理過程中依然存在電子檔案向紙質檔案方面的再轉化，資源浪費較大。

（三）團隊建設需進一步加強

人事檔案管理中實現了信息化改革，對相關操作人員實施了基于計算機PC端的培訓，但只是集中于基礎性的操作培訓，在實質上也未能引入團隊建設理念，依然固守于團隊就是一個組織、一個團體，缺少從形式上的團隊之外的團隊要素構成角度對其中的內容需求、技術需求、知識復用等加以考慮。因此，新時期的人事檔案管理效率過低導致在人才方面、團隊建設方面相對欠缺，需要建立基于技能素質的人事檔案管理團隊。

二、管理效率提升路徑及策略

新時期的人事檔案管理中的效率提升路徑集中在思維模式、工具融合、人才培養三個方面，因而下面就以此進行針對性探討。

（一）引入新思維，提升管理效率

思維路徑下的人事檔案管理效率提升措施集中在系統思維、“互聯網+”思維、以人為本三個方面。因此在實踐過程中，可以在制度層面設置好系統，按照統籌管理的制度化思路，將程序、流程、條例規定進行明確化說明；其中可以突出工具利用過程中的多媒介融合，并從管理對象與管理主體出發，將以人為本落到制度之上。按照現階段的具體情況必要增加制度管理中的“信托責任”，可以從管理中的職能大小對應設置責任范圍，同時建立一個檔案管理層面的責任追究制度，即對管理者實施永遠存檔的方法，督促管理者必須根據職能要求完成其管理職責。另一方面，根據“制度為綱、機制為實”的原則，運用系統思維對多種機制進行統一分析，建立一個圍繞評估機制的多機制并行的評估考核體系，推進制度在實踐層面的執行監督，以及完成激勵機制的對應性落實，提高管理效率。

（二）應用新技術，促進管理資源融合

人事檔案管理的對象是人事，也可以劃分到資源管理；因而在多媒介工具之間應該注重一些關聯性分析，提高人事檔案信息方面的管理效率。具體操作中可以借助“互聯網+”思維所承載的 “融合”思路，將人事檔案管理的查詢設備、錄入操作設備、辦公管理區域的信息設備進行關聯；然后在關聯基礎上，為其中的信息化利用搭建起一個區域內的平臺，提高內部人事檔案管理工作中的信息交流；尤其是通過工具平臺可以深化信息化管理模式的實踐，使傳統的檔案管理模式得到完善與補充；尤其是在紙質檔案管理與電子檔案管理兩種版本并行的基礎上，應該使紙質檔案管理作為電子檔案管理中的最后屏障，保障信息化風險管理的有效。因而在實踐中需要完成電子檔案與紙質檔案之間的一體化管理程序，對應的編號設置，以及同一化管理。另外需要建立一個專門化的信息技術管理部門，使技術管理變成新時期人事檔案管理的一個重要組成部分，提高信息化的人事檔案管理工作效率。

（三）以人才為本，建立新團隊

人事檔案管理效率低下的最大原因來自人才，因而在解決目前現狀與問題時應該重點增加與新時期以及未來人事檔案管理工作發展相適應的人才培養計劃。具體來看需要引入人力資源管理的思路，從以人為本的基本理念出發，將管理人才的個體發展與人事檔案管理部門的發展并行推進；在培養過程中重點從管理思維、管理路徑、管理技術、安全管理等多個層面建立一個以人才為本，以管理者素質為內容的培養體系。并在培養中注入團隊建設中的合作精神、項目下的人力要素匹配等，使人才路徑下的人才培養既具有個性，又能夠滿足團隊合作需求、項目下的人力資源配置需求。尤其需要將文化建設融入到人事檔案管理團隊建設之中，以價值導向加緊團隊之間的凝聚力，并在文化推進中使各種差異化的個性在團隊中轉變成一種寬容性的能力型人才的人格塑造，完成新時期人事檔案管理團隊建設中的內容訓練。另一方面，應該通過訓練過程進行一些管理人才評估考核，對其知識結構、參與程度、活躍度、創新力、知識復用能力等進行歸納，以比較優勢再實施深度培養，通過個體的全面發展促進管理團隊管理實踐效率的整體提升。

新時期人事檔案管理工作雖然完成了形式上的革新，但是對于系統思維、“互聯網+”思維指導下的管理體系構建、資源融合利用，以及團隊建設仍相對欠缺。建議根據現在遇到的具體問題全面反思，從思維路徑、工具路徑、人才路徑三條路徑中針對性實施管理；具體措施中可以通過制度完善、機制體系化構建，以及工具利用、平臺建設等各個方面促進管理效率提升。

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