歸檔存記憶 留史鑒未來
——談構建重大活動照片檔案管理新模式

葉亞芬

（湖州市吳興區檔案局）

照片檔案是經濟社會發展中各種政治、經濟、文化等重大活動檔案的重要組成部分，不僅是寶貴的歷史文化財富，而且在社會建設和發展中不斷發揮著重要的作用，日益受到社會的廣泛重視。2013年，吳興區檔案局以建區10周年為契機，重點對接區委辦、區府辦、區人大辦、區政協辦及區委宣傳部等相關職能部門，整合建區以來全區重大活動資源，建立重大活動照片專題數據庫。2014年，吳興區啟動綜合年鑒編纂工作，吳興區檔案局承辦“一年一鑒”至今，在征集全區重大活動照片素材的同時，持續更新重大活動照片專題數據庫資源，截至目前，共接收重大活動照片1.265萬張，16.2GB。重大活動照片檔案在豐富區檔案館館藏資源的同時，不僅為檔案局（館）舉辦專題展陳、宣傳教育、編史修志、藝術欣賞等提供了重要參考，而且為其他單位舉辦領導調研、重大會議、重要活動等提供經驗借鑒。本文重點以數碼照片為載體，梳理在重大活動照片檔案管理中存在的問題，從而創新思維，探索構建重大活動照片檔案管理新模式。

一、重大活動照片檔案管理中存在的主要問題

吳興區檔案局根據《浙江省重大活動檔案管理辦法》對重大活動的定義，梳理重大活動照片檔案的歸檔范圍，主要包括以下幾方面：黨和國家領導人在本區的公務活動；外國元首、政府首腦、政黨領袖或是國際組織負責人、著名外國友人在本區參觀訪問；區委書記、區長的重要公務活動；在全區具有重大影響的政治、經濟、社會、文化活動或者公益性活動；在全區產生重大影響的自然災害、事故災難、突發公共衛生和社會安全事件的處置活動；在鄉鎮街道以上行政區域具有重大影響的集會、會展等活動；其他在鄉鎮街道以上行政區域具有重大影響的活動（事件）。筆者在日常工作中發現，大多重大活動照片資源散存在各單位相機、相關人員的電腦里或是存儲在光盤、移動硬盤等不同介質的設備里，對照片科學管理重視還不夠，建檔概念模糊，沒有系統性歸檔、集中統一保管。總結重大活動照片管理過程的存在的問題，主要表現在：

（一）歸檔照片未能實現收集齊全與全方位記錄

主要原因有三：其一是活動攝影者對重大活動照片拍攝技巧掌握問題，致使第一手照片資料匱乏，未能全方位表現重大活動的主要內容；其二是重大活動照片資料的形成主體相對集中（主要由相關媒體、主辦單位及承辦單位構成），活動結束后拍攝媒體、攝影人及其他相關人員對照片管理各自為營，未能集中統一管理；其三是檔案員在對重大活動照片歸檔時業務技能掌握不夠嫻熟，對重大活動流程、主要內容了解不全面，篩選不夠精準，歸檔照片未能翔實反映重大活動全過程。

（二）歸檔照片未能實現高效檢索與有效利用

重大活動照片是通過真實形象、現場紀實的方式過程性記錄重大活動的一種特殊載體檔案，是領導決策、宣傳推介、編史修志等的重要參考及重要史料，因此重大活動照片受社會各界的關注度越來越高。筆者在工作發現，面對與日俱增的重大活動照片，大多數單位雖有意識有保存，但沒能形成一套較好地與當下利用相適應的科學管理模式，往往是因為檢索和利用率低，不能有效發揮數字檔案檢索便捷、查閱便利的優越性。

（三）歸檔照片未能實現多套制備份與安全保管

重大活動照片一般是以數碼照片的形式呈現，保管照片檔案對保管場地、存儲介質等有一定要求。然而大多數單位僅將照片檔案存放在電腦或移動硬盤，受人員流動、照片檔案存儲場所、介質、管理機制等因素影響，沒有及時采取多套制備份，也沒有及時移交至檔案館，不利于照片檔案的長久保存和后期開發利用。

二、構建重大活動照片檔案管理新模式的幾點建議

（一）建構重大活動照片管理“新”陣營，有效落實照片資源收集工作

建構與時俱進的重大活動照片管理新模式，首先加強收集，“巧婦難為無米之炊”，收集是重大活動照片檔案歸檔的第一步也是最為重要的一步。攝影者是照片產出的“第一手人”，第一時間收集照片要“日日清、事事清”，及時將重大活動照片資料交由活動組織、承辦單位。其次提升技能。“磨刀不誤砍柴工”，重大活動組織、承辦單位、新聞媒體等相關單位要定期對攝影人員進行攝影方面的技術指導和培訓，著重加強動態畫面捕捉技巧，從源頭上確保照片的質量，確保有檔可存、有檔可用。同時活動組織、承辦單位要加大對檔案員業務技能的提升，把握篩選照片的基本要求，即主題鮮明、事實清楚、影像清晰、曝光正常、色彩真實。

（二）完善重大活動照片歸檔“新”方法，有效落實照片資源整理歸檔

以《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T 50-2014）為標準依據，一是引用“卷”的概念，即一活動為一“卷”（一卷為一文件夾），若一個重大活動根據不同會場、日期等下設二級“卷”，同一“卷”照片形成一個集合，存放在同一文件夾內，以起到有效集中整合照片的目的。二是增設關鍵字段。吳興區檔案局結合日常工作實際，探索與時俱進的著錄方法，目錄字段中除年度、照片組號、張號、參見號、攝影者等基礎字段外，增加了活動類型、活動地點、重要人物、媒體錄用情況等字段，便于分類篩選，簡化檢索。三是照片文字說明充分體現重大活動的主要內容情況，除包含時間、地點、人物、背景、事由、攝影者六要素外，其中重要人物說明要包括姓名、單位職務、座（站）次位置等。同時特別指出的是同一場景歸檔照片只對應一個文字說明。

（三）構建重大活動照片保管“新”舉措，有效落實照片資源安全保管

重大活動組織、承辦單位集合本次活動照片規范歸檔后，以“安全第一，預防為主”為原則，應及時做好異質多套備份，如光盤、硬盤（一式三套），存放于專用檔案柜中。鑒于大多單位重大活動照片檔案保管條件有限，照片安全管理存在一定風險。為避免出現重大活動照片檔案損壞、遺失等現象發生，建議重大活動組織、承辦單位做到三及時：一是及時歸檔安全管理重大活動照片檔案，同時及時上傳重大活動照片檔案至數字檔案室，實現照片檔案數據共享。二是及時做重好大活動照片檔案登記與備份工作。重大活動照片檔案歸檔后，以一個活動一份數據包，集合數碼照片、目錄、說明等做好重大活動照片的登記備份，確保安全落地。三是根據《重大活動照片檔案管理規范》相關要求，重大活動檔案及照片檔案在活動結束后6個月內交綜合檔案館歸檔。綜合檔案館根據各單位移交上來的重大活動檔案設立專題檔案，做好進館前照片檔案的質檢，同時按備份要求，做好照片檔案的備份。

（四）發揮重大活動照片利用“新”格局，有效落實照片資源資政育人

科學管理重大活動照片檔案是為了更有效地為照片檔案的開發利用服務。隨著經濟社會的發展，重大活動照片檔案信息資源越來越豐富，為更有效體現照片檔案其本身的價值，應以科學管理重大活動照片檔案為手段，以實現照片檔案的有效開發利用。在日常工作中，經常會遇到為了找一張需要的原圖照片而大費周折，有時甚至會徒勞無獲。鑒于此，吳興區檔案局于2013年建立健全重大活動照片專題數據庫，近年來，吳興區檔案局每年為各鄉鎮街道、區級部門和社會各界提供重大活動照片資料查詢、編研、宣傳、展陳等200余人次，利用照片2100余張。吳興區檔案局同時根據實際查檔的需要，分類匯總領導調研、公益活動、招商引資活動、重大事件等，不僅為綜合年鑒圖的編纂儲備了豐富的資源，更為主流媒體、新興媒體對外宣傳推介及各類展陳等提供了數據支撐。

［1］ 嵇秋紅.探索重大活動照片檔案的科學管理［J］.檔案與建設，2010（1）.

［2］ 錢章民.重大活動數碼照片歸檔［J］.中國檔案，2015（10）.