高職院校科研檔案管理工作探析

陶 驪

（浙江紡織服裝職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

隨著高等院校科學(xué)研究水平的不斷提高和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，高校科研檔案作為重要的信息資源得到了社會的普遍認(rèn)同和重視，并在高校教學(xué)、科研、管理和文化建設(shè)等方面發(fā)揮著越來越重要的作用，成為高校事業(yè)發(fā)展不可缺少的重要部分。高校科研檔案是高校科研活動的歷史記錄，它記載反映了科研活動的過程和成果，是儲備科技信息和科技知識的主要載體.為實際科學(xué)研究提供理論依據(jù)，具有重要的參考價值。在加速科技進(jìn)步的進(jìn)程中，科研檔案管理應(yīng)不斷豐富高科技實用信息，不斷拓寬檔案的利用范圍，不斷集中各方面信息，加以利用，形成良性循環(huán)。因此積極探討高校科研檔案工作的新思路，以科學(xué)的態(tài)度加強(qiáng)對該項工作的管理非常重要。下面就如何加強(qiáng)對高等院校科研檔案的科學(xué)管理，談幾點粗略的看法。

一、要加強(qiáng)科研檔案管理人員的自身建設(shè)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理人員要及時了解和掌握科研第一手資料，從源頭做起，確保科研檔案質(zhì)量。樹立開放服務(wù)意識和為科研服務(wù)的觀念，增強(qiáng)工作的責(zé)任感，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的敬業(yè)精神和良好的職業(yè)道德，面向本單位、面向社會，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、為學(xué)校發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，從而提高科研檔案工作在社會上的聲譽和地位。

二、要增強(qiáng)科研人員的檔案意識，充分認(rèn)識科研檔案的價值

高校科研人員是科研檔案形成的主體，其檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理工作邁上一個新臺階。所以，科研人員都要把科研材料歸檔看作是自身工作中不可缺少的一部分，這也是為科研檔案的發(fā)展創(chuàng)造良好的必要條件。

三、要規(guī)范科研檔案管理，維護(hù)單位和科研人員的知識產(chǎn)權(quán)

作為高校科研檔案信息的管理者，既要注重對檔案信息資源自由閱覽、下載、復(fù)制、轉(zhuǎn)載的合法權(quán)利的保護(hù)，同時又要對非法利用行為進(jìn)行控制。嚴(yán)格遵守有關(guān)科技保密的規(guī)定，正確劃分密級，合理確定使用范圍，從而保證科技機(jī)密和檔案的安全，維護(hù)本單位和科研人員的知識產(chǎn)權(quán)。

建立高校知識產(chǎn)權(quán)科研檔案的統(tǒng)一管理制度，保證真實、完整全面地記錄所有知識產(chǎn)權(quán)的獲取、維持、轉(zhuǎn)讓等社會活動過程，以合理利用及科學(xué)地管理知識成果。對記載知識產(chǎn)權(quán)活動過程的文件進(jìn)行歸檔保存，集中統(tǒng)一管理，建立一種正常的知識產(chǎn)權(quán)的應(yīng)用秩序，保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)，以利于科學(xué)技術(shù)的推廣利用。

四、要確定課題負(fù)責(zé)人歸檔責(zé)任制，確保科研檔案齊全完整

做到下達(dá)計劃任務(wù)與提出科研文件、材料的歸檔要求同步；檢查計劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成的情況同步；驗收、鑒定科研成果與驗收鑒定課題檔案材料同步；上報登記和評審獎勵科研成果與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。課題負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)科研文件材料的形成、積累、立卷，建議保管期限、密級的確定，填寫科研檔案簡介等，科研檔案部門要根據(jù)歸檔范圍，規(guī)范收集歸檔工作流程，并且要提前介入，超前控制，確保科研檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。

五、要實行現(xiàn)代化管理，提高科研檔案管理水平

科研檔案管理現(xiàn)代化是科研檔案管理規(guī)范化的重要手段。科研檔案規(guī)范化管理必須依據(jù)現(xiàn)代管理理念，依托計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)科研檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化，將現(xiàn)代辦公技術(shù)與科研檔案管理相結(jié)合，運用先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備參與到科研檔案的收集、整理及加工各種科研檔案資料的工作中去，從而實現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。

做好科研檔案管理工作對促進(jìn)高職院校科研、辦學(xué)事業(yè)健康發(fā)展有著重要意義，認(rèn)真分析科研檔案管理工作中的現(xiàn)有問題并采取針對性改進(jìn)措施，是當(dāng)前高等院校檔案管理人員義不容辭的責(zé)任。對此，高職院校科研檔案人員可從完善科研檔案管理制度、強(qiáng)化科研檔案信息化和規(guī)范化建設(shè)，以及創(chuàng)新科研檔案管理思路等方面做起，全面推進(jìn)高職院校科研檔案管理工作發(fā)展。