圍繞兩“全”做好項目檔案管理工作

成 彤

（浙江浙能燃氣有限公司）

一直以來，項目檔案管理中盡管有“三納入”“四參加”制度，但仍存在原件缺失，而用復印件代替；施工記錄編號不連續；招投標文件與合同不一一對應，缺少未中標文件；變更文件缺少圖文依據；竣工圖沒有加蓋竣工章等問題。如何解決這一系列問題，筆者以浙江省天然氣開發有限公司為例，從全員和全過程兩個角度對項目檔案管理進行分析。

一、項目檔案管理的全員性和全過程性

項目檔案管理具有全員性和全過程性的特征。檔案管理的全員性，指凡與建設項目文件材料形成、辦理、使用和歸檔相關的崗位人員，都具有形成和處置文件材料的職責，應當將這類人員納入崗位責任制考核。檔案管理的全過程性，指在項目建設的過程中，特別是在文件材料處理流程上，都應當明確管理內容和管理要求，以維護項目信息處理渠道的暢通與高效，從而保證文件材料的原始性、系統性、真實性。

項目檔案源自建設過程中產生的記錄，這些記錄是一個項目整體的真實記錄，記錄在形成的時候，源于其作為辦事的工具或依據，在項目建設過程中發揮不可或缺的作用，這種作用主要表現為傳遞信息、統一標準、控制流程、提高效率。正是由于文件材料的這種原始作用，形成了真實可靠的憑證。同時，文件形成過程，反映了檔案管理的全員性：工程項目檔案形成涉及到施工單位、監理單位、檢測單位、政府監督部門、測量單位等相關單位，企業（項目業主）內部牽涉到前期辦、投資部、工程部、安監部、綜合辦等部門，是整個項目自始至終活動的記錄，需要全員參與并進行考核。

因此，檔案管理的全員參與和全過程控制，是提升項目檔案管理工作的基礎和前提。

二、圍繞兩“全”提升項目檔案管理水平

“大能源”戰略下，省天然氣公司基建項目多、任務艱巨，已完工的四個天然氣熱電聯產搶建項目配套管線、在建的甬臺溫管線、西二線紹杭嘉段配套管線、剛開工的“縣縣通”（分為21條管線）等多個項目的基建工作全面鋪開。公司針對天然氣長輸管線工程點多面廣、戰線長、參建單位多、資料員素質參差不齊等特點，圍繞兩“全”，一方面創新管理理念，引進專業的項目管理公司，加強全過程性管理；另一方面梳理好檔案管理的基礎性工作，明確全員參與、厘清職責。

（一）集中領導、分級保存、監督管理，加強全員組織領導

順應文件資料信息產生、管理、利用過程的運動規律，針對公司項目比較多，實際工作量大，產生文件資料與實物檔案多的特點，公司檔案工作宜采取集中領導、分級保存與監督管理相結合的原則來做好項目檔案工作。

按照上述原則，公司內部設置專職檔案主管人員，直接上級為主管檔案工作的副總經理；項目公司設三名專職檔案主管負責所在項目檔案工作；各項目部設兼職檔案員配合項目公司檔案員，各參建單位設檔案員或兼職檔案員，負責監督管理項目檔案的收集、整理、分類、立卷、歸檔。項目公司設檔案室和檔案庫房，根據檔案室和檔案庫房的規模設計、項目設計的年限以及管線長度考慮存放檔案的數量。建立一套由公司檔案主管監督指導、項目檔案管理人員密切配合、參建單位兼職檔案人員嚴格執行的檔案工作三級責任網絡。

（二）制定標準、嚴格程序、明確流程，全過程把控項目檔案工作

國家規定的標準與企業實際情況相結合，制定出有實際操作可行的檔案工作標準和細則。從而使檔案管理的工作有據可依，建成責任明確、標準詳細、流程受控、科學管理、利用高效的檔案管理模式。

公司嚴格按照國家《檔案法》《企業檔案工作規范》以及《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》等檔案管理辦法，并對照《浙江省重點建設檔案專項驗收標準》，制定出公司的《檔案管理辦法》以及《天然氣管道建設工程文件檔案管理細則》，并根據公司的要求，將《項目竣工資料編制管理辦法》編入基建項目管理手冊中去。明確項目公司的職責、各項目部兼職檔案員職責以及各參建單位的歸檔文件類型、歸檔范圍、歸檔時間、文件保管期限、歸檔文件整理方法。制定各種載體類型檔案材料的歸檔范圍。

制定一套適合公司項目檔案整理、分類、歸檔、保存、鑒定、銷毀的業務流程，明確業主單位職責、項目公司和各項目部兼職檔案員職責以及各參建單位檔案人員的具體職責，建立每個項目的檔案工作網絡圖，做到崗有其人、人有其責。厘清三級責任人的關系和崗位職責。確保公司各部門及各項目公司、參建單位資料、文件以及有記錄價值特殊載體檔案的整理歸檔工作能夠得到順利開展。

（三）把握兩“全”的同時，要注重日常的檢查監督

增加項目公司的管理平臺（權限），并不是業主就不用管了，業主可以借助這個管理平臺，檢查監督制度的執行力，更好地提升管理水平。大多數參建單位在施工技術和管理方面是強手，然而在施工過程工程資料收集、竣工鑒定、歸檔、保存方面卻很薄弱。業主各部門專、兼職檔案員要各司其職，不定期組織討論交流，解決工程中的難點。

工程開工后，公司檔案人員不定期組織對項目公司、參建單位的資料收集、編制和整理情況進行指導，提出整改要求，形成會議紀要下發各單位，整改及時形成閉環。把溝通、協調、指導工作，貫穿于整個工程的全過程，文件資料從產生、收集、整理、立卷到檔案的專項驗收，每一環節都參與其中，這樣既推動了各參建單位履行職責，完成各自的檔案工作，又為順利完成項目檔案的專項驗收奠定了基礎。