關于城中村改造檔案管理工作的幾點思考

胡舟燕

（紹興市越城區城中村改造服務中心）

近幾年來，我省經濟社會全面發展，城市化成了各地市面臨的重大課題，城市空間迅速擴大，城郊接合部成了名副其實的城中村，這些城中村存在著環境臟亂差、規劃無序、外來人口集中、治安問題突出等普遍問題，既影響城市面貌，又不利于土地集約利用，更降低了群眾的生活質量。城中村改造成了各地市解決這一瓶頸問題的必然選擇。大量的城中村通過拆舊建新發生了翻天覆地的變化，也因此產生了數量龐大的城中村改造檔案。由于城中村改造檔案有著種類多、數量大、私密性強、收集跨度長、管理單位較多等特點，檔案管理中存在著諸多問題，需要各方提高認識，落實解決。

一、城中村改造檔案管理存在的問題

（一）意識不強，重視不夠

城中村改造工作難度大，壓力重，與拆遷戶的利益戚戚相關，政府部門往往把工作重心和精力放在拆遷、建設、安置這些重要環節上，忽略了改造過程中的檔案管理，沒有認真規劃、研究檔案工作，認為只要資料統一保存，有據可查就行。至于誰收集、誰保管就不得而知，更談不上檔案資源的開發利用了。這種思想觀念的存在，直接造成了城中村改造檔案管理職責不清、管理不善的現象。

（二）制度缺乏，體制不暢

城中村改造工作在我省已開展十余年，省一級沒有統一的檔案管理規范和標準。各地政府出臺的城中村改造政策，對如何開展拆遷、建設、安置有詳細的規定與操作程序，但均未提及檔案管理的相關規定。各地檔案行政管理部門在這一制度背景下，難以深入規范、監督城中村改造的檔案工作。城中村改造檔案處于無牽頭部門、無管理規范、無固定檔案人員的“三無”狀態。

（三）收集分散，管理無序

城中村改造檔案類別較多，各類別檔案由相關主管部門分頭收集、整理，如拆遷檔案由鎮街一級負責，安置房建設檔案由開發商負責，安置房權證檔案由房管部門負責。多頭管理、各自為政造成城中村改造檔案收集范圍、整理歸檔情況均有較大差異，無法完整反映城中村改造全過程，也不利于檔案的利用、資源的開發。再加上有關部門的檔案意識不強，資料存放分散、隨意，不少存放環境不符合檔案管理標準，有些地方出現了拆遷檔案管理不善引起的被篡改涂抹的情況。

（四）利用不足，開發乏力

城中村改造檔案不僅是一個改造區域拆遷全過程的記錄，也是一座城市變革的生動寫照，更是拆遷戶個人資產的重要憑證。利用好各種形式的檔案資料，既可服務城市發展，也可服務群眾解決相關矛盾糾紛。事實上，現在的城中村改造檔案由于沒有形成系統的管理體系，庫藏檔案不齊全，電子檔案未覆蓋，無法保證檔案的查全率、查準率，效率低下。

（五）隊伍不全，力量欠缺

各地市主管城中村改造工作的部門多為臨時組建，湊攏班子，流動性大，檔案兼職或專業人員經常調動，后任不理舊賬，資料丟失也無從查找。城中村改造相關部門，承擔了職責相關的檔案管理工作，這些單位往往中心工作繁雜，對城中村改造檔案兼而不管。特別是基層單位，如村一級組織，檔案人員往往是身兼多職，收入也較低，沒有足夠的時間和動力開展檔案工作。從事城中村改造檔案管理工作的檔案人員往往業務能力不強，缺乏必備的專業知識，無法進入管理者的角色，這對開展工作十分不利。

二、推進城中村改造檔案管理工作的幾點思考

（一）加強工作領導，強化思想認識

各級黨委政府要充分認識到城中村改造檔案工作的重要性，城中村改造工作主管部門要把檔案管理工作與拆遷、建設等中心工作放在同步位置來抓，同步推進，同步考核、同步驗收。把檔案工作作為款項支付、考核驗收的前置條件，倒逼相關單位從源頭上認識檔案、推進檔案工作。要加大城中村改造檔案的宣傳力度，通過檔案利用典型事例宣傳，拆遷前的村容村貌圖片展、拆建后新舊對比視頻等形式，展現城中村改造檔案的重要性和必要性，提高全民的檔案意識。

（二）完善制度建設，提高管理質效

建議檔案行政管理部門組織開展城中村改造檔案管理的調研工作，分析存在的問題，掌握城中村改造檔案的特點和薄弱環節，制訂在一定范圍中具有指導意義的城中村改造檔案管理辦法，明確檔案的收集、整理、分類、鑒定、歸檔、保管、向檔案館移交期限等具體標準。針對征地拆遷安置類檔案管理問題突出的現狀，要制訂相應檔案管理細則，拆遷主體明確為立檔部門，以拆遷村（區域）為單位進行分類，每一單位分成兩個體系，一是綜合卷，以拆遷政策、規劃、拆遷許可證、會議紀要、計劃安排等資料為主，二是拆遷卷，做到一戶一卷，內容涵蓋拆遷戶丈量、評估、確權確戶、拆遷安置補償協議、安置房權證辦理等。

（三）理順工作體制，形成工作合力

城中村改造檔案工作涉及多個部門，單靠檔案部門自身力量是遠遠不夠的。建議各級黨委政府結合本地區工作實際，進一步調整完善城中村改造領導小組和各專項工作組的組織構成、職責分工，將檔案工作列入相關單位的工作職責。建議城中村改造檔案工作由各地城中村改造主管部門牽頭，各相關單位為主實施，各地檔案行政管理部門全過程監督。檔案移交參考重點建設項目檔案管理規定，以項目為單位，由城中村改造主管部門匯總，做到完成一個、建檔一個、移交一個。筆者所在紹興市越城區城中村改造機構就采取這一模式，已形成了20余個項目的檔案整理，并按照當時檔案行政管理部門的移交政策，按期移交入庫。

（四）推進數字化進程，加強開發利用

在對城中村改造檔案進行收集整理的基礎上，及時進行檔案數字化工作，并建立備份機制，為今后的檔案利用提供便利，最大限度地避免因自然及人為破壞等因素造成檔案資料缺失等問題。除常規的數字化掃描之外，可探索建立城中村改造信息數據庫。筆者所在的城中村改造管理機構，建立了拆遷安置信息管理數據庫，涵蓋了政策法規、拆遷核算、安置房結算、報表系統等四大集成模塊，配置了掃描儀、刻錄機等設備。數據庫以鎮街——拆遷村——拆遷戶為總體構架。各職能科室可根據權限，完成政策法規、丈量、評估、確權、安置結算等有關數據的輸入與管理。這些數據的錄入，大大提高拆遷核算、安置房結算的準確性。拆遷安置結束后，紙質的各類文件資料掃描后，存儲在相應的目錄下。數據庫的建立，能科學地評價拆遷安置項目的績效，為城中村改造工作提供決策支撐。

（五）加強專業培訓，提升隊伍素質

檔案工作人員的業務素質決定了城中村改造檔案管理的質效。檔案行政管理部門要經常性地組織開展專題培訓工作，逐步規范檔案的編制操作，提高檔案的質量。要強化檔案人員的保密意識，充分認識城中村改造檔案的特殊性，注重保護拆遷戶的隱私。要增強檔案人員的信息化水平，重點提高其數據的規范采集、軟件的正確使用和網絡知識的運用等方面的能力。針對基層檔案員流動性強、工作銜接不暢等問題，可推行檔案管理交接制度，盡可能避免出現人走資料無處查的情況。

近年來，我省各地市以“三改一拆”為抓手，大力推進城中村改造工作，城中村改造檔案作為這項利民惠民工作的最終體現，其重要性將日益顯現，勢必得到各級領導和部門的重視。我們應在有限的工作條件下，爭取更多的政策支持和資源保障，推動城中村改造檔案整理工作與城中村改造同步實施，發揮檔案應有的社會效應和經濟效應。

［1］ 田毅.加強城中村改造檔案收集管理的幾點思考［J］.西安社會科學，2011（6）.

［2］ 黃萍.重點建設項目檔案管理工作要務［J］.浙江檔案.2013（12）.