公路工程項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐研究

徐 娟

（建德市路通公路工程有限公司）

一、做好公路工程項(xiàng)目檔案管理具有重要意義

（一）公路工程檔案管理是保證工程項(xiàng)目順利實(shí)施的基礎(chǔ)

公路工程檔案管理是對(duì)整個(gè)工程建設(shè)中的審批、招標(biāo)、施工及交付使用等資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和整理，可以具體地反映各個(gè)階段的信息和數(shù)據(jù)，全方位、精準(zhǔn)、客觀地把數(shù)據(jù)記下來(lái)，然后提出建設(shè)性的建議，這樣才能確保工程項(xiàng)目的成功進(jìn)行。另外，公路工程檔案還能反映各部門(mén)的具體施工情況和人員的流動(dòng)情況，以便改善施工計(jì)劃，爭(zhēng)取早日完工，降低資源成本。

（二）公路工程檔案管理是可以保證整個(gè)建設(shè)工程的合理、合法化

公路工程檔案管理中詳細(xì)記錄著各相關(guān)責(zé)任人、合作單位的信息及各部門(mén)的施工情況，客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案方便在發(fā)生糾紛、事故時(shí)，立刻找出有關(guān)的負(fù)責(zé)人，尤其是在交付使用以后，只要發(fā)生問(wèn)題，都能夠直接從工程檔案中獲得需要的信息，直接與相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行交涉，避免相互推諉、無(wú)人承擔(dān)責(zé)任的情況發(fā)生。

（三）公路工程檔案管理有利于積累建設(shè)經(jīng)驗(yàn)

公路工程檔案記錄了一個(gè)工程項(xiàng)目的全部信息和數(shù)據(jù)，公路工程建筑企業(yè)可以通過(guò)整理、分析企業(yè)包攬的多個(gè)過(guò)程項(xiàng)目，探究影響工程企業(yè)發(fā)展的因素，尋找解決方案，以便提高企業(yè)的工程建設(shè)水平，推動(dòng)企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，推動(dòng)企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。

二、公路工程的工程檔案管理措施

（一）保證公路工程檔案材料的質(zhì)量

公路工程檔案的質(zhì)量取決于原始公路工程檔案的真實(shí)性，要做到這一點(diǎn)，就必須從源頭抓起，從各環(huán)節(jié)上嚴(yán)格控制。在簽訂公路工程建設(shè)合同（協(xié)議）時(shí)，業(yè)主單位應(yīng)明確參建各方的檔案責(zé)任；在工程計(jì)量支付時(shí)，嚴(yán)格運(yùn)用資金手段對(duì)檔案管理實(shí)行控制；同時(shí)，業(yè)主單位應(yīng)抓住工程的重點(diǎn)部位和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，會(huì)同施工人員和監(jiān)理人員，深入項(xiàng)目一線，超前督查指導(dǎo)檔案整理工作，為檔案齊全準(zhǔn)確打下基礎(chǔ)。實(shí)踐中，往往由于歸檔不及時(shí)，給立卷階段的工作留下了空隙，從而影響到了整個(gè)公路工程檔案管理工作和公路工程管理工作效果。這主要是由于公路工程建設(shè)中不少工程管理人員存在工程建設(shè)與工程檔案“兩張皮”的思想，從而嚴(yán)重影響到了公路工程建設(shè)工作的質(zhì)量。這就需要公路工程檔案管理部門(mén)組織力量深入到建設(shè)單位和施工工地進(jìn)行監(jiān)督檢查指導(dǎo)服務(wù)，把監(jiān)督檢查指導(dǎo)工作貫穿于建設(shè)工程的全過(guò)程，及時(shí)糾正檔案資料收集不齊全，書(shū)寫(xiě)材料不規(guī)范等現(xiàn)象的發(fā)生，把好檔案質(zhì)量關(guān)，才能有效地提高建檔、歸檔質(zhì)量。

（二）利用先進(jìn)技術(shù)手段，加快公路工程檔案管理現(xiàn)代化步伐

現(xiàn)代信息技術(shù)的出現(xiàn)和普及給公路工程檔案管理工作帶來(lái)了深刻的影響，傳統(tǒng)的公路工程檔案保存及管理技術(shù)正面臨著越來(lái)越大的挑戰(zhàn)。在信息技術(shù)應(yīng)用日益普及的今天，利用全新的信息技術(shù)去研究和探索公路工程檔案管理的新理念、新方法正逐漸為人們所重視。各級(jí)公路工程檔案部門(mén)積極開(kāi)展了檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)工作，計(jì)算機(jī)、掃描儀、管理軟件等現(xiàn)代化手段在公路工程檔案管理工作中得到了大量應(yīng)用，使文檔管理實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化。這種現(xiàn)代辦公系統(tǒng)使用方便快捷，避免了原始書(shū)面材料的易丟失損毀等缺點(diǎn)，大大提高了工作效率。

（三）重視公路工程檔案的開(kāi)發(fā)利用工作

檔案管理的最終目的在于檔案的開(kāi)發(fā)利用。公路工程檔案開(kāi)發(fā)利用是公路工程檔案管理中重要的有機(jī)組成部分。公路工程檔案產(chǎn)生于整個(gè)公路工程建設(shè)的全過(guò)程，合理地利用公路工程檔案對(duì)公路工程建成投產(chǎn)后的管理、運(yùn)行、保養(yǎng)、修繕、改善、擴(kuò)展等工作起著關(guān)鍵性作用，其余的工程也可以此為參考。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，要重新審視公路工程檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，要對(duì)公路工程檔案開(kāi)發(fā)利用給予應(yīng)有的重視。要做好公路工程檔案開(kāi)發(fā)利用工作，發(fā)揮公路工程檔案的利用價(jià)值，把公路工程檔案為公路工程提供的依據(jù)作用發(fā)揮出來(lái)。

（四）提高公路工程檔案管理人員的綜合素質(zhì)

提高公路工程檔案管理人員各方面素質(zhì)是做好公路工程檔案管理工作的前提條件。公路工程檔案管理部門(mén)應(yīng)重視公路工程檔案管理人員的培養(yǎng)，加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高公路工程檔案管理人員的素質(zhì)和能力。不僅要學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，學(xué)習(xí)工程建設(shè)專(zhuān)業(yè)各項(xiàng)技術(shù)知識(shí)，而且要認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)各級(jí)主管部門(mén)制定的各項(xiàng)關(guān)于公路工程檔案的法規(guī)。同時(shí)更要掌握管理公路工程檔案所需要的相關(guān)知識(shí)和計(jì)算機(jī)管理檔案的技能，使公路工程檔案管理人員能切實(shí)保證公路工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)以及安全保管和有效利用，更好地為公路工程建設(shè)服務(wù)。

綜上所述，工程檔案管理是保證工程項(xiàng)目順利實(shí)施的基礎(chǔ)，可以保證整個(gè)建設(shè)工程的合理、合法化，有利于積累建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)采取措施，使工程檔案的管理納入法制化、規(guī)范化的管理軌道，使公路工程檔案管理形成一套完整、準(zhǔn)確、便于使用的檔案系統(tǒng)。