電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理探索

2017-02-15 08:48:16尹燕

檔案管理理論與實(shí)踐-浙江省基層檔案工作者論文集 2017年0期

尹燕

（浙江省送變電工程公司）

電力建設(shè)一直以來都是城市建設(shè)的一項(xiàng)主要內(nèi)容，而電力項(xiàng)目檔案能夠準(zhǔn)確地反映出一座城市的電力發(fā)展過程，從而為將來城市電力建設(shè)、規(guī)劃奠定更加穩(wěn)定、可靠的重要基礎(chǔ)，是一項(xiàng)極為寶貴的材料?；谏鲜鲈?，針對(duì)電力建設(shè)的檔案管理就顯得至關(guān)重要了。以下本人結(jié)合自身多年實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，并針對(duì)電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理及其相關(guān)問題進(jìn)行集中闡述，力求為相關(guān)工作者日后的研究工作提供一定的借鑒。

一、切實(shí)做好電力建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)方的檔案管理

第一，加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，建設(shè)完善的檔案管理機(jī)制。在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理等合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交項(xiàng)目檔案的責(zé)任。電力建設(shè)項(xiàng)目檔案的形成、積累、整理和歸檔工作，應(yīng)納入項(xiàng)目開工、施工、竣工等各項(xiàng)管理程序，工作計(jì)劃，各項(xiàng)職能部門的職責(zé)范圍及崗位責(zé)任制，合同管理。檔案人員要“四參加”，即參加前期專家論證會(huì)；參加基礎(chǔ)工程招標(biāo)會(huì)；參加基礎(chǔ)工程竣工驗(yàn)收會(huì)；參加設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收會(huì)。檔案管理與工程建設(shè)“三同步”，即工程初期，提出文件材料的歸檔要求；檢查計(jì)劃進(jìn)度的同時(shí)，檢查文件材料形成情況；工程驗(yàn)收時(shí)，驗(yàn)收鑒定檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況。

第二，建立檔案網(wǎng)絡(luò)管理制度，促進(jìn)工程檔案管理規(guī)范化。為了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和部署工程檔案管理工作，加強(qiáng)各參建單位竣工資料的規(guī)范化，建立一個(gè)覆蓋建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、施工單位組成的工程檔案工作小組及檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并制定檔案網(wǎng)絡(luò)成員的職責(zé)，檔案管理實(shí)行建設(shè)方、現(xiàn)場(chǎng)委托單位、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、施工單位的檔案分級(jí)管理，形成職責(zé)明確、責(zé)任到人的項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，保證檔案管理工作全面、全過程順利開展。同時(shí)，參照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法（試行）》及其《釋義》和《供電企業(yè)檔案分類表》，制定完善的企業(yè)檔案整理規(guī)范、分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表以及各部門檔案移交范圍，規(guī)范文件材料的收集、整理、保管工作。

第三，建設(shè)方應(yīng)當(dāng)積極進(jìn)行電力項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)檢查工作制度，針對(duì)電力建設(shè)過程中所存在的問題，檔案部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行跟進(jìn)，確保其積極整改。

第四，建設(shè)方還要積極發(fā)揮監(jiān)理在電力項(xiàng)目檔案審核檢查過程中的重要作用。

第五，推廣使用電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息的管理系統(tǒng)，促使電子檔案應(yīng)用程度得到提升，同時(shí)保證檔案信息化始終處于高水平。

二、做好電力建設(shè)項(xiàng)目施工方的檔案管理是重要基礎(chǔ)

（一）完成前端管理工作

首先，施工方需要始終保證工作人員的穩(wěn)定性，特別是施工現(xiàn)場(chǎng)資料員的穩(wěn)定性，應(yīng)當(dāng)確保每一項(xiàng)目工程施工現(xiàn)場(chǎng)均有資料員或者資料監(jiān)督人員。

其次，施工方應(yīng)當(dāng)定期做好資料員的前期培訓(xùn)工作，其內(nèi)容可具體包括施工形勢(shì)、規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)、施工任務(wù)、相關(guān)軟件的應(yīng)用，檔案移交準(zhǔn)則和企業(yè)的管理措施等。

再次，施工方成立資料管理組織機(jī)構(gòu)，制定資料管理制度，確定項(xiàng)目工程資料管理目標(biāo)，并分解到相關(guān)崗位，做到責(zé)任明確，流程清晰，管理有據(jù)。

最后，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)電力建設(shè)施工技術(shù)人員的培訓(xùn)。在電力工程正式施工之前，施工方應(yīng)當(dāng)針對(duì)工程項(xiàng)目所具有的特點(diǎn)向項(xiàng)目總工和技術(shù)負(fù)責(zé)人做工程檔案培訓(xùn)交底，確保他們能夠及時(shí)準(zhǔn)確地了解竣工資料的構(gòu)成及其歸檔要求，保證他們能夠配合資料員順利完成編制和收集現(xiàn)場(chǎng)資料的工作。

（二）嚴(yán)格抓好施工過程管理

首先，施工管理類資料的管理。此段敘述以施工日志為例，施工方需要把每一天所完成的任務(wù)量和投入的人員、資料、機(jī)械設(shè)備等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行如實(shí)準(zhǔn)確記錄，從而為施工進(jìn)度和項(xiàng)目成本等管理工作提供可靠的根據(jù)。因而在平常檢查工作過程中，施工日志的查看始終是一項(xiàng)有效而又基礎(chǔ)的檢查方式。

其次，施工技術(shù)資料的管理。如施工圖及設(shè)計(jì)變更文件資料管理中，一是檢查圖實(shí)相符，核查目錄與內(nèi)容是否一致；二是圖紙的工程名稱、設(shè)備名稱、圖號(hào)是否與工程規(guī)定相一致；三是設(shè)計(jì)變更通知單、工程聯(lián)系單是否規(guī)范、是否實(shí)現(xiàn)了閉環(huán)管理，所有設(shè)計(jì)文件存在的問題在交工前是夠全部解決，并反映在項(xiàng)目資料上。

再次，施工物資資料的管理。物資進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)和物資資料的配套檢查，一直都是平日檢查的關(guān)鍵管理對(duì)象。施工過程會(huì)涉及很多材料和設(shè)備，特別是水泥、鋼筋等原材料，根據(jù)管理要求，一是對(duì)照采購(gòu)合同和技術(shù)協(xié)議，核查物資移交清單需要注明的項(xiàng)目名稱、設(shè)備名稱、資料名稱等是否與實(shí)物對(duì)應(yīng)；二是和已到貨設(shè)備的資料目錄是否進(jìn)行匯總，設(shè)備合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、使用說明書、圖紙等是否齊全。

最后，安裝試驗(yàn)記錄的管理。安裝試驗(yàn)記錄主要是按照設(shè)計(jì)規(guī)定和要求開展試驗(yàn)，其中主要記錄原始數(shù)據(jù)和運(yùn)算結(jié)果，并得到試驗(yàn)結(jié)果資料的集合。

（三）重視竣工驗(yàn)收的管理

電力工程整個(gè)竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)，主要包含的內(nèi)容有檢驗(yàn)批、分項(xiàng)目、分部、單位工程。要想使電力工程竣工報(bào)驗(yàn)具有完整性，其中的內(nèi)容應(yīng)包括線路工程和變電站土建工程、通信、電氣、防火等工程。從電力工程竣工報(bào)驗(yàn)流程的內(nèi)容來看，施工方需要對(duì)以上專業(yè)工程實(shí)施全方面、立體式的自查，待自查合格以后，才能夠由建設(shè)單位組織參建單位開展竣工驗(yàn)收。

總之，具有真實(shí)性和完整性的電力建設(shè)項(xiàng)目檔案才能夠更好地反映出電力建設(shè)工程的整個(gè)過程，其中電力建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集便是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，工作人員一定要從點(diǎn)滴抓起，在實(shí)際工作中，始終堅(jiān)持“負(fù)責(zé)、服務(wù)現(xiàn)實(shí)、著眼未來”的工作態(tài)度，進(jìn)一步加強(qiáng)電力建設(shè)的檔案管理，加強(qiáng)對(duì)其檔案進(jìn)度的管理，保證檔案收集的有效性，從而為將來的工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

［1］夏雨云.建優(yōu)質(zhì)工程創(chuàng)一流檔案——關(guān)于我省南水北調(diào)項(xiàng)目檔案管理的實(shí)踐與思考［J］.檔案與建設(shè)，2016（7）.