檔案庫房智能化應用實踐的思考

陳 茜

（溫州濱海新城投資集團有限公司）

如今，信息產業和知識經濟在不斷快速發展和進步的過程中，已經成為人類社會發展和變更的重要力量。隨著有形實體向數字化擴展，工作環境由現實空間向虛擬空間擴展，傳統的城建檔案管理也開始向多元化發展。庫房智能化管理已經開始向著網絡化、信息化和高度集成化方向發展。檔案庫房作為保存檔案的基地，庫房的安全是檔案實體與檔案信息安全的必要前提。作為檔案保管最基本的物質條件，檔案庫房的安全直接影響到檔案實體與檔案信息的安全。這就要求檔案庫房的發展要充分運用現代科學發展的辦法，不斷加強檔案的收集管理、維護保管等工作。

一、檔案庫房智能化對檔案安全的影響

（一）管理現狀

檔案庫房管理不僅是對檔案空間的維護和管理，而且還要對庫房進行全面的保管工作。檔案庫房的管理是檔案實體保管工作的一種重要體現形式。主要內容包含“維護秩序”和“保護實體”兩個方面。這兩個方面就是指對已經整理好的檔案資料進行入庫、上架并對檔案進行日常維護和保護的工作。

檔案庫里收藏了很多珍貴的歷史文獻。作為保護和儲藏檔案的主要物理環境，檔案庫的質量直接影響著檔案文件的保管質量。智能化的檔案庫房通過采用先進的管理技術手段對庫房進行控制，保證庫房既能保管好檔案又能為使用提供便捷，庫房的智能化管理，優化物理環境，對庫房的各種環境和管理要素進行高效、安全的控制。因此，加強庫房的智能化建設，有利于檔案資源的保護和開發利用。

（二）傳統庫房中存在問題

傳統庫房的管理工作基本靠人工來完成，面對大量的檔案資料，人力的工作模式會產生工作量大、館藏情況不透明、效率低、實體安全控制手段等一系列問題。庫房的管理人員每天都要對庫房進行巡查，通過人工記錄庫房的一切狀況。檔案的存放、出入庫等問題，基本靠庫房管理人員的記憶或手工記錄。這會給檔案的利用和搜集造成很大的困難，使工作效率低下。

為了跟進新時期信息技術不斷發展的趨勢，檔案管理工作要滿足新時期的要求，要適時更新檔案庫房的管理模式。檔案庫房的安全保護綜合智能管理系統應按照“十防”（防火、防盜、防鼠、防塵、防潮、防光、防霉、防高溫、防有害氣體）的要求來構造。檔案庫房的管理模式，在新時期下要不斷發展，從被動人工管理向科學化、智能化、人性化、現代化方向發展。運用智能的科學設備，通過在檔案庫房中設置計算機與空調、溫度記錄儀、除濕機或傳感器的聯機使用，對檔案庫房的溫度進行實時監控。同時加上計算機與煙感探頭、煙霧報警器還有攝像機的聯機使用，加強對檔案庫房安全的監控。通過對庫房的智能化管理，加強庫房安全的檢測、報警和攝像記錄等活動，增強庫房的安全性。

任何一門檔案都是其活動的客觀記錄，同時檔案還是一種不可再生資源，具有原始性和唯一性的特點。隨著社會的快速發展，對檔案資源的開發力度也越來越大。這就要求對檔案的保護要及時、有效，并最大限度地延長檔案的壽命。這些問題是檔案發展的過程中急需解決的問題。

二、檔案庫房智能化的主要功能

傳統的庫房管理主要靠人工進行檔案的整理、分類上架，檔案整理的工作量大，效率低，現代庫房管理靠管理人員的力量很難有效地完成任務。智能化的庫房管理系統要解決這些問題，要采用模塊化的設計，以數據庫為基礎，通過對信息采集整理，加強對檔案的實體管理、加強溫度的自動調控、自動防火報警、消毒殺菌等，增強自動化的管理方式，建設智能化、人性化的安全保護管理系統。

（一）出入自動記錄管理功能

檔案庫房出入自動記錄管理功能主要分為檔案管理人員出入記錄和檔案實體出入管理記錄兩個方面。

檔案管理人員出入記錄，即檔案管理人員通過特殊授權的接觸式磁卡在出入檔案庫房時產生的記錄。該功能自動采集出入庫房人員的身份、時間，形成檔案庫房的人員出入情況記錄及對庫房異常情況告警等。

檔案實體出入管理記錄，通過采用條形碼及物聯網RFID技術，結合檔案信息管理系統，在實物檔案和卷（盒）上貼上唯一的二維條形碼標簽。將其作為檔案的身份證，在檔案借閱、歸還、上下架時通過掃描標簽信息自動實現檔案的出入記錄。

（二）自動報警控制管理功能

安防報警作為檔案保護體系的重要組成部分，通過自動防盜報警能夠防止檔案庫房被非法入侵。工作人員在日常的維護中，要結合安全隱患，及時填補漏洞，防止黑客入侵，防止資料的丟失。在庫房的關鍵位置，安裝紅外探測器，對一切在設防時段內的非法入侵行為進行監控。并把入侵行為上報到中央控制臺，可通過電子地圖上的顯示，快速有效地解決入侵行為，為檔案的安全提供進一步的保護。

（三）自動溫濕度調節管理功能

庫房的物理環境對檔案的保存有著至關重要的影響。與傳統的人工管理模式相比較，面對繁復且大量的工作時，能夠進一步做到科學、精確管理。而如何做到科學精確管理正是城建檔案館現代化發展中必須要解決的大難題。溫濕度主要控制微機收集各個庫房的溫濕度數據，同時可以進行數據統計，可以生成庫房的日程表、曲線表、月報表等。利用溫濕度智能化系統，有利于更優質地進行城建檔案保管工作。通過對數據的綜合分析，能夠下達各種指令到各控制器。

（四）自動防火報警控制管理系統

在庫房內必要區域安裝煙感探測器和溫度探測器，并在出口位置安裝聲光報警器等。在險情發生時，能及時控制現場，并傳達信息。

（五）自動消毒滅菌控制管理功能

由于檔案易受霉菌的影響，所以檔案管理要注意檔案卷宗表面附帶的霉菌和具有傳染性的病毒以及庫房空氣中存在的有毒氣體。自動消毒滅菌設備能夠有效消滅霉菌，并降低活氧的濃度。低活氧濃度有利于凈化空氣。通過配置消毒設備模塊，由主控臺進行遠程控制，對庫房進行監控和凈化消毒。再配合通風換氣、漏水檢測等模塊，智能化地對檔案庫房進行管理，提高檔案管理的安全性。

三、檔案庫房智能化在實踐中應注意的問題

（一）智能化庫房的基礎建設

在建立檔案庫智能化的過程中，最先進的技術并不一定是最適合、最實用的，要把重點放在滿足用戶的需求上，而不是放在最先進的技術上。所以，檔案庫房智能化管理系統開發的原則要以經濟實用為基礎。

建立一套安全實用的管理系統，要從全局出發，靈活定制庫房、密集架信息、區域等。制定庫房安全應急預案，在面臨檔案庫可能發生的火災、水災、蟲害等狀況，保證應對突發事件時，應急處理工作能有效快速地進行，最大限度地減少災害對庫房安全的影響。

（二）智能化庫房的管理制度建設

在硬件上加強檔案庫房建設和安全設施建設的同時，要結合實際情況在軟件上建立健全檔案庫房安全制度，制定檔案安全應急預案，通過把制度落到實處并能執行到位，有效地保護檔案安全。

（三）人工與技術相結合

庫房智能化與人工恰當結合，具體漏洞，有具體的措施應對。加強對庫房管理人員的智能化系統操作技能的培訓，防止因人為造成庫房管理的異常。建立檔案庫房安全制度，加強防治結合，在重點部分安置恰當的智能化模塊。檔案庫房智能化的管理模塊是隨著不同的物理環境而變化的，是具有常規性和一定的動態性的。要想從根本上解決問題，保障庫房的安全，就需要滿足動態性和常規性的要求，所以在智能化檔案庫房的設計應用中，要積極適應用戶需求的變化，使庫房管理系統具有可持續性和靈動性。

四、結語

智能化的檔案管理方式具有很多優點，與傳統人工檔案管理方式相比，更有利于優質的、安全的管理檔案。讓檔案能夠更好地服務群眾，才是每一個檔案工作者的目標。檔案是國家的一份寶貴資料，而檔案安全則是檔案工作的生命線。每一個檔案工作者都要積極投身于檔案實體安全和檔案信息安全的保護工作中。檔案庫房作為檔案保護的主要研究內容，智能化成為了庫房發展的必然方向。由于在我國智能化庫房管理還是新興的內容，在發展的過程中，存在著許多問題和不足，難以保證智能化檔案庫房建設的質量。在科學技術不斷發展的時代中，經過檔案工作者的努力，檔案庫房智能化的管理工作勢必會向更深更廣的方向發展，以確保檔案的安全。我國的檔案管理事業一定會再創新高。

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