抽水蓄能電站建設(shè)工程檔案管理實(shí)踐思考

甄雁翔

（華東桐柏抽水蓄能發(fā)電有限責(zé)任公司）

近年來(lái)，我國(guó)抽水蓄能電站的建設(shè)步伐呈現(xiàn)加快趨勢(shì)。國(guó)家電網(wǎng)公司自2015年以來(lái)累計(jì)開工建設(shè)的抽水蓄能電站數(shù)量達(dá)到了11座，在運(yùn)、在建規(guī)模分別達(dá)到1878.5萬(wàn)千瓦、2212.5萬(wàn)千瓦。工程項(xiàng)目檔案作為工程建設(shè)不可分割的組成部分，具有“不可缺少”的“基礎(chǔ)性”地位，是反映項(xiàng)目建設(shè)和管理水平的重要標(biāo)志。如何做好工程項(xiàng)目檔案管理，為工程建設(shè)服務(wù)顯得尤為重要。

一、建設(shè)工程項(xiàng)目檔案存在問(wèn)題及意義

（一）建設(shè)工程項(xiàng)目檔案存在問(wèn)題

一是建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模大、工期長(zhǎng)，工程檔案種類繁多、數(shù)量大，檔案工作任務(wù)重、要求高。二是項(xiàng)目單位和參建單位對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不深、重視不夠，往往把檔案工作作為項(xiàng)目的尾工，在項(xiàng)目完工后才去收集整理，忽視前端控制和過(guò)程管理，檔案管理和項(xiàng)目建設(shè)管理脫節(jié)。三是管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范不健全，工作措施不到位，檔案人員不熟悉項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)，檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性受到影響。四是檔案軟硬件設(shè)施不完善。尤其參建單位，檔案保管條件較差。

（二）做好建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的意義

第一，建設(shè)工程項(xiàng)目檔案是對(duì)工程建設(shè)中所發(fā)生的一切事件客觀真實(shí)的反映，記錄了電站建設(shè)的全過(guò)程情況，是與實(shí)體工程建設(shè)相匹配、相生相伴的組成部分。它不僅記錄了項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程，更為電站使用、管理、運(yùn)行、檢修、改擴(kuò)建提供了主要依據(jù)，為審計(jì)稽查、明確權(quán)屬和維護(hù)合法權(quán)益提供了有效憑證。對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目而言，抓檔案管理就是抓項(xiàng)目管理，保檔案工作質(zhì)量就是保項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量。

第二，工程項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收是工程建設(shè)項(xiàng)目九大專項(xiàng)驗(yàn)收之一，是工程竣工驗(yàn)收和創(chuàng)優(yōu)驗(yàn)收的前提。根據(jù)國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)聯(lián)合發(fā)布《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》檔發(fā)﹝2006﹞2號(hào)第四條規(guī)定，“項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收”。由此可見項(xiàng)目檔案的重要性。

二、提升建設(shè)工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量的措施

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，健全檔案管理機(jī)制

1.檔案管理組織體系建設(shè)。項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理的原則，建立相應(yīng)的工程檔案管理機(jī)構(gòu)和管理網(wǎng)絡(luò)，理順管理職責(zé)，明確管理內(nèi)容，確保檔案管理職責(zé)覆蓋各個(gè)管理流程 。

（1）建立由建設(shè)單位、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、各參建單位組成的工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組及檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確檔案管理網(wǎng)絡(luò)成員職責(zé)。各參建單位應(yīng)成立檔案管理機(jī)構(gòu)，配備具有專業(yè)知識(shí)的專職檔案人員。實(shí)現(xiàn)業(yè)主—監(jiān)理、設(shè)計(jì)—各參建單位分級(jí)管理，形成職責(zé)明確、領(lǐng)導(dǎo)參與、責(zé)任到人的工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)，保證檔案管理工作進(jìn)行全面、全過(guò)程、直接的開展。

（2）明確管理職責(zé)，建立考核責(zé)任制。將工程檔案工作納入工程質(zhì)量行政領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任制，納入招投標(biāo)管理、工程監(jiān)理、合同管理及建設(shè)項(xiàng)目計(jì)劃管理和工作程序中。項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)工程檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。監(jiān)理單位認(rèn)真履行監(jiān)督和審核責(zé)任，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)檔案的系統(tǒng)性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)。參建單位必須按照合同約定，認(rèn)真落實(shí)業(yè)主和監(jiān)理的工作要求，加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案過(guò)程管理，配備專業(yè)人員，及時(shí)、完整、高質(zhì)量地做好檔案收集、整理、歸檔和移交工作，確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整 。

2.制定工程檔案管理制度，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理。加強(qiáng)項(xiàng)目檔案制度建設(shè)，完善項(xiàng)目檔案各項(xiàng)管理措施，是提高項(xiàng)目檔案管理工作效率、實(shí)現(xiàn)竣工檔案高質(zhì)量的基礎(chǔ)，是協(xié)調(diào)檔案管理與其他管理工作的依據(jù)。2016年，國(guó)網(wǎng)新源公司組織編寫的《抽水蓄能發(fā)電企業(yè)檔案管理手冊(cè)》由中國(guó)電力出版社發(fā)行出版。該書對(duì)抽水蓄能企業(yè)開展檔案收集、整理、分類、保管和提供利用等業(yè)務(wù)工作給予指導(dǎo)，具有全面性、實(shí)操性和針對(duì)性的借鑒意義。建設(shè)單位應(yīng)依據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》《抽水蓄能發(fā)電企業(yè)檔案管理手冊(cè)》和行業(yè)的有關(guān)規(guī)定，制定符合自身項(xiàng)目實(shí)際的檔案規(guī)章制度。制訂工程檔案管理辦法，明確項(xiàng)目建設(shè)各階段文件的收集范圍、整理要求、分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔時(shí)間，以及竣工檔案驗(yàn)收移交程序。認(rèn)真執(zhí)行考核獎(jiǎng)懲措施，將業(yè)主單位各部門及參建單位檔案工作納入考核責(zé)任制。通過(guò)規(guī)章制度來(lái)規(guī)范檔案管理工作中的行為模式，努力實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案工作程序化、文件材料標(biāo)準(zhǔn)化、收集整理規(guī)范化，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。

（二）注重過(guò)程管控，確保檔案工作與工程建設(shè)同步

1.實(shí)行工程項(xiàng)目檔案技術(shù)交底。從投產(chǎn)電站檔案專項(xiàng)驗(yàn)收來(lái)看，竣工投產(chǎn)后檔案數(shù)量在7000卷左右，其中數(shù)量最大、最基礎(chǔ)的檔案來(lái)源于施工單位，來(lái)源于一線施工管理人員，約占檔案總量的70%。這部分檔案直接反映電站整體項(xiàng)目檔案質(zhì)量，也是電站建設(shè)實(shí)際情況最真實(shí)、最直接的反映。實(shí)行檔案技術(shù)交底可以在項(xiàng)目建設(shè)期間全面做好檔案過(guò)程控制，使參建各方相關(guān)人員在開工伊始即明白工程項(xiàng)目檔案“如何形成、歸什么、如何歸”的要求，在項(xiàng)目文件形成階段即執(zhí)行項(xiàng)目檔案管理要求。

檔案技術(shù)交底內(nèi)容可以包括：（1） 檔案人員、設(shè)備、歸檔范圍、檔案整編、聲像檔案、竣工圖編制、項(xiàng)目文件用紙用筆及簽字蓋章等檔案通用要求；（2）驗(yàn)收評(píng)定文件、試驗(yàn)文件、日志等項(xiàng)目文件的填寫規(guī)范、形成要求；（3）結(jié)合各個(gè)工程項(xiàng)目劃分編制的檔案目錄樹及項(xiàng)目文件日常形成、裝盒、保管等要求；（4）設(shè)計(jì)變更、原材料跟蹤、驗(yàn)收評(píng)定、缺陷處理、工程往來(lái)函、數(shù)碼照片、試驗(yàn)檢驗(yàn)設(shè)備率定等臺(tái)賬的填寫要求等。建設(shè)單位在各標(biāo)段工程施工單位入場(chǎng)之初即規(guī)范此類項(xiàng)目文件的格式、排列順序，并以具體工程施工內(nèi)容編制填寫模板，內(nèi)容涵蓋檔案方面的簽章、材質(zhì)、邊距等要求。施工單位按要求做好項(xiàng)目文件形成、收集、整理工作，這樣到整理竣工檔案時(shí)只需稍加整編即可移交歸檔，為竣工檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范打下良好的基礎(chǔ)。

2.納入合同管理。將檔案要求列入工程合同范本，在工程項(xiàng)目招投標(biāo)和合同、協(xié)議簽訂時(shí)設(shè)立專門條款，明確規(guī)定參建各方檔案工作責(zé)任，將檔案移交納入工程結(jié)算管理，明確檔案質(zhì)量要求、整編要求、份數(shù)要求、提交時(shí)間等，有效規(guī)避項(xiàng)目檔案歸檔過(guò)程中容易出現(xiàn)的管理漏洞。如：明確施工單位完工結(jié)算時(shí)必須經(jīng)檔案人員簽字認(rèn)可，竣工資料齊全完整才予以結(jié)算。防止項(xiàng)目完工后資料不全，無(wú)人整理檔案情況發(fā)生。簽訂監(jiān)理合同時(shí)，應(yīng)明確監(jiān)理對(duì)檔案工作的監(jiān)督職責(zé)。監(jiān)理應(yīng)協(xié)助業(yè)主對(duì)施工單位收集、編制、整理后的竣工文件的完整準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查，對(duì)設(shè)計(jì)院竣工圖進(jìn)行審核簽字認(rèn)可，并在建設(shè)監(jiān)理任務(wù)完成后，向項(xiàng)目法人移交工程建設(shè)檔案資料。

3.實(shí)行檔案月度例會(huì)及月度檢查制度。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織召開檔案月度例會(huì)，各參建單位負(fù)責(zé)人及專兼職檔案員必須參加會(huì)議。會(huì)議內(nèi)容包括安排部署月度檔案工作計(jì)劃及進(jìn)度，通報(bào)各參建單位檔案管理狀況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題。每月開展各參建單位的檔案檢查工作。由建設(shè)單位組織，協(xié)同監(jiān)理技術(shù)人員、檔案人員對(duì)參建單位原始資料進(jìn)行檢查。工程技術(shù)人員檢查原始資料是否齊全、完整、準(zhǔn)確，檔案人員負(fù)責(zé)檢查原始資料用紙、用筆、簽章手續(xù)是否符合檔案要求。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題現(xiàn)場(chǎng)處理限期整改，下發(fā)整改通知單，明確整改要求，在下個(gè)月檔案檢查時(shí)檢查整改情況。通過(guò)實(shí)行檔案月度例會(huì)及月度檢查制度，建設(shè)單位能及時(shí)掌握工程動(dòng)態(tài)，準(zhǔn)確把握參建單位原始資料收集整理情況，為做好竣工資料整編奠定了基礎(chǔ)。

4.堅(jiān)持“四參加”原則及預(yù)立卷制度。檔案人員應(yīng)積極參與到工程的各項(xiàng)活動(dòng)中，努力從源頭開始控制。一是參加設(shè)備開箱；二是參加單位工程驗(yàn)收，在單位工程驗(yàn)收的同時(shí)驗(yàn)收應(yīng)歸檔文件材料的完整程度與整理質(zhì)量，堅(jiān)持竣工文件做得不符合要求不接收，直到整改達(dá)標(biāo)為止；三是參加工程招投標(biāo)會(huì)議、設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)會(huì)等；四是參加工程建設(shè)各個(gè)專業(yè)的質(zhì)量監(jiān)督檢查活動(dòng)。

在各合同工程開工時(shí)，建設(shè)單位應(yīng)將有關(guān)檔案制度標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)下發(fā)至各參建單位，要求施工單位明確檔案主管領(lǐng)導(dǎo)及專責(zé)人員（報(bào)業(yè)主備案），建立各項(xiàng)目資料室，實(shí)行檔案預(yù)立卷制度。施工單位應(yīng)根據(jù)工程項(xiàng)目劃分表，按照合同項(xiàng)目/單位工程/分部工程/單元工程四個(gè)層級(jí)對(duì)產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行預(yù)立卷。對(duì)辦理完畢的項(xiàng)目文件及時(shí)進(jìn)行收集、掃描、錄入臺(tái)賬，紙質(zhì)材料先用鉛筆進(jìn)行編號(hào)，裝盒，保障竣工檔案的齊全、完整。

（三）注重人才培養(yǎng)，積極開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)

堅(jiān)持以人為本，通過(guò)“請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去”“傳幫帶”和學(xué)習(xí)交流等多種方式，努力提高有關(guān)人員和項(xiàng)目檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。每年邀請(qǐng)檔案專家至建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)開展不同層面的檔案專業(yè)知識(shí)講座，按需施教。建設(shè)單位及各參建單位技術(shù)人員、檔案人員必須參加此類培訓(xùn)，并做好培訓(xùn)記錄。積極組織檔案人員參加地方的檔案專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，另外還可以組織相關(guān)人員去兄弟單位學(xué)習(xí)取經(jīng)。建設(shè)單位應(yīng)督促各參建單位組織有關(guān)人員加強(qiáng)對(duì)抽水蓄能行業(yè)施工規(guī)范和檔案管理規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)，在落實(shí)責(zé)任、制度的同時(shí)，提高各部門有關(guān)人員的檔案意識(shí)，努力克服工程項(xiàng)目歸檔認(rèn)識(shí)上存在的差距，變被動(dòng)為主動(dòng)。

（四）加強(qiáng)檔案軟硬件設(shè)施建設(shè)

建設(shè)單位在辦公樓規(guī)劃初期，就應(yīng)考慮檔案庫(kù)房建設(shè)的規(guī)模與條件。應(yīng)征求檔案部門的意見，按照檔案用房四分開的原則，配置檔案庫(kù)房、辦公用房、業(yè)務(wù)技術(shù)用房及閱覽室。檔案庫(kù)房應(yīng)配置密集架、底圖柜、防磁柜，另外按照檔案庫(kù)房九防要求，配置溫濕度控制設(shè)備、氣體滅火裝置、火災(zāi)和防盜自動(dòng)報(bào)警裝置、檔案消毒柜、空氣凈化器等。檔案辦公用房應(yīng)配置計(jì)算機(jī)、多功能復(fù)印機(jī)、彩色掃描儀、工程圖紙打印機(jī)、掃描儀、打孔機(jī)等設(shè)備，滿足檔案工作需要。各參建單位人員流動(dòng)大，要嚴(yán)格按照文控制度管理日常資料，保管條件要符合相關(guān)要求，不可隨意堆放。應(yīng)配置檔案辦公用房及檔案陳列柜，做好九防措施，條件允許下配置檔案庫(kù)房。在硬件設(shè)施保障的前提下我們還應(yīng)注重軟件設(shè)施建設(shè)，開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，采用現(xiàn)代化管理手段，對(duì)工程檔案進(jìn)行全周期數(shù)字化管理。

參考資料：

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［2］ 徐海燕.建設(shè)項(xiàng)目檔案中的質(zhì)量認(rèn)證理念［J］.中國(guó)檔案，2015（4）.

［3］ 黃韻梅.建設(shè)項(xiàng)目檔案管理研究［J］.浙江檔案，2015（7）.

［4］ 國(guó)網(wǎng)新源控股有限公司.抽水蓄能發(fā)電企業(yè)檔案管理手冊(cè)［M］.北京：中國(guó)電力出版社，2016.