民營企業工程檔案規范化管理實踐探索
——以傳化集團為例

王偉紅

（傳化集團有限公司檔案室）

工程檔案記錄了建設項目從前期報批、報建到施工、驗收及后評估的全過程，既是建設項目保質保量完成的理論依據，也是企業資產合規性的重要保障。以傳化集團為例，隨著傳化集團全國化布局的快速推進，工程建設不斷進行，工程檔案越來越成為企業檔案管理的重要組成部分，也成為企業發展的重要信息資源。

一、目前企業工程檔案管理現狀

分析大部分建設項目，尤其是民營企業建設項目中的工程檔案管理狀況，存在的主要問題是收集不完整、整理不規范、移交不及時等。究其原因：一是管理理念偏差，導致工程檔案管理不規范。縱觀民營企業工程項目建設，大多以追求進度、效益為目標，檔案管理滯后于項目管理，尤其是在竣工驗收階段，為了能順利通過驗收，往往突擊整理、編制工程檔案。諸如此類“重建設輕檔案”管理現象的存在，直接導致工程檔案收集不完整、移交不及時甚至缺失。二是管理不善，制度執行力不強導致檔案管理不規范。工程建設一般周期長、施工單位多，文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等檔案類型多、數量大，由于現場管理不規范，建設單位、監理單位、施工單位之間對工程檔案管理的職責不明，造成資料填寫不準確、整理不規范，直接影響工程檔案質量。三是檔案人員專業能力不強，導致工程檔案管理水平不高。從領導層面看，多數企業對工程檔案不夠重視，檔案人員調整頻繁，檔案管理缺位問題突出。從檔案管理人員層面看，因多數屬于臨時崗位調配，普遍缺乏專業知識，對工程檔案的真實性、齊全性等難以判斷審核；缺乏責任心，難以確保檔案的安全性，這些都將直接影響后續檔案的歸檔、保管以及利用。

二、規范企業工程檔案管理的實踐探索

由于工程檔案管理中存在的上述問題，給企業管理帶來諸多隱患，如企業資產合法性無法得到保障，給資產籌劃運營帶來困難；增添了企業在生產、改建、擴建中的不安全因素；給企業經營管理與品牌防范帶來風險與損失等等。為規避這些隱患造成的風險，傳化集團經過探索、總結，在規范管理工程檔案方面采取了以下做法：

（一）建立工程檔案管理工作機制，實施工程檔案督查與指導相結合，加強過程管控

結合集團三級管理原則，通過《集團工程檔案管理辦法》《異地企業檔案管理辦法》明確集團、產業、企業各層面職責并實時檢查，將企業管理的PDCA循環即計劃、執行、檢查、糾偏模式引入工程檔案管理。如在項目建設過程中建立清單制與聯絡人制。清單制針對每個工程項目形成《新建項目歸檔清單》，幫助檔案管理人員在項目建設不同階段跟蹤相關文件的形成并及時收集歸檔；聯絡人制則由各專業技術人員組成并貫穿整個工程建設，配合檔案管理人員對工程檔案的真實性進行審核把關。同時，由集團、產業檔案專業人員組成督查指導小組，在工程前期根據集團、城建檔案館有關規定，明確工程檔案歸檔整理質量、數量要求及移交時間約定，在過程中對總包及監理檔案進行督查指導，及時發現并整改存在問題，督促施工單位、監理單位形成的施工資料與工程實際形象進度同步，保證工程順利推進。在竣工驗收期強調工程驗收、尾款支付檔案的參與審核，由此達到不同地域工程檔案規范化管理要求。

（二）將工程檔案管理納入項目管理與合同管理

一方面將工程檔案管理納入項目建設管理程序，做到與項目建設同步管理。建立工程檔案管理領導責任制，將檔案工作納入項目建設考核機制，提高管理層重視程度與檔案意識；將工程檔案作為監理例會必須匯報的內容，強化檔案的跟蹤管理。另一方面在合同中將工程檔案規范化管理作為專門條款予以明確，如竣工文件的歸檔時間、份數都一一寫明，同時對工程款支付條件也做了明確規定，工程款支付至95%時，參建單位必須完成當地城建檔案館備案并取得備案證明，同時提交符合集團檔案室歸檔要求的工程檔案，并經集團檔案室簽字認可方可付款。通過合同的法律約束實現對工程檔案的有效控制，提高了工程檔案的質量和歸檔的及時性。

（三）強化工程檔案管理人員培訓，將工程檔案管理水平與崗位考核相結合

針對工程檔案專業性強的特點，集團加強了檔案管理人員的業務培訓，組織檔案人員參加檔案局舉辦的培訓班；借助集團內部有經驗的工程檔案管理人員資源開展內部培訓并滲透到平時的工作指導中。同時，將工程檔案規范管理納入月度績效考核，根據工程檔案質量優劣實施獎懲，鼓勵檔案人員自主提升工程檔案管理的實踐能力，通過考核、培訓、指導相結合的方式增強檔案人員的責任心與業務能力，提高工程檔案規范化管理水平。

通過上述措施的組織落實，大大提高了集團工程檔案規范化管理水平，工程檔案與工程建設做到同步驗收，檔案歸檔與工程決算同步完成，檔案質量與工程質量100%達標，確保產權證按時辦理與資產合規，真正發揮企業工程檔案的作用，助推集團全國化布局。

［1］ 密玲.工程檔案精細化管理的有效途徑［J］.陜西檔案，2016（4）：43.

［2］ 董英.加強城市地下管線檔案管理之我見［J］. 浙江檔案，2017（1）：65.