技術機構科技檔案的特點及利用途徑
——以浙江省計量科學研究院為例

陳敏雪

（浙江省計量科學研究院）

技術機構的科技檔案是在履職過程及科技活動中形成的，具有保存價值的文字材料、實驗數據、圖紙、圖表、照片、聲像等各種形式和載體的科技文件材料，是全體科技工作者的勞動成果和智慧結晶。對技術型的檢測機構來說，科技檔案一方面記錄了本單位各種科學研究活動的情況，為各項工作提供技術參考；另一方面，作為專業的技術機構，科技檔案還記載著本行業科技發展的進程，因此對科技檔案的有效利用，能夠產生良好的社會效益，對社會經濟發展和科學技術的進步有著重要意義。

一、技術機構科技檔案的特點

技術機構科技檔案的特點主要表現在四個方面。

（一）專業性

科技檔案最突出的特征是其在內容性質和形成領域兩方面具有很強的專業性，特別是在技術機構，基建、科研、設備作為科技檔案的任何一部分，都具有很高的保存價值。基建檔案，記錄著檢測實驗室設計、圖紙、環境要求等建設過程中產生的資料；科研檔案，記載著檢測項目立項、審核、研發方法及成果等；設備檔案則是采購、設備附件及定期校準、檢定等證書。正是這些明顯的專業特征，使技術機構的科技檔案區別于其他檔案。

（二）準確性

檢測、校準、檢定等計量工作，都要用數據“說話”，完整、精確的數據是開展計量工作、出具相關報告、確保量值準確可靠的保障。只有真實、準確的數據才能真正反映技術機構的科技成果與檢測過程，準確性是技術機構科技檔案的“生命”。

（三）實用性

計量已成為國民經濟的一項重要技術基礎，科學實驗、人民生活、工農業發展、貿易結算、航天航空等行業都離不開計量。因此，技術機構的科技檔案具有很強的實用性和很高的參考價值。

（四）多元性

技術機構的科技檔案，很少是單一性質的，往往科研中含有專用設備，基建中含有科研項目，許多材料交織在一起，具有多元性。

二、技術機構科技檔案管理工作中存在的問題

（一）未建立有效考核機制，科研人員建檔意識薄弱

在浙江省計量科學研究院，具體的科技項目往往是跨部門完成的。例如，課題可行性研究立項在科發部，實驗過程、總結鑒定在實驗室，科研中涉及的設備資料在技術部，等等。目前機構的績效管理中，還未將科技檔案管理工作納入考核范圍。因此，有些歸檔意識欠缺的科研人員就認為第一手資料應歸自己保管，對科技檔案收集工作不配合，沒有認識到檔案在機構整體管理與行業技術發展中的重要性，造成大量科技檔案因科研人員崗位調整、單位搬遷等原因而缺失，嚴重影響科技檔案的利用與作用發揮。

（二）檔案人員專業水平不高，管理手段落后

許多技術機構沒有配備專職檔案員，檔案管理工作基本上由辦公室人員兼任，這些工作人員不具備檔案管理專業知識，也沒有足夠的時間和精力，對科技檔案進行科學管理。目前很多技術機構在內部管理上已經基本實現了信息化，但大部分仍然只是應用在行政工作上，有的雖然建立了檔案管理信息系統，卻與科技檔案管理工作實際狀況不符，再加上科技項目跨越時間長、責任部門多等原因，科技檔案仍以傳統紙質為主，信息化程度不高，查閱不便，科技檔案管理水平和質量一直難以提升。

（三）科技檔案開發利用程度不夠，作用沒有充分發揮

在檔案管理實際工作中，各單位往往只是機械地將檔案進行收集、整理、保管，而很少對收藏的檔案資源進行開發利用，許多檔案“長眠”于檔案室，再加上傳統的紙質檔案查詢、使用不方便，致使大部分科技檔案應有的作用沒有得到充分發揮。

三、提高科技檔案利用效果的途徑

（一）提高科研人員歸檔意識，提升檔案人員專業水平

“巧婦難為無米之炊”，要想從根本上提升檔案管理水平，必須要提高科研人員的歸檔意識，從根源上加強科技檔案第一手材料的收集與整理。專、兼職檔案人員除要參加檔案業務知識的培訓外，還應參加技術機構相應政策文件的學習，并加強與技術部門的溝通交流，詳細了解行業的發展與變化。專職檔案員還應掌握本機構科技檔案的室藏情況，建立對應的數據庫，讓科技檔案切實成為科學研究的重要參考資料，發揮科技檔案的作用。

（二）借鑒現代信息技術，開展檔案管理工作

利用現代信息技術，使技術機構的科技檔案管理方式和利用手段更加先進有效。通過開發現代檔案管理系統，以數字信息的形式實現檔案存儲、查找、檢索等，通過網絡化、信息化和智能化的途徑，加強科技檔案的利用。

（三）建立科技管理系統，打造檔案交流平臺

為加強科技管理工作，浙江省計量科學研究院啟動了科研項目管理系統建設，該系統將項目的孕育、科研、立項、研發、結題及成果轉化等環節實行全過程管理，在方便機構管理層監管項目進程的同時，也便于科技資料的積累、收集和整理；同時，在不涉及泄密的情況下，允許在系統上公開科技檔案的全部或部分內容，讓其他科技工作者在有需求時可以信手拈來，隨時利用。

（四）加強編研工作，促進科技檔案再利用

管理是手段，利用是目的。為了更好地利用檔案資源，技術機構應當對程序文件、質量手冊、科技論文、各類標準等科技檔案信息進行收集、整理，并按照不同內容的專題進行再加工、再創造，分類編輯成冊等，實現科技檔案信息的輸出。浙江省計量科研院在檔案整理的過程中，不僅對機構的組織沿革、科技項目等檔案材料進行了收集、整理，使大家對機構的歷史發展有了系統的了解，同時還將浙江省內計量技術的發展史和所獲得的成果整理成冊。這些不僅確保了《浙江通志·質量技術監督卷》各項工作的整體推進，還為廣大計量科技工作者開展研究提供了技術參考，有效提升了科技檔案的利用效果。

綜上所述，科技檔案與其他形式的檔案不同，收集保存的完整性與其后期開發利用的便利性息息相關。技術機構一定要正視存在的問題，針對科技檔案固有的特性，利用現代化管理方式，制定行之有效的措施，不斷提高科技檔案利用率，使科技檔案真正為社會發展提供重要的參考依據，發揮科技檔案的積極作用。

［1］ 李艾.新時期科技檔案的利用和服務途徑探討［J］.管理方略，2015（5）：55—56.

［2］ 林光斌.從辯證思維角度分析高校科技檔案工作［D］.成都：成都理工大學，2011.