廣電網絡企業科技創新項目檔案管理的思考

程琦鴻

（華數數字電視傳媒集團有限公司）

廣播電視科技創新項目是推動廣播電視科技工作發展的重要組成部分，做好項目檔案管理，有利于項目成果的轉化和運作，構建傳輸快捷、覆蓋廣泛、安全可靠、優質高效的廣播電視傳播體系，不斷滿足人民群眾日益增長的精神文化和信息需求，促進和諧社會建設。

一、什么是廣播電視科技創新項目檔案

科技創新項目檔案是廣電網絡企業在申報國家新聞出版廣電總局“科技創新”項目過程中形成的，反映企業在廣播電視科技領域創新活動的各種形式和載體的文件材料。項目檔案是廣電網絡企業科技創新研究活動的真實記錄，對企業科技成果的科學價值、技術價值、經濟價值、社會價值、文化價值“五大價值”的保值和增值都有十分重要的意義。

國家新聞出版廣電總局科技創新獎始設于2001年，旨在獎勵在廣播影視科學技術工作中做出較大貢獻的集體和個人，促進廣播影視科學技術事業的發展。獎項設置有高新技術研究與開發、科技成果與應用、工程技術類等。近年來，在國家大力推動“三網融合”產業發展歷史背景下，廣電網絡企業加強廣播電視科技創新，每年申報并獲得國家新聞出版廣電總局“科技創新”獎的科研項目層出不窮，研究內容涉及了網絡改造與應用、數字電視網絡管理系統、互動電視業務系統平臺、安全播出統一平臺、數字電視高清互動業務運營平臺項目等課題，在推進傳統廣播電視向數字化、網絡化發展的進程中發揮了顯著的作用。科技創新項目檔案是廣電網絡企業科技創新活動的重要依據，健全項目檔案對科技成果轉化和信息共享都具有十分重要的作用，而目前的檔案管理狀況還不能完全滿足科研對檔案管理的需求，還需進一步提升對科技創新項目檔案的有效管理。

二、科技創新項目檔案管理存在的問題

（一）內容不完整，系統性差

廣電網絡企業的科技創新項目主要由企業自主開發，也有少部分與產業鏈上下游合作開發，項目周期多跨年。項目檔案除了立項、評估、開發、實施、驗收等文件資料外，更有項目的技術創新點、推廣應用情況、 經濟效益和社會效益、項目鑒定意見以及科技獎勵、知識產權等映證材料，數量龐大，種類繁多。由于項目實施過程中往往沒有設立專（兼）職的檔案管理人員統一管理，導致同一項目檔案卻分散保存在不同的項目參與部門，如項目執行材料、驗收資料、技術成果包裝材料等保存在項目執行部門（小組），與政府有關部門的溝通、項目申報、檢查等相關流程管理資料在項目管理部門保管，項目投資等財務數據在財務部門，項目設備采購、合同、招標文件等商務資料在商務采購部門保管。這種分散式的管理機制造成了科技創新項目檔案缺乏有機的聯系，內容不完整、系統性差。

（二）科技創新項目管理人員檔案意識不到位

科技創新項目管理人員檔案意識淡薄，對檔案工作未能足夠重視，不注意項目在預審、申報、開發、中期檢查、驗收過程中輸出的文件資料收集和整理工作，往往在項目驗收后才突擊整理資料，東拼西湊，致使檔案的真實性、準確性打了折扣。企業也未能有效地將科技創新項目檔案管理工作納入項目管理人員的績效考核中，致使項目管理人員只重視項目成果和結論，不重視檔案管理工作，有關管理制度不能得到有效的執行，造成項目歸檔不及時，相關技術資料丟失，給企業帶來不必要的損失。

同時隨著“三網融合”產業發展的不斷深入，為信息技術、互聯網高新技術人才提供了更多機會，項目管理人員流動率增大，由于項目檔案交接手續不完備，出現了項目資料的流失現象，歸檔難度較大。

（三）檔案管理人員的業務素質有待提高

企業檔案部門直接參與項目建設少，不掌握項目報批、啟動、執行情況，無法及時指導、督促文件材料的收集整理，使項目檔案管理工作處于被動狀態。此外，廣電網絡企業都是經歷改制的經營性文化企業，企業在推進公司化治理過程中，為降低人力成本，部分企業沒有設置專職檔案管理人員，兼職檔案人員未經專業培訓，缺乏必要的檔案管理知識，導致檔案管理水平降低。

二、加強科技創新項目檔案管理的建議

（一）加強領導，提高新形勢下科技創新項目檔案管理工作的認識

企業要開展多種形式的檔案法律法規宣傳，及時傳達貫徹上級文件精神和工作要求，從講政治、講大局的高度，充分認識檔案工作的重要性和長期性，切實增強責任感。成立由企業分管領導掛帥的科技創新項目檔案管理工作領導小組，加大對項目檔案工作的統籌協調和保障力度。做到組織健全、制度落實，確保科技創新項目檔案工作的正常運行。

（二）加強管理，促進科技創新項目檔案管理水平的提升

要健全完善科技創新項目檔案管理制度，制訂項目全過程檔案管理的制度和流程，包括申報、中期檢查和驗收等階段，同時明確各有關部門的職責和分工，使檔案工作真正成為科研基礎工作不可缺少的組成部分。

一要樹立管理好科研項目前期文件重要性的認識。前期文件是項目開工前各項工作的真實記錄，全面反映了項目準備的每一個過程、環節，是項目文件的重要組成部分；是保證項目建設各項程序得以實施的重要憑據；是項目賴以順利進行的重要信息來源。因此，做好前期文件的管理是項目檔案工作的重要基礎。

二要抓住兩個同步，即下達計劃任務與檔案的形成積累工作要同步。首先，檔案的形成積累應與項目立項報批同步。項目立項后即開始產生項目文件，必須做好同步形成積累，保證文件在一開始就能得到妥善保管。其次，文件的形成積累與階段性工作同步。科技創新項目前期工作是分階段進行的，不同階段文件的形成部門、責任人也不同，一個階段結束，往往人員機構都會發生變化。因此，在階段性工作告一段落時，檔案文件應同步積累、同步收集、移交階段性工作形成積累的文件。實施同步管理才能維護文件的階段性成套性特征，才能為今后科研項目文件管理奠定良好基礎。

三要做到制度、程序、要素三個保證。首先要建立文件辦理制度，規定辦文程序、辦文質量、歸檔要求。其次要建立歸檔制度，規定歸檔內容、歸檔方式、歸檔時間、歸檔責任。最后是制訂考核制度，項目負責人在項目通過鑒定驗收后，提交驗收報告 、驗收意見、成果獎勵申報、推廣應用等方面的后續文件材料，以完整歸檔為考核標準，便于監督和管理。

（三）加強培訓，提高檔案部門和項目專（兼）職檔案人員的業務水平

要加強檔案部門業務素質培訓，多途徑學習企業有關科技業務知識。同時在項目部門配備和項目規模相適應的、具有專業知識、能勝任工作的專（兼）職檔案管理人員，專人負責、明確責任，并定期進行指導和培訓，由專（兼）職檔案管理人員負責將散落在各部門的科技創新項目檔案資料進行收集、匯總，保證項目檔案的系統性、完整性。

（四）加大投入，加強科技創新項目檔案管理信息化建設

為提升科技創新項目檔案管理水平，企業要加大投入，開發科技創新項目信息管理系統，以檔案管理信息系統為依托對接項目信息管理系統，建立科技創新項目管理的統一平臺，使檔案管理部門和項目管理部門協同，及時了解項目建設信息，掌握項目建設情況，杜絕隨意變動項目內容，把項目檔案管理納入規范化軌道，利用信息技術手段解決項目檔案管理規范化、科學化問題。

廣電網絡企業加強科技項目創新，加大項目檔案管理力度，借助技術的進步，在“三網融合”發展趨勢下實現跨越式發展，讓新業態、 新技術、新應用更大地滿足廣大人民群眾的精神文化生活需求。