試論工會檔案管理的功能與發展趨勢

朱睿曄

（麗水市蓮都區總工會）

工會檔案對工運事業發展起著重要的基礎性作用，工會檔案管理已成為工會事業發展的重要內容。隨著經濟社會的快速進步，檔案現代管理技術的廣泛運用，工會檔案管理服務的范圍不斷擴大，功能愈加豐富，工會檔案呈現出新的發展趨勢。準確把握工會檔案的主要功能和發展趨勢，對推進工會檔案科學發展具有重要意義。

一、工會檔案管理的主要功能

（一）傳承功能

工會檔案記錄著工會工作的開展情況，保存著工會歷年傳統及工會工作經驗總結等，這些都是工會的寶貴精神財富，使工會組織的歷史文化、組織形象、價值成果得以傳承。保存利用好工會檔案，可以使廣大職工通過檔案對工會組織形象和歷史文化及價值產生認同。通過檔案資料記錄的奮斗目標、發展藍圖等為職工指出努力方向，有利于職工緊密地團結在一起，極大調動職工的積極性、主動性、創造性，促進工運事業不斷向前發展。

（二）資政功能

工會檔案集中反映了工會組織的工作任務、工作處理情況和最終結果，具有特定的信息參考價值、借鑒作用及備查功能，可以為工會今后的發展提供信息資料，為工會干部、基層工會和廣大工會會員提供翔實、可靠的依據，對工會組織的建設和發展管理起到十分重要的作用。因此一定要選準切入點和突破口，延伸和擴大檔案服務領域，更加主動、更加規范、更加精細、更加高效、更加有力地發揮好檔案的資政服務作用。2015年，我單位職工服務中心以工會多年業務檔案為基礎，制定了《職工服務中心法律援助流程》等8項辦事流程圖，規范職工服務中心的工作標準，更好更方便地為廣大職工服務。2016年2月，職工服務中心順利通過浙江省總工會職工服務中心規范化建設驗收，獲得評審組一致好評。

（三）佐證功能

工會組織承擔著維護職工權益的職能，工會的維權檔案作為原始記錄，客觀、公正地記錄和保存了最真實的維權依據，是職工維護正當利益最有說服力的證明材料，可起到立據為證的作用。完整、真實、客觀的工會檔案可以為職工維權提供證據，相關過程中的報告與批件、職工勞動合同、尋求幫助的結果等，均可作為佐證材料。如工會受政府委托，承擔著勞動模范管理的職能，勞模檔案便能在政策法規不斷完善、健全的當下為勞模享受醫療補助、療休養及退休后榮譽津貼提供依據。2017年6月，我區一位全國勞動模范正式退休，根據相關規定，退休后全國勞模每月可以享受榮譽津貼。我單位從勞模檔案中查詢材料，為該勞模享受退休后榮譽津貼提供了證明，處理過程中提高了工會組織的權威性。

（四）教化功能

工會檔案保存了工會工作開展過程中工作人員的行為準則、職業規范、規章制度等，包含著工會組織長期發展所形成的文化積淀，在大力弘揚工人階級和勞動模范高尚品格和偉大創造精神中具有不可替代的重要功能。發揮工會檔案的教化功能，能夠極大體現工會組織對工作人員的強大感召力，潛移默化地影響個人行為，在職工中不斷匯聚實現“兩個一百年”奮斗目標的正能量。我所在的單位就以勞模評選年為引領，深入開展踐行社會主義核心價值觀等系列主題教育活動，充分利用傳統媒體和新媒體，以職工大講堂、演講比賽、主題報告會、座談會等多種形式，在廣大職工中開展豐富多彩、生動活潑的“中國夢·勞動美”和“經濟新常態”主題宣傳教育活動，引導廣大職工深刻認識中國夢和經濟新常態的豐富內涵和如何適應把握引領經濟新常態、實現中國夢的正確途徑，積極參與支持推動改革發展。

二、工會檔案管理的發展趨勢

工會是黨領導的人民團體，在統籌推進“四個全面”戰略布局中肩負著重要的職責和使命。2015年7月，《中共中央關于加強和改進黨的群團工作的意見》出臺，對包括工會在內的群團事業發展提出了新的更高要求，工會組織的作用將愈加顯著。工會檔案管理在新的形勢下，呈現出一些新的發展趨勢：

（一）工會檔案管理的法治化趨勢

隨著全面依法治國的深入推進，以法治思維和法治方式推進各項工作逐漸成為新常態。以法治思維謀劃工會檔案工作，以法治方式推進工會檔案管理，以法治方式服務中心工作，成為工會檔案管理的必然趨勢。一是工會檔案法規制度更加健全。依據國家有關檔案的法律法規，制定和完善各項檔案的規章制度。2012年4月，我單位根據上級文件精神，制定了《蓮都區總工會〈文件材料歸檔范圍和文書保管期限表〉》，并經蓮都區檔案局同意并批復，這為實現我區工會檔案的傳承功能打下了堅實的基礎。二是更加注重制度的執行到位。我單位新制定了8項檔案管理制度，每年6月進行一次檔案管理情況大檢查，重點檢查包括文書檔案、勞模檔案、業務檔案、特種載體檔案等在內的各種類別和載體檔案的收集、整理、歸檔和利用情況。三是依法管理力度不斷加大。以我單位的職工維權檔案為例，設立了勞動仲裁庭，用政府購買服務的方式，聘請專業律師，確保檔案在形成、收集、歸檔管理過程中都由專業人員進行把關，使維權檔案走上法治化軌道。

（二）工會檔案管理的信息化趨勢

隨著社會信息化深入發展，互聯網技術全方位普及和應用，工會檔案管理信息化趨勢越來越明顯。一是信息系統日益普及。工會檔案信息系統的內容包括工會班子建設、干部管理與任免、會員檔案、會員教育、會員統計、先進職工事跡統計等，整合成一套科學、有序、規范的應用軟件，進一步拓寬了運用范圍，提供了全方位的信息服務，確保了檔案信息系統在工會工作中能發揮應有的作用。二是數字資源持續增多。計算機每一項新的技術發展，幾乎都會在檔案管理中找到用武之地。隨著計算機應用的普及，各類電子文件的數量增加迅猛。在人們的努力下，幾乎每一項計算機信息處理的技術，都及時被用于檔案管理的工作環節，解決了工作中的一個又一個問題。工會檔案信息化的其中一個任務，就是把傳統的以紙張、照片、錄音、錄像等為存儲介質的原始檔案資料，通過掃描、加工、圖像處理、壓縮、存儲、檢索等手段轉換成電子文檔、圖片、聲音、網絡傳輸等現代化格式的數字檔案資源。例如文書檔案，目前我們已經將2006年至2016年的文書檔案全部數字化，11年的文書檔案共3706件，數字化后2.26GB，原來需要用一個檔案室才能裝下的檔案，現在只需用一個U盤就可以裝下，而且在查閱方面更有著獨特的優勢。三是信息化手段普遍運用。開發利用檔案信息資源是檔案工作的根本目的，它是檔案工作中最具活力的一項工作。信息技術的發展日新月異，也給檔案信息的利用帶來了革命性的變化，信息化使工會檔案的利用更加方便快捷。目前，我單位的文書檔案從2006年開始，依托麗水市數字檔案協同管理系統開始了數字化和傳統紙媒的雙重管理，數字化檔案已在政府內網中開放，最大限度、最大范圍地發揮了工會檔案的信息資源作用。檔案工作者不但要掌握一定的專業基礎知識，還要學習掌握計算機技術等新知識新技術，唯其如此才能跟上時代發展的步伐，真正有效地開發利用檔案資源。要有計劃、有目的地加強對工會檔案管理人員的信息化培訓，使其順應工會檔案信息化趨勢，進一步提高工會檔案管理的整體水平和能力。

（三）工會檔案管理的社會化趨勢

工會檔案管理社會化是工會檔案工作融入社會、服務社會的過程，也是工會檔案工作的功能、作用社會化的長期積累、不斷充實、不斷發展的動態過程，本質是工會檔案工作與社會需要的有機結合，反映著檔案事業的發展變化。工會檔案工作應堅持經濟社會發展到哪里，工會工作延伸到哪里，檔案工作就要延伸到哪里、服務到哪里，不斷開拓工會檔案工作新領域。如浙江省曾對已退休的全國、省級勞動模范提高待遇，由于一些單位的檔案不夠齊全，而當時工會的這部分材料保存完好，我們及時向社會發送信息，許多勞動模范到工會查閱了檔案，落實了政策。現在，為維護自身的合法權益，由過去單純地找領導解決，轉變為查檔案、找證據，通過法律程序等多種途徑解決，已成為許多工會會員的自覺行為，大家利用檔案的意識不斷增強。不論是檔案管理的主客體，還是檔案收集整理利用方式都逐漸呈現出社會化及全員參與的特點，工會檔案管理社會化趨向越來越明顯，檔案資源利用率得到了顯著的提高。目前我單位困難職工幫扶、醫療互助、療休養等業務都實現了計算機系統管理并依法全面向社會開放，成為社會公共資源，實現了工會檔案工作不斷向社會延伸。

［1］ 徐海雁.淺談工會檔案管理的功能及發展趨勢［J］.經營管理者，2010（16）：208.

［2］ 蔣錦萍.努力實現省直單位檔案工作依法管理新突破［J］.浙江檔案，2007（1）：17—19.

［3］ 李燦玉，張兆忠.檔案工作社會化與檔案社會化管理［J］.中國檔案，2000（8）：11—12.

［4］ 薄小林.談檔案工作的社會化服務［J］.山西檔案，2003（3）：36—37.