大型國有企業下屬單位檔案工作調研與思考
——以杭州鋼鐵集團公司為例

王建玉

（杭州鋼鐵集團公司檔案館）

杭鋼集團檔案館對下屬31家全資及控股子公司檔案工作進行業務指導和階段性調研工作，因各子公司分布較廣，檔案門類因各子公司經營業務不同各有特色，各單位檔案專兼職檔案人員流動性較大，檔案管理工作存在著一定的難度，為更好地提高檔案系統管理水平，組織各子公司進行檔案自查和各門類檔案統計，是了解各子公司檔案管理情況的有效途徑，以提升各子公司的檔案管理工作。

一、對各子公司檔案工作開展調研的內容和方式

杭鋼集團公司作為省屬國有大型企業，在鋼鐵行業去產能的過程中成為全國性的典型，在2015年8月24日到2016年1月22日的150天里，關停半山鋼鐵基地，分流安置1.2萬人。如此巨大的人員分流安置和財產處置工作，使原本處于輔助地位的檔案管理工作一下子被推到了企業轉型升級工作的前列，人事檔案的進出流轉，科技檔案的調閱利用，檔案管理部門一時間成為人人都需要的熱門部門，但也把一些平時隱蔽著的問題暴露了出來，因此，利用企業轉型升級的時機，對檔案管理工作進行一次全面梳理和整頓十分必要和迫切。為此，杭鋼檔案館專門就整個集團各單位的檔案管理情況按照庫存檔案數量、管理制度和規范、人員設備配備等內容，通過樣本抽查、問卷調查、上門指導工作等方式進行調研摸底，以厘清集團公司各單位檔案管理工作中的薄弱環節和共性問題，促使企業檔案管理工作在企業轉型升級過程中更好地發揮作用和價值。

調研內容包括：各單位檔案工作制度建立和落實情況；文件材料（含電子文件）收集歸檔情況；檔案安全防范措施情況；檔案管理、移交、鑒定銷毀情況；是否存在檔案違法違紀問題等。

調研主要采取以下方式：（1）抽取確定調研單位，上門調研前提前通知；（2）聽取調研單位自查報告，實地查看檔案庫房，各門類檔案隨機抽樣檢查；（3）了解檔案信息化工作進度；（4）杭鋼檔案館將根據抽查情況出具整改通知單，各單位根據整改通知單做好整改工作，規范檔案管理。

二、各子公司檔案管理現狀和存在的問題

就調研情況看，截至2015年底，杭鋼集團31家全資及控股子公司整理完成的各門類檔案約有23.55萬卷、10.17萬件，其中文書檔案約1.69萬卷、9.96萬件，人事檔案6690卷，會計檔案約7.76萬卷，科技檔案約12.24萬卷，實物檔案2000余件，特殊載體檔案1961卷（其中照片檔案有1萬余張）。結合各單位的檔案工作自查報告和各門類檔案統計表，到各單位進行實地抽樣檢查，發現各單位檔案工作中普遍存在以下問題：

（一）有一定檔案保管意識，但重視不夠

相對于發展業務部門，檔案管理部門是“冷部門”，是容易被忽視的部門，具體表現為：一是各單位主要領導對檔案工作不夠重視，在安排具體工作計劃時往往會遺漏檔案管理工作；二是對檔案工作人、財、物投入不夠，各單位檔案基本無專職檔案員，兼職檔案管理人員高達80%以上，檔案日常管理經費能縮減的盡量縮減，甚至無日常管理開支；三是從事檔案工作的人員的相關待遇得不到應有的保障，專職檔案管理崗位較少，崗位待遇往往低于其他崗位。各單位對檔案的概念、價值、作用及工作性質有一定認識，但是對檔案知識的了解十分匱乏，檔案專兼職人員甚至不了解本單位在生產工作過程中，形成了哪幾個門類的檔案，對檔案工作總體認識不高。

（二）辦公條件及設施不符合檔案管理的要求，基礎設施差

一是館庫條件差、面積小、容量飽和，放不下的檔案只能到處堆，各單位辦公場所寸土寸金，檔案庫房能縮減的都盡量縮減；二是檔案的功能單一，除保管與借用外，再無其他功能，更談不上多功能，檔案管理工作基本都是兼職工作，主要工作任務較重，無太多精力和時間用于檔案工作；三是館庫設施設備簡陋，現代化設施的配備明顯滯后，遠不能適應新時期檔案事業發展的需要，除密集架、五節柜等裝具外，空調、除濕機等庫房常用設備缺少，基本無專門的電腦、掃描儀等設備配備。

（三）人才缺乏，檔案工作隊伍不穩定

缺乏有專業技術職稱的專職檔案員，特別是有責任心、熟悉檔案內容、能進行檔案信息深層次研究和開發的專業技術人才十分匱乏，有副高專業技術職稱的專職檔案員僅1人。各單位檔案人員經常變動，基本都是兼職檔案員，忙于其他日常工作較多，檔案工作只能草草應付。包括杭鋼檔案館目前檔案工作隊伍不健全，人員變動頻繁，新人員需要較長的熟悉、適應過程，不利于檔案工作的深入開展，很多單位檔案人員變換中工作交接不規范，在一定程度上影響了檔案的完整性。

（四）檔案完整性收集難度大，檔案收集質量有待提高

各單位、各工作崗位人員為便于小范圍利用，相對重要的、利用率高的檔案留在本單位（部門）甚至留在個人手中。法律事務材料、信訪材料、監察審計材料等等，各部門為方便查找利用，遲遲不愿移交入檔，缺少好的收集管理手段；重要的無效印章不收集入檔，工作交接時遺失情況較嚴重。

（五）檔案管理工作制度不健全，整理立卷不規范

從各單位調研情況看，各門類檔案管理沒有建立相應的管理制度，檔案整理立卷未按規范要求，上級檔案行政管理部門有新的整理方式方法也沒有及時跟進，自查統計工作中的統計數據統計口徑不統一，甚至統計表上的檔案數量完全與實際檔案數量不符。杭鋼檔案館對調研單位各門類檔案存在的問題出具了檔案整改通知單，要求各單位根據實際情況逐步做好整改工作。

（六）數字化檔案室建設工作停滯不前

浙江省檔案局要求全省企事業單位在2020年底前全面實現數字化檔案室建設，但因各種歷史原因杭鋼檔案工作的數字化建設前期工作不盡如人意，檔案開發利用工作沒有很好地開展起來。檔案只起到保管、查閱的作用，檔案信息的研究開發、服務經濟、服務集團生產經營、服務社會的工作效果還不明顯。

三、升級各子公司檔案管理工作的新思考

經過各單位檔案自查、杭鋼檔案館抽查調研，各單位檔案工作暴露出不少問題，如管理薄弱、人員缺乏、整理不規范等等，根據各單位檔案工作存在的實際問題，從完善杭鋼檔案管理工作的體系建設出發，應從下述多個途徑加強檔案管理的嚴肅性和規范性：

第一，加強各單位檔案工作制度建設，嚴格規范檔案管理工作，各單位對原有的檔案制度進行調整、補充、修訂，增強操作性、針對性，對各單位的制度建設定期督促和檢查。

第二，穩定杭鋼檔案館檔案工作隊伍，落實各大門類檔案管理人員，定期開展對各單位各門類檔案工作的業務指導，加強檔案知識學習，建立檔案工作交流、咨詢平臺，增強調研、檢查力度。目前，建立的杭鋼檔案工作交流群有專兼職檔案人員110人，日常工作交流活躍，對各單位檔案工作中遇到的問題隨時解答；對檔案管理組織機構人員進行系統的培訓，已開展內部培訓8期，受到各單位好評，豐富培訓內容，進行有效宣傳，擴大影響。

第三，加強檔案管理措施，特別是收集工作，對拒不交出檔案的人員以及提供不出基礎資料的人員給予處罰。對到外開會或采購所帶來的或形成的資料，應及時交檔案室歸檔，報銷憑證根據檔案室檔案移交清單才能到財務部報銷有關費用。把各單位（部門）檔案管理納入考核范圍，尤其是各單位（部門）負責人、檔案管理機構組成人員及專職檔案員。

第四，規范做好全宗卷管理，檔案工作年初要有計劃，年末要有總結，檔案工作中形成的移交清單等材料組入全宗。

第五，各單位根據實際情況，對原有的檔案進行重新規范整理，實現標準化管理。健全杭鋼檔案館檔案工作隊伍，對有需求的單位開展整理立卷業務，可按標準收取整理費。對各二級單位庫房緊張的情況，集團公司可考慮根據實際加強檔案庫房建設，規劃新建檔案室，檔案用具使用密集架，可開發檔案寄存業務，按每立方收取寄存費。

第六，加快數字化檔案室建設工作，盡快了結原不成熟的軟件系統，更新檔案信息化系統，加強計算機現代化管理，加強檔案的系統開發及統計工作，接軌大數據工作，更快更好地為領導決策提供服務。

總之，檔案管理工作重復勞動多，工作煩瑣，勞動強度大，管理方法和手段的落后直接影響了檔案管理的質量。特別是在人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，雖然按照統一的標準，但因每個人的理解不同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產生分類不準確，影響案卷質量的問題。因此，在日常的檔案管理調研工作中，抓一兩個典型單位進行調研，把好的經驗進行宣傳推廣，典型示范；對教訓和不足，也可以及時分析，提供借鑒，起到典型的引路作用。同時，通過檔案管理的調研工作，一方面可以強化杭鋼檔案館管理人員的群體調研意識，提高自身的業務技能水平；另一方面，也是杭鋼檔案館進行科學管理的一個重要前提，是實現檔案工作目標管理的重要環節，是改善全公司檔案管理工作，提高檔案利用效率的重要保障措施。在檔案管理工作由封閉型向開放型轉變的過程中，努力實現將檔案管理嵌入集團公司的業務管理流程中去，在流程過程中進行檔案信息的收集，進行檔案的信息化知識化管理。

［1］ 李敏.文件迅速增長對檔案工作的影響 ［J］.檔案管理，2007，24（6）.

［2］ 沈金福.應重視檔案用戶的調研工作［J］.四川檔案，1997（3）.