項目檔案培訓內容設置的幾個關鍵要素

毛竹青

（浙江省檔案干部教育培訓中心）

項目檔案對于項目的建設、管理和維護有著不可替代的基礎性作用，也是審計、稽查等工作開展的必要條件，尤其是在一些涉及民生領域的重大項目上，更是直接關系到社會公共安全和群眾公共利益。近年來，隨著政府和企業投資項目數量急劇增長和項目管理日趨規范，社會對項目檔案培訓的需求也在不斷擴大。

從筆者所在單位歷年來組織過的項目檔案培訓活動來看，各項目參建和管理機構都已對項目檔案管理給予了一定的重視，參加項目檔案培訓的人員數量增長較快，并從原來相對單一的參培對象，現已擴展到有項目建設單位的綜合檔案管理員、工程部門的資料員，設計、施工、監理單位的資料員，從事基層檔案行政管理的人員等。不同參培對象同時也帶來了不同的培訓需求，作為組織開展項目檔案培訓的機構，如何圍繞這些需求，提供參培對象所需要的培訓課程內容，筆者對培訓學員、項目業主單位、檔案行政管理部門及從事項目檔案咨詢服務的中介機構進行了調查研究，認為有幾方面需要加以注意。

一、站位要高——應注重項目檔案管理理念的宣貫

在以往的項目檔案培訓活動中，偏重的是項目檔案管理實務，即組卷、編目、裝訂等具體業務，而忽略項目檔案管理理念的宣貫，參培人員雖然掌握到了一定技能，但是站位不高，檔案人員不能從項目全局的角度考慮檔案工作的開展，特別是在自身檔案管理職能的發揮及檔案工作的思路、策略和方法等方面還是模糊不清，項目檔案管理水平并沒有得到明顯的提升。因此，在培訓中，筆者認為應將當前關于項目檔案管理方面的意義加以宣貫，將優秀項目檔案發揮的重要作用進行案例分析，將項目檔案管理的規律和經驗加以總結。因此，培訓內容設置要從整個項目乃至項目群的管理需要出發，著重于怎么“管”項目檔案。例如，項目檔案管理分別有哪些職責；有哪些制度，怎么制定這些制度；有哪些管理措施，怎么使用這些措施；甚至包括當前有哪些外包服務，怎么運用這些外包服務等等。這些都是可以傳授給學員的很好的管理理念和方法。

二、規范要新——要及時解讀最新的項目檔案管理標準規范

目前，國家、地方和系統行業上雖然對項目檔案管理標準規范更新的頻率并不是很高，但由于項目涉及的行業眾多，總體上相關標準規范更新的發生還是不少。一些新制定出臺的標準規范是針對新行業新情況，以往并無依據可參考；同時多數修訂行為也是間隔十余年甚至更長，前后標準規范發生了較大變化。因此，更有必要在培訓時，及時將這些信息傳遞給參培人員，使其能夠明白新標準新規范有哪些要求，怎么理解掌握，修訂后的標準規范有什么變化，需要注意什么方面等，使這些最新的標準規范能夠盡快應用到當前的項目檔案管理中去。

三、目標要準——要突出項目檔案質控方法的講解

項目檔案培訓的目標是做好項目全過程記錄，項目檔案的質量關鍵是看項目文件的形成和積累情況，如果項目文件的形成本身就存在缺陷，積累本身就不規范，那最終的項目檔案質量就不可能得到改善。因此，首先要為參培人員厘清基本建設程序，根據這個程序逐一梳理每個環節會產生的項目文件，使參培人員能夠知道本項目將會有什么文件產生或者說現在少了什么文件，從而有針對性地收集和補救相關資料。其次是要對部分重要資料進行專門講解，如工程質保資料的形成、施工監理正確填表、工程質量驗收時的內業資料檢查要求等。參培人員能夠掌握基本的資料檢查方法，可以在第一時間控制項目文件的質量，進而可以保障項目檔案質量。

四、實操要精——應使參培對象掌握基本組卷方法

由于項目涉及行業眾多，培訓時間有限，無法兼顧到每一個人每一個項目的培訓需求，因此，在實務培訓方面最為重要的是讓參培人員掌握基本組卷方法。所謂基本組卷方法，并不是具體某一個項目、每一個環節的業務細節，而是傳授參培人員一種區分識別、參照借鑒的方法，比如可以怎樣區分一個項目的文件類型，怎樣根據文件類型而進行相應的組卷，組卷時遵循怎樣的基本規律等。掌握這些基本組卷方法，也就是將《科學技術檔案案卷構成的一般要求》中所提到的內容及其應用方法，普遍運用到各種類型的項目檔案整理業務中去。

五、內容要全——覆蓋特種載體檔案管理培訓內容

在以往的項目檔案培訓中，由于現有特種載體檔案管理相關標準規范的適用性不強的問題，培訓往往偏重于紙質檔案管理的內容，較為忽略特種載體檔案管理的內容。然而隨著項目建設過程中各種現代記錄技術和信息化系統的應用，大量產生的數碼照片、音視頻、電子文件以及實物等如何進行有效管理，卻恰恰是參培人員現實需要也無法回避的問題。所以在培訓課程內容的設計上，應根據項目檔案的管理特點，將項目中產生的數碼照片、音視頻、電子文件和實物的形成、收集和整理、歸檔的策略和方法，詳細地向參培人員做一介紹，使這些特種載體檔案能夠與工程項目紙質檔案形成一個整體，共同完整地記錄工程項目建設的過程。